办公自动化概述.ppt

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1、第一讲第一讲 办公自动化概述办公自动化概述1. 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成2. 现代办公自动化系统现代办公自动化系统3. 办公自动化通用软件办公自动化通用软件4. Office 2003的组成的组成5. 文件的新建和打开文件的新建和打开6. 文件管理文件管理7. 多窗口显示文件，窗口的排列多窗口显示文件，窗口的排列8. Office共享，发布网页共享，发布网页2023-3-2111. 1. 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成(1) 办公自动化定义办公自动化定义 美国麻省理工学院季思曼教授的定义：美国麻省理工学院季思曼教授的定义：将计算机技术、将计算机技术、通信技术、系统科学

2、与行为科学应用于传统数据处理通信技术、系统科学与行为科学应用于传统数据处理技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些技术难以处理、且量非常大而且结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。业务上的一项综合技术。 1985年，年，我国的专家学者我国的专家学者在全国第一次办公自动化规在全国第一次办公自动化规划会议上，划会议上，将办公自动化定义为：将办公自动化定义为：利用先进的科学技利用先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并术，不断使人们的部分办公业务借助于各种设备，并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机机信息处理系统。信息处理系

3、统。2023-3-2121. 1. 办公自动化系统的组成办公自动化系统的组成(2) 办公自动化系统组成办公自动化系统组成硬件：硬件：微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、微机、打印机、复印机、扫描仪、传真机、投影仪、UPS等。等。软件：软件：操作系统、各种语言处理程序、应用软件。操作系统、各种语言处理程序、应用软件。2023-3-213OAOA硬件硬件 微机微机2023-3-214OAOA硬件硬件 打印机打印机2023-3-215喷墨打印机喷墨打印机针式打印机针式打印机激光打印机激光打印机一体机一体机( (扫描、复印、传真、打印扫描、复印、传真、打印) )OAOA硬件硬件 复印机复印机

4、按技术分类按技术分类模拟复印机模拟复印机数码复印机数码复印机按应用范围分类按应用范围分类办公型复印机办公型复印机工程图纸复印机工程图纸复印机便携式复印机便携式复印机2023-3-216便携式复印机便携式复印机工程图纸工程图纸复印机复印机OAOA硬件硬件 扫描仪扫描仪类型：类型：手持式、滚筒式和平手持式、滚筒式和平板式三种板式三种 分辨率分辨率DPI：每一英寸长度每一英寸长度的点数。的点数。色彩位数：色彩位数：共可表示颜色共可表示颜色数目。数目。感光元件：感光元件：使用使用CCD能达能达到较高分辨率到较高分辨率接口：接口：SCSI、EPP和和USB2023-3-217手持式扫描仪手持式扫描仪平板

5、式扫描仪平板式扫描仪OAOA硬件硬件 传真机传真机类型类型热敏纸传真机热敏纸传真机 (也称为卷筒纸传真机也称为卷筒纸传真机) 热转印式普通纸传真机热转印式普通纸传真机 激光式普通纸传真机激光式普通纸传真机 (也称为激光一体机也称为激光一体机) 喷墨式普通纸传真机喷墨式普通纸传真机 (也称为喷墨一体机也称为喷墨一体机) 2023-3-218OAOA硬件硬件 投影仪投影仪类型类型家用视频型：家用视频型：亮度在亮度在1000流明左右，对比度较高，投影的画流明左右，对比度较高，投影的画面宽高比多为面宽高比多为16：9，各种视频端，各种视频端口齐全，适合播放电影和高清晰电口齐全，适合播放电影和高清晰电视

6、视商用数据型：商用数据型：主要显示微主要显示微机输出的信号，用来商务演示办公机输出的信号，用来商务演示办公和日常教学，功能全面，对于图像和日常教学，功能全面，对于图像和文本以及视频都可以演示和文本以及视频都可以演示2023-3-2192. 2. 现代办公自动化系统现代办公自动化系统(1) 办公自动化所需技术办公自动化所需技术网络技术：网络技术：主要采用主要采用Intranet，设置防火墙，先从单位内，设置防火墙，先从单位内部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域部的局域网开始，然后向本系统或本行业延伸，最终形成广域网。网。Web技术：技术：Web技术的核心是超文本标识语言技术的核

7、心是超文本标识语言(HTML)和和超文本传输协议超文本传输协议(HTTP)，并向动态，并向动态HTML、JavaScript、ActiveX等技术发展。等技术发展。 2023-3-2110(1) (1) 办公自动化所需技术办公自动化所需技术数据仓库技术：数据仓库技术：集成各种数据库并转换成面向科目的集成各种数据库并转换成面向科目的格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。格式，便于用户访问、分析，最后作出战略决策。多媒体技术：多媒体技术：档案库中照片、领导批示字迹保存、发声档案库中照片、领导批示字迹保存、发声电子词典、视频会议等。电子词典、视频会议等。电子邮件技术：电子邮件技术：除了简单的电

8、子邮件发送功能外，更除了简单的电子邮件发送功能外，更重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等重要的功能是实现用于复合文档的分布、文档的传递或审批等工作流程，以及在线讨论。工作流程，以及在线讨论。 2023-3-21112. 2. 现代办公自动化系统现代办公自动化系统(2) 新型办公室新型办公室网络化办公室：网络化办公室：将各种办公设备连成局域网，进而通将各种办公设备连成局域网，进而通过公用网或专用网联成广域网。过公用网或专用网联成广域网。无纸化办公室：无纸化办公室：在无纸办公环境下，计算机、应用软在无纸办公环境下，计算机、应用软件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，

