档案管理制度（5套）.docx

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1、档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为r规范公司档案管理工作，特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负责人同意后妥善保存，行政部以复印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范圉本制度适用于各类档案管理.第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1.重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲

2、话、会议简报、会议纪要、会议督办等。4 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。5 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。6 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。7 .公司的各种工作计戈人工作总结、工作报告、统计报表等文件。8 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。9 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。10 本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11 反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。12 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.

3、检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批复以批复的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1

4、 .公司档案类别共设置12个一级类目：规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1档案分类编码表。2 .根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。3 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯

5、数字“双位制”标识二级类目。4 .分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“一”隔开。5 .档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第八条编号方法1.档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。6 .档案编号标识:举例示意：R1.-01-2020-04-001IIIiI（顺序号）（月份）（年份）（二级类别）：三案卷号三：；1.月份号：；1.年代号II:1.-分类号1.目录号（一级类别）第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统一负责管理,未经授权任何人不得私自使用。第十条定

6、期对档案进行检查，切实做好防盗、防水、防潮、防尘、防火、防霉等工作。第十一条建立公司档案索引表，结合档案的收进、移出、销毁进行逐项统计，保障档案账目清楚。第十二条每年对公司档案进行全面检查、清点，发现问题及时处理。第五章档案借阅第十三条各部门因业务需求需调阅档案时，应在OA系统发起“档案借阅审批流程，审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时，必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知，经核查后，取出该项档案复复印件，将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还。如需再借，应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时，必

7、须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅，禁止带出档案室。第十八条档案借阅人员必须爱护档案，要保护好档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、熨印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后，档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时，应持有单位介绍信，经董事长批准后方能借阅，不能把档案带离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。第二十一条外部单位摘抄卷内档案时，应经董事长同意，对摘抄的材料要进行审查签字。第二十二条借阅的档案应与经办业务有关，如借阅与经办业务无关的档

8、案，应经总经理同意。第六章档案销毁第二十三条每年更换档案时，已到保存期限的档案给予销毁。销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批，并于附注栏内注明销毁口期。第二十四条保管期限届满的档案文件中，部分经核定仍有保存参考价值的文件，行政部应在档案目标上注明保留文件，并注明其他部分销毁的口期。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定，确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时，必须指派专人监销，防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定，其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表，.附表1：档案分类编码表附表2：档案索引表

9、附表3：档案借阅登记表附表4：销毁档案明细表档案管理制度第一条为规的XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度.第二条公司设置档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对桎定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职员为：1、负货公司档案和工程资料的收桀、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等；2,负货公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进：3、负贵档案管理的各项规章制度和业务标准的制

10、订：4,负责档案提供利用服务：5、严格执行保密制度，做好档案密级划控和守密、解密。第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记教,图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1,公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负货人审定后须陵时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度一次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的

11、文件、资料必须完整。2,归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清烧、归类准确、组卷合理、编目清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系.3、电子档案实行双凯制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全。4、各类文件归档一般一式一份，比较亚要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件。2、档案管理员须熟悉所保管档案的怙况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1、档案管理员须根据各类档案管理细

12、则中的归档范围和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值。2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3,对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5.凡是介于两种保管期限之间的档案，其保管期限律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说,不该看、记的材料不看、不记.2,接收和移出档案，必须认其清点、核对交接清单。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范闹，对需要出据档案证明的,要认真核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或

13、丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续。6、公司档案由专人负贲管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7、发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2、因工作需要，查阅档案资料时，必须填写档案使用登记表及调阅单，写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅.查阅重要档案资料，需经档案主管部门负责人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内杳阅。3、档案资料般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作

14、证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4.发印档案资料需填写档案使用登记表，机密档案资料由档案管理部门负责人卷字同意后方可更印。5、档案资料原则上不予借出，如有特殊情况需携带外出时，需填写档案使用登记表，写明用意，经借阅人部门负货人和档案管理部门负贡人签字同意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时傕还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关资任。7.借阅档案的人员，要爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负表及时追查，揖要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司相追究有关人员的贡任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在*档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人签字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1、档案室实行专人管理，亦管理人员未经许可不得入内。2,档案室内的档案柜要统编号。做到存放有序，查找有据。3,要爱护档案，在整理、