住房公积金电子档案系统建设方案.docx

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1、第一章项目概述1.1 项目名称住房公积金电子档案系统建设方案1.2 项目建设方案编制依据D互联网+政务服务”技术体系建设指南1 .计算机软件需求说明编制指南(GB9385-1988)；2 .功能建模方法IDEF0(IEEE1320.1-1998)；3 .信息建模方法(IEEE1320.2-1998)；4 .中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例；5 .计算机信息系统保密管理暂行规定(国保发19981号)；6 .计算机软件产品开发文件编制指南(GB/T8567-1988)；7 .计算机信息系统安全保护等级划分准则(GB/T17859-1999)；8 .信息技术安全技术信息技术安全性评估准则(G

2、B/T18336-2001)；9 .涉及国家秘密的计算机信息系统安全保密方案设计指南(BMZ2-2001)；10 .信息技术开放系统互联高层安全模型(GB/T17965-2000)；11 .信息技术开放系统互联基本参考模型(GB/T9387)；12 .信息技术开放系统互联应用层结构(GB/T17176-1997)；13 .信息技术开放系统互联开放系统安全框架(GB/T18794)；14 .信息技术开放系统互联通用高层安全(GB/T18237)o2)政务信息资源类规范、标准1 .中华人民共和国档案法；2 .中华人民共和国电子签名法；3 .中华人民共和国档案法实施办法；5 .全国档案信息化建设实施

3、纲要；6 .国务院办公厅关于加强档案信息资源开发利用工作的实施意见；7 .国家档案局关于进一步加强档案安全工作的意见；8 .机关档案管理规定；9 .会计档案管理办法；10 .电子档案管理系统基本功能规定2017；11 .电子文件归档与电子档案管理规范GB/T18894；12 .电子文件管理系统通用功能要求GB/T29194；13 .档号编制规则DA/T13-1994；14 .归档文件整理规则DA/T22-2015o3)国家、省级、行业建设规范15 住房公积金业务档案管理标准；1. 3项目概况L3.1项目背景近年来，随着档案信息化建设的逐步深入，档案信息化建设已取得一定成绩，数字化档案管理水平也

4、有了较大的提高。同时随着业务办理流程自动化、用户需求多样化以及办公方式智能化等需求的不断增加，传统的住房公积金业务档案管理方式也在面临着极大的挑战。根据住建部已发布的住房公积金业务档案管理标准10.1电子档案管理信息系统一般规定的要求:“住房公积金管理中心应建设电子档案管理信息系统，保障住房公积金业务档案长期、安全、完整、可信的管理和利用。”随着国家“简政放权、放管结合、优化服务”政策的不断细化要求下各地公积金中心也逐步建立了多业务渠道的综合服务平台，办事人可通过Web端网上营业厅、微信小程序、公积金中心APP等多种方式完成业务的办理。使用统一化的档案管理系统，从而实现多种业务渠道业务办理材料

5、的归档管理。按照住房公积金业务档案管理标准中的归档要求，可完善中心现有档案归档标准，确保归档资料的完整性。电子档案管理信息系统，通过对接旧档案系统、业务系统、数字化加工系统等，将存储于不同信息系统内的档案数据统一归纳至一个系统内进行管理，从而实现档案数据资产的统一化管理。电子档案管理信息系统是管理住房公积金业务档案数据，对接各应用系统，实现档案数据资产统一化管理，推进数字化改革的重要组成部分。按照国家与公积金行业需求，建设符合国家和住房公积金信息化发展要求、满足社会应用需求的电子档案管理信息系统，可协助中心进一步完善档案数据、整合信息资源；从而提升住房公积金中心办公效率与社会服务能力；有利于促

6、进住房公积金信息资源建设，实现信息资源总量增加、质量提高和结构优化，推动住房公积金档案信息化全面、健康、均衡发展；并响应国家号召，为国家信息资源建设做出贡献。L3.2建设目标参照住房公积金业务档案管理标准的有关要求，建设合规、安全的电子档案管理信息系统，通过档案管理流程标准化、接口标准化两个标准化，对电子档案管理工作进行规范和数据质量提升。通过建设具有档案形成与收集、档案整理与归档、档案鉴定与销毁、档案利用与开发、档案统计与移交、档案存储及备份等功能模块的且满足信创适配要求的电子档案管理信息系统，实现电子档案全生命周期管理过程标准化，全面符合国家及行业电子档案管理规范标准要求。同时结合全国各地