9、就件、通信网络是三个最基本的要素。大量电子文件的产生，就是无纸办公的主要标志。是无纸办公的主要标志。2023-3-2112(2) (2) 新型办公室新型办公室虚拟办公室：虚拟办公室：把传统办公室变成时间上全天候，空间上把传统办公室变成时间上全天候，空间上是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办是办公人员所能达到的一切场所的办公室。广义地说，虚拟办公室就是各种各样的信息网络。公室就是各种各样的信息网络。无人办公。无人办公。如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收如无人售货、自动存取款、传真及电子邮件自动收发、办公大楼各项自动监控功能等发、办公大楼各项自动监控功能等移动办公。移动

10、办公。人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、人们可使用便携办公设备，通过网络完成信息交换、传达指令、汇报工作等。传达指令、汇报工作等。2023-3-21133. 3. 办公自动化通用软件办公自动化通用软件 Office：Microsoft公司，主要有公司，主要有Word、Excel、PowerPoint、Access、FrontPage等。等。 WPS：金山公司，包括金山公司，包括WPS文字、文字、WPS表格、表格、WPS演示。演示。 永中永中Office：无锡永中公司，集成了文字处理、电子表无锡永中公司，集成了文字处理、电子表格和简报制作三大应用，可以在格和简报制作三大应用，可以在W

11、indows、Linux和和Mac OS下运行。下运行。 Open Office：Sun公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公司，主要有文书、简报、表格、绘图、公式和数据库管理。公式和数据库管理。2023-3-21144. Office 20034. Office 2003组成组成Word：文字处理文字处理Excel：电子表格电子表格PowerPoint：演示文稿演示文稿Access：数据库管理数据库管理FrontPage：网页制作网页制作Outlook：个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、个人信息管理器和通信程序。如管理电子邮件、日历、联系人和任务等。日历、联系人和任务等。2023-3

12、-21154. Office 20034. Office 2003组成组成Publisher：创建和设计出版物软件，比创建和设计出版物软件，比Word更强调设计。更强调设计。可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生可添加文本、图形、表格、艺术字等，并可产生PDF格式。格式。InfoPath：信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。信息收集管理程序，用于创建表单、填写表单。如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据如制作报销单、考勤卡、调查表、保险单等，并可连接到数据库、库、Web服务等。服务等。2023-3-21164. Office 20034. Office 2003组成组

13、成OneNote：信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记信息管理工具。综合电子笔记本和传统笔记本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。本的优势，随意书写和记录，并可对输入信息进行组织和管理。如会议记录、课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视频等如会议记录、课堂笔记与信息收集，包括图片、音频、视频等信息。信息。Visio：绘图软件。功能十分专业，适合不同领域、不同行绘图软件。功能十分专业，适合不同领域、不同行业用户使用。业用户使用。2023-3-21175. 5. 文件的文件的新建新建与打开与打开 单击单击“常用工具栏常用工具栏”的的“新建新建”按钮：按钮：直接新建一个空白的文直

14、接新建一个空白的文档窗口档窗口 选择选择“文件文件”/“新建新建”命令：命令：显示显示“新建文档新建文档”任务窗格任务窗格2023-3-21185. 5. 文件的新建与文件的新建与打开打开1.“我的电脑我的电脑”窗口中双击窗口中双击Word文档文件文档文件2.“文件文件”/“打开打开”命令命令3.单击单击“常用工具栏常用工具栏”的的“打开打开”按钮按钮 4.“文件文件”菜单底部选择最近曾打开过的文档名菜单底部选择最近曾打开过的文档名 5.“开始工作开始工作”任务窗格的任务窗格的“打开打开”区域选择最近曾打开过区域选择最近曾打开过的文档名的文档名 2023-3-21195. 5. 文件的新建与文

15、件的新建与打开打开2023-3-2120“文件文件”菜单菜单“窗口窗口”菜单菜单曾经曾经“打开打开”过的文件过的文件已已“打开打开”的文件的文件6. 6. 文件管理文件管理 文件查找：文件查找：在在“打开打开”对话框中选择对话框中选择“工具工具”/“查找查找”命令命令 2023-3-2121文本文本内容内容6. 6. 文件管理文件管理 文件属性：文件属性：选择选择“文件文件”/“属性属性”命令命令 2023-3-21226. 6. 文件管理文件管理 文件加密：文件加密：在在“另存为另存为”对话框中单击对话框中单击“工具工具”按钮，并选择按钮，并选择“安全措施选项安全措施选项”命令命令 2023

16、-3-21237. 7. 多窗口显示文件多窗口显示文件窗口的排列窗口的排列 多窗口显示文件：多窗口显示文件：选择选择“窗口窗口”/“拆分拆分”命令命令 2023-3-2124往下往下拖动拖动7. 7. 多窗口显示文件多窗口显示文件窗口的排列窗口的排列 窗口的排列：窗口的排列：选择选择“窗口窗口”/“全部重排全部重排”命令命令 2023-3-21258. 8. OfficeOffice共享共享发布网页发布网页 Office共享：共享：选择选择“插入插入”/“对象对象”命令命令 2023-3-21268. 8. OfficeOffice共享共享发布网页发布网页 保存为网页文件：保存为网页文件：“另存为另存为”对话框的对话框的“保存类型保存类型”选择为选择为“网页网页” 2023-3-2127上机要求上机要求 申请电子书包申请电子书包 进入进入”现代教育技术中心现代教育技术中心”主页主页 单击单击”电子书包电子书包” 单击单击”注册注册” 实验实验4的的1-2 2023-3-2128