档案管理制度模板-5套.docx

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1、单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限：各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的

2、组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审核、归档及保存；2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至

3、归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；3、序列号或档案号码与文件的

4、实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能够使用旧有的文书档案。第八条文书档案的保密管理1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁。第十条案卷遗失与责任追究1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各

5、部门自己承担。第四章：附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解释权和修改权属于企业所有。如出现不确定问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法.1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负货对集团及各分子公司

6、的各类档案实行统管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门领导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案。2.2.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以Jt档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应典档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2.3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2一级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程

7、3.1档案立卷、归档3.1.1机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3.1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后原件应及时交存机要定由机要室负贪外来文件的统一登ia传阅、保管。各经办部门或个人视实际需要，可留存笑印件符查。除项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3.1. 2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。31.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）

8、应及时交机要室保存。3.1.2.4各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。3.1.3立卷归档的要求3.1.3.1归档文件要齐全、完整，要按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，耍保持文件之间的历史联系。3.1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个项目均应填写清楚，案卷标题要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。3.1.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录式两份。移交档案时，双方根据目录清点核对,并覆行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有项序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用。3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色笔禁

9、止用圆珠笔或铅轻字迹应清楚、准确.3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌麻、饿赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。3.1.4交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必真实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门

10、负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料；3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准；3.1.4.6卷内文件资料均按仃书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角；双面书写的文字材料页号正面编写在右下角，背面编写在左下角，图纸折叠后页号一律编写在右下角：3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对谶认无误后，在材料交接清堰上由双方经手人和负责人签字。移交清单一式二份，双方各执一份（如有需要可提供电子版.3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.8.1工程文件应字迹字楚，图样洁晰

11、，图表整洁,签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210字材，图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝哂图，竣工图应是新蓝图）；3.1.4.8.2用it兑机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折叠成M幅面，图标栏耍露在外面；3.1.4.8.3所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.I归档前的档案按类别由相关部门分别保管，各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管。3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人

12、协要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、豆印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得报自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借、涂改和私自划印.私自复印者,公司查证属实后给予

13、行政处孤逾期不归还为档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有泮格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设饴要符合保密要求。3.3.33经常时员工进行保密教育，不断增强保密观念.档案管理人历丢失或披白提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事货任。3. 4档案鉴定和移交3.1.1 集团机要室及各部门、分子公司档案管理人员应按照档案保管期限的规定，定期对档案进行鉴定，准确确定档案的存毁。3.1.2 档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导下，由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴

14、定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监箱，并在销毁清册上签字。3.1.3 档案移交需严格按照制度规定，定期移交.移交的档案应保留一份复印件以备查考。3 .4.4员工齿职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4、考核标准4 .1财务及人事档案由部门臼行管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及重要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。42各方签章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元。5 .3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开。如遗失未交存的，视其档案资料的重要程度,单次

15、处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理离职手续。6 .4罚款从当月工资中直接扣除。5、其他及附件1.1 档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。1.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用审批表以用印审批表代替。1.3 本制度由办公室负货解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发牛.冲突。1.4 本制度由办公室、综合部负责培训,办公室与集团法务审计中心负员监督执行.5. 5本制度自颁布之日起施行.6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、编号管理6.1 合同协议由集团及各分了公司机要室统编号管理。7. 2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度一并铝I布施行.公司档案管理制度为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。.一、总则（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统