7、住房公积金行业电子档案应用场景与中心实际情况，助力中心打造完善、高效、安全、可信的电子档案管理信息系统，实现电子档案资源的有效利用。通过数字化加工中心存量业务档案变成现实有用的信息资源，实现历史存量档案和电子档案双轨制管理，降低档案管理成本，进一步提升历史存量档案使用率以及保管期限。运用数字化技术、信息化技术，把档案变成数字化信息资源进行共享，发挥档案真正的作用。1.3.4项目建设的意义和必要性1.3.4.1档案管理、存储成本高公积金管理中心业务档案分为：公积金归集档案、公积金提取档案、行政执法、个人住房贷款、项目贷款、诉讼和行政复议、资金管理等类别。随着国家对住房公积金政策的不断调整，住房公

8、积金的缴存范围、上限基数以及异地提取政策的不断开放，从而导致公积金管理中心的业务处理量不断增加，进一步提高了档案管理利用的复杂程度和高昂的成本。管理成本逐年升高：随着公积金管理中心业务处理量的不断增加,所产生的纸质档案数量也在同步增加，要对数量庞大的纸质档案进行管理需配备专业档案管理人员与专业辅助设备，且人员数量与设备数量还会随着业务办理量逐年增加。存储成本居高不下：为满足公积金业务上的查询与利用需要，公积金业务材料在业务办结后，仍会在各管理部留存一定时间后，才会批量转移至中心的固定档案库房。因此各管理部也需要有对应的档案库房，方能满足档案管理与利用的要求，同时因业务量的不断增加，导致档案库房

9、的面积、设备、环境等条件也许同步调整，极大地增加了档案存储成本。1.3.4.2业务办理效率难以提高现有业务办理流程主要以纸质材料为主，办事人需先前往其他单位获取相关纸质材料，然后携带纸质材料往返于各部门之间，同时业务流程的审批、查询等也均以纸质材料为主，反复的纸质材料获取、打印、查询环节费时费力，同时因纸质材料的流转速率问题，限制了公积金中心业务办理效率。同时由于档案的组织、管理、保存和调阅等均具有业务独立性，造成中心无法实现档案的统一化、集约化和规范化管理。1.3.4.3纸质档案易损坏传统纸张材料受自身材质所限，对于档案库房的温度、湿度等环境都有较高的要求，且在档案查询利用的过程中，需要人员

10、去翻动查找对应案卷信息，在此过程中容易造成纸张的污染、破损、丢失等，从而影响档案的使用价值。为了减少纸质材料容易出现的损坏情况，则需要在档案管理流程中增加对应的制度规范和应对策略，进而又大幅度增加了档案管理与利用上的各种成本。1.3.4.4档案数据应用方式有局限性目前各公积金管理中心进行档案管理时，所管理的档案载体主要为纸质材料，国家法律法规对纸质材料有明确的管理规范，各种档案管理规范与管理办法中均要求按照符合档案管理特点的方式进行实物资料的组件、组卷操作；但此方式反而限制了档案数据的利用，档案数据难以按照角色、部门等更细致的级别维度进行组合分类，难以体现出档案数据之间的关联关系，导致档案数据

11、的利用价值受限。1.3.4.5数据资源难以共享利用传统纸质载体档案，受存储介质与管理政策等因素的限制，需要保存在满足八防要求的中心库房或管理部库房中，对档案资料进行查询利用时，则需要先通过内部审批流程后，在业务系统内获取调档资料日期信息，再从本地库房清册中获知档案所在卷册，最终通过人工翻阅方式，方可获得需要的档案凭证。整体流程繁琐复杂、时间周期较长、且有明显的场所限制，难以实现数据资源的快速传递和利用，进而影响了中心业务处理能力和中心服务质量。同时因为纸质材料的材质特性，无法实现实时性的多元共享，通过复印或传真等方式进行共享时，又会造成共享成本的增加。1.3.5部门业务需求说明1.3.5.1各

