学校常用公文格式介绍.ppt

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1、发文字号发文字号是发文机关按照发文顺序编排的顺序号。由发文机关代字、年份和序号组成。置于发文机关标识下空两行约20mm处,，居中排布，字体采用仿宋3号。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即不编为001），不加“第”字。如：望关小学发文字号应为：“康望小发20139号”，王坝九年制学校为：“康王校发20133号”、周家坝中学为：“康周中发20137号”等等。发文字号以下4mm印一条与版心等宽的红色反线。发文机关标识：发文机关标识：居中采用红色小标宋体字，字号一般要小于县教育局发文机关标识，距离版心上边缘35mm。发文机关名称为学校标准名称，一般与学校公章

2、保持一致，学区发文一般以中心小学名称为发文机关名称。如：白杨学区应为“康县白杨小学文件”。公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。回行时，要做到词义完整，不能将同一词组断开分两行排列，行距为34磅。公文标题公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成，称为公文标题“三要素”。用2号小标宋体字，位于红色反线分一行或多行居中排布。 空一行空一行公文标题中除特殊情况外，一般不加注标点符号。康教发20153号 康教发20153号 正正梯梯形形康教发20153号 康教发20153号 倒倒梯梯形形康教发20153号 除除号号形形公

3、文标题切忌出现“=”形状的排布方式公文正文公文正文为3号仿宋字体，行距为单倍行距。主送单位主送单位是指行文的主要对象，即要求主办和答复的单位，也就是对文件内容负有掌握、答复或贯彻执行责任的受文单位。主送单位主送单位除少数直接面向社会或本机关全体工作人员发布的文件外（如表彰决定），一般文件均要注明主送机关。在标识主送机关时，应注意使用全称或规范化简称。一、一级标题一级标题为3号黑体不加粗，一般末尾不加标点符号。（一）二级标题。（一）二级标题。二级标题为3号楷体加粗。1.1.三级标题。三级标题。三级标题为3号仿宋加粗。（1 1）四级标题。）四级标题。四级标题为3号仿宋加粗。二级标题为3号楷体加粗。

4、用“（一）（一）”标注。一级标题为3号黑体不加粗，一般末尾不加标点符号。用“一”标注。三级标题为3号仿宋加粗。用“1.1.”标注。四级标题为3号仿宋加粗。用“（1 1）”标注 1.有关人名、地名、数字、引文务求准确。引用公文应先引用标题，后注明公文字号。日期应写具体的年、月、日。 2.公文必须使用国家法定计量单位，公文正文中若要使用简称，一般先用全称，再用括号注明简称。 3.公文中的数字，除部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 空一行空一行左空两字附件如有序号使用阿拉伯数字码（如“附件：1.*”）；附件名称后不加标点符

5、号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号；附件的序号和名称前后标识应一致。印章的下边沿应与发文日期的下边沿对齐，居中排布。发文单位署名和成文日期：发文单位署名和成文日期：发文单位署名位于正文或附件下方空两行，以成文日期为准居中排列，成文日期必须用阿拉伯数字将年、月、日标全，但不编虚位（如2013年9月3日，不能编成2013年09月03日），在发文单位署名下一行右空四字排列。 空两行空两行右空四字右空四字版记中各要素之间均加一条反线，宽度同版心，最上面和下面的两条线用约1磅粗线，中间用约0.75磅细

6、线。抄送机关抄送机关除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。公文如有抄送，左空字用4号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。 上行文上行文的印发日期后接着排印“印”字；下下行文平行文行文平行文的排印“印发”2字。 页码一般置于文件底部的外侧（页数在3页以内的可置于底部居中），文件首页不显示页码；页码采用4号宋体的阿拉伯数字，加两条短横线组成，具体样式如：“- 4 -”。1.通知：3.报告：2.请示：用于发布、传达要求基层各学校遵照执行和周知的事项。用于向县教育局请求指示、批准的公文。必须是事前行文，一文一事，县教育

