档案管理制度-精选5份.docx

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1、档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度.第二条公司设置.档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：1、负货公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等：2、负竞公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负交档案提供利用服务：5,严格执行

2、保密制度，做好档案密级划控和守密、解密.第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤J管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负贪人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2,项目开发建设工程类档案由项目负货人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪蹲类档案，在开

3、箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档.3,会计档案在会计年度结束后，哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统向公司综合管理部档案室归株4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司粽合管理部档案室归档。5,声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2,归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清烧、归类准确、组卷合理、编H清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全.4、

4、各类文件归档一般一式一份，比较或要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件.2,档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的归档范困和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值.2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5.凡是介于两

5、种保管期限之间的档案，其保管期限律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说.不该看、记的材料不看、不记.2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接消雌。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范闱，对需要出据档案证明的,要认其核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续“6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7,发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保

6、公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2 .因工作需要,查阅档案资料时,必须填写档案使用登记表及调阅单B,写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅.查阅重要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。3 .档案资料般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4、笑印档案资料需填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可豆印。5,档案资料原则上不予借出,如有5殊情况需携带外出时,需填写档案使用登记

7、表，写明用意，经借阅人部门负贡人和档案管理部门负贡人签字I可意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关资任。7、借阅档案的人员，耍爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。3 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。4 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。5 .公司的各种工作计戈人工作总结、工作报告、统计报表等文件。6 .公司与有关单位牵动签订的合同、协

8、议等。7 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。8 .本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9 .反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。10 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年

9、度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1 .公司档案类别共设置12个一级类目：规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1档案分类编码表。2 .根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类

10、目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。3 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1 .档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制”标识二级类目。2 .分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“一”隔开。3 .档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第八条编号方法1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编

11、号排列。2.档案编号标识:举例示意：R1.-01-2020-04-001IIIiI（顺序号）（月份）（年份）（二级类别）：三案卷号三：；1.月份号：；1.年代号II:1.-分类号1.目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案3、

12、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管：4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续：5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存：6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。六、相关记录1、文件（合同）管理记录目录2、文件档案移交目录3、档案移交清单表4、档案借阅审批单5、档案分类编号表档案管理制度1、目的1.1为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分1.1

13、 机要室负责对史团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文出档案、影像档案、实物档案的直接管理：监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2. 2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。2. 2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限了以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3. 1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚。案卷标题要荷明豳切，保管期限要准确，装

14、订要整齐。3. 1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷限序号，案卷目录一式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。31.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。3. 1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁止用圆珠簿或铅港字迹应清楚、准确.3. 1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3. 1.3.4影像档案掇录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3. 1.4交接档案的要求3. 1.4.1交接的资料必须完

15、整：3. 1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1 4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负货完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：3.1.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“I”开始依次编写。页号编写位置：总面书写的文字材料页号编写在右下角：双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角：3.1.47交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负五人签字移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，筌字盖章手续要完备.文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*2IOmin）