12、科室现状根据对对住房公积金管理中心各科室的调研，目前各科室情况如下：1.3.5.1.1业务大厅除少量异地业务外，大部分归集业务与提取业务均可通过线上办理，线上业务与线下业务的占比接近8：2O但线上业务仅留存了业务办理日志，未生成任何档案文件。柜面办理归集与提取业务时，采用全部材料影像采集的方式，已不再需要收取纸质材料。但业务办结后的确认单仍为纸质材料，且由办事人签字后带走，中心仅保留了确认单的电子影像件。柜面办理业务时，需要通过数据共享平台协查办事人的婚姻、不动产等信息，目前不动产协查信息已可通过电子证照的形式获取留存,但婚姻协查信息是以截图的形式保存，未生成任何档案文件。贷款业务办理过程中，

13、目前采取的是全量档案收集与保管的方式,即使可通过数据接口获取电子合同，但仍需将电子合同打印成纸质留存。柜面办理业务时，已对业务办理材料和办理结果材料进行了影像采集，但有部分业务材料采取的是挑选性扫描，而非全量扫描。贷款业务办理时，相应审批流程是在业务系统中完成，最终将此电子审批记录打印为纸质进行保存。1.3.5.1.2资金核算科中心目前对接银行为14家，所有材料全部以纸质打印为主，日凭证数量为150-200笔左右，每日需安排专岗专人进行装订整理。1. 3.5.1.3稽核科每日需对业务档案进行稽核，但因为现有系统功能限制，无法实现多窗口对比稽核。稽核人员的稽核记录与是以系统日志的形式记录，未生成

14、档案文件。1. 3.5.2各科室主要需求2. 3.5.2.1业务大厅需求现有档案管理模式下，每日产生的贷款档案数量居高不下，还需安排人员专人专职负责档案整理装订，因此主要需求为逐步减少需收取的纸质档案数量。1. 3.5.2,1.1贷款审批流程线上化现有贷款业务模式下，审批流程是在线下完成，还需将审批结果打印上传，如果转化为电子审批流程，则整体审批速度将会得到极大地提高。1.3. 5.2.1.2数据信息接口化现有业务模式下，征信报告是采取纯纸质收取的方式，不同办事人的征信信息差异巨大，扫描拍照工作量较大，如能通过数据接口直接获取征信信息，则可节省大量扫描拍照时间。1.4. 5.2.1.3柜面采集

15、高效化现有柜面采集模式中，必须由柜面人员完成影像图片的纠偏与切边工作，额外增加了柜面人员的工作量，因此希望柜面采集可拥有自动切边和纠偏功能，降低柜面人员工作强度。1.5. 5.2.2资金核算科需求中心对接14家不同的银行，凭证表单的装订整理工作必须由专人负责，因此主要需求为减轻财务档案的管理压力。1.6. 5.2.3稽核科需求稽核科主要为随机稽核业务办理信息，因此主要需求为稽核工作便利化。现有稽核流程是由线上与线下形式组合而成，通过将稽核流程全部进行线上化改造，实现线上稽核记录自动生成。1. 3.5.3其他需求1.3. 5.3.1信创需求基于国产化要求，档案系统需实现信创适配改造，主要以实现服务端信创适配为主。1.3.6总体建设任务根据住建部住房公积金业务档案管理标准以及公积金中心“十四五”信息化发展规划要求，建设一套满足国产化信创适配的电子档案管理信息系统，实现档案工作提质增效与创新发展，全面提升档案管理、服务能力，促进提高管理水平，增强核心竞争力，为中心持续健康发展提供有力支撑。第二章业务需求分析2.1 业务功能、业务流程和业务量分析2.1.1 公积金缴存与提取受理住房公积金的开户、缴存、变更、提取等各项业务。此业务又分对单位业务（俗称“对公业务”