7、局在一定时限内予以批复。用于向教育局报告工作、反映情况、提出建议和答复询问的公文。一般事后、事中行文。不要求教育局批复 。（下行文）（上行文）（上行文）康县城关一小关于采购数码摄像机的请示4.康县周家坝中学围墙年久失修，存在安全隐患，需及时向教育局反映情况，争取立项解决。5.康县阳坝小学为激励教师，调动教师工作积极性，根据学校奖惩办法，准备为教师兑现教学质量奖3万元。3.康县太石小学在充分征求学生及家长的意见的情况下，准备为学生统一订制校服。2.康县铜钱九年制学校教师张三工作纪律性差，长期不在工作岗位，需将情况反映给教育局。请示请示报告报告请示请示报告报告请示请示1.康县城关一小根据工作需要，

8、需采购数码摄像机一台，价值10000万。康县铜钱九年制学校关于反映教师张三违纪情况的报告康县太石小学关于统一为学生订制校服的请示康县周家坝中学关于请求重建学校围墙的报告康县阳坝小学关于兑现2015年春季学期教学质量奖的请示学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题年份括号有误，应为年份括号有误，应为六角六角“”括号。括号。正文与标题正文与标题未空一行。未空一行。首行缩进有误，首行缩进有误，应空两字。应空两字。“发发”字多余，字多余，上行文应排印上行文应排印“印印”字即可。字即可。学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题发文字号字体有误，发文字号字体有误，应为仿宋应为仿宋3号。号。标题字体有误，标

9、题字体有误，应为小标宋应为小标宋2号，号，不加粗。不加粗。发文日期排版不准确，发文日期排版不准确，应右空应右空4字。字。印章未盖在日期印章未盖在日期的中间。的中间。学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题文体重复的问题文体重复的问题学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题主送单位与抄主送单位与抄送单位重复。送单位重复。除主送单位以外需除主送单位以外需要报送的其它单位要报送的其它单位一律为一律为“抄送抄送”。学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题标题不规范，应将标题不规范，应将发文单位放在标题发文单位放在标题前面。前面。正式公文一正式公文一般不抄送给般不抄送给个人。个人。主送单位与主送单位与抄

10、送单位重抄送单位重复。复。学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题当文件最后一页无正文的情况当文件最后一页无正文的情况下，应调整行距，将发文单位下，应调整行距，将发文单位和版记压缩到上一页或将正文和版记压缩到上一页或将正文拓展到下一页。拓展到下一页。学校公文学校公文中常见的中常见的问题问题学校以文件形式上报的其它材学校以文件形式上报的其它材料格式有误。应将材料作为附料格式有误。应将材料作为附件报送。件报送。中心发20156号康县教育局： 现将康县青少年校外活动中心2015年工作计划随文呈上，请审阅。 附：康县青少年校外活动中心2015年工作计划 康县教育局 2015年3月1日康县青少年校外活动

11、中心关于上报2015年工作计划的报告 正确格式应为：正确格式应为：1.文件有它特有的严肃性，文件的规范程文件有它特有的严肃性，文件的规范程度也是体现学校精细化管理的一个方面，度也是体现学校精细化管理的一个方面，希望能引起各校的重视；希望能引起各校的重视；2.公文在学校的应用相对较少，要求也相公文在学校的应用相对较少，要求也相对较低，希望各校能安排对较低，希望各校能安排1-2名专人负责学名专人负责学校公文的制作，尽量不要影响其他人的教校公文的制作，尽量不要影响其他人的教学工作；学工作；3.按照中央按照中央“八项规定八项规定”精神，要尽量减精神，要尽量减少文件的印制，能不发文的不发，能不打少文件的印制，能不发文的不发，能不打印的不印，学校工作简报等一般性新闻稿印的不印，学校工作简报等一般性新闻稿件可通过网络平台进行传送和上报。件可通过网络平台进行传送和上报。4.各校相关工作人员认真学习并贯彻落实各校相关工作人员认真学习并贯彻落实好康县教育局关于进一步规范公文报送好康县教育局关于进一步规范公文报送工作有关事项的通知（康教发工作有关事项的通知（康教发2013405号）文件精神。号）文件精神。对对学学校校公公文文写写作作的的几几点点建建议议