单位档案管理制度参考模板精选5份.docx

《单位档案管理制度参考模板精选5份.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《单位档案管理制度参考模板精选5份.docx（21页珍藏版）》请在优知文库上搜索。

1、档案管理制度第一条为规范XXX公司的档案管理，提高档案管理效率和水平，充分发挥档案在公司经营管理中的作用，防止重要文件、资料的丢失，结合公司实际情况，特制订本档案管理制度.第二条公司设置.档案室及专职档案管理员，档案管理员须保持相对稳定，调动工作时，须对档案装具、设备和档案库藏进行清点并制作移交清册，并注明移交人、接交人、监交人、移交时间等信息。具体职责为：1、负货公司档案和工程资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、统计、立卷归档等：2、负竞公司成立、兼并、机构重组、对外交往等重大经济活动和基建工程档案的跟进；3、负责档案管理的各项规章制度和业务标准的制订：4、负交档案提供利用服务：5,严格执行

2、保密制度，做好档案密级划控和守密、解密.第三条档案按照记述内容的不同划分为党群工作、行政管理、后勤J管理、设备管理、财务会计、基本建设：按照文件形式可分为文字记载、图纸图表、数据计算、统计表格档案等：按照载体形态可分为纸质、电子、声像、实物档案等。第四条归档时间和归档程序1、公司各部门、办事机构和区域所产生的文书档案，根据其重要程度及实际需要由其负贪人审定后须随时归档。各部门、办事机构和区域零星文书档案采取各部门平时累积、每季度次按照各类档案的管理细则进行整理并移交档案室。2,项目开发建设工程类档案由项目负货人审定后，于工程项目竣工后三个月内各项目资料员统一整理后有序归档。设备仪蹲类档案，在开

3、箱或安装调试后由购置部门向公司综合管理部档案室归档.3,会计档案在会计年度结束后，哲由财务部门保管一年，一年后由财务部整理后统向公司综合管理部档案室归株4、人事档案在员工离职手续办理完毕后的三个月内由公司粽合管理部档案室归档。5,声像、实物档案，在产生后及时归档。6、凡能电子化的档案，电子文件必须随其对应的材料一同归档。第五条归档要求1、归档的文件、资料必须完整。2,归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确，分类清烧、归类准确、组卷合理、编H清晰：案卷排列方法必须一致，并保持案卷之间的联系。3、电子档案实行双轨制，纸质文件与电子文件同时归档，以防电子文件的破坏与丢失，维护档案的完整与安全.4、

4、各类文件归档一般一式一份，比较或要的和利用频繁的要适当增加归档份数。第六条档案的利用1、档案管理员编制档案检索工具，根据各类档案的特点建立相应的档案数据库，并进行计算机著录工作，为利用计算机检索创造条件.2,档案管理员须熟悉所保管档案的情况，主动了解公司各项工作，搞好档案提供利用。第七条档案保管期限的划分及鉴定1、档案管理员须根据各类档案管理细则中的归档范困和保管期限表确定档案的保管期限及档案的价值.2、档案保管期限分为永久、长期、短期三种。其中长期为10年以上，短期为3-5年。3、对公司有长远利用价值的档案须永久保存。4、对公司在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存。5.凡是介于两

5、种保管期限之间的档案，其保管期限律从长。第八条档案保密规定1、严格遵守本规定，做到不该知道的事绝不问，不该说的机密坚决不说.不该看、记的材料不看、不记.2、接收和移出档案，必须认真清点、核对交接消雌。3、严格执行借阅制度，不任意扩大借阅范闱，对需要出据档案证明的,要认其核对摘抄内容。4、整理档案应在办公区内进行。不得将档案带出办公区，以防失密或丢失。5、档案、资料不准随意销毁，如需销毁应先办理批准手续“6、公司档案由专人负责管理，非管理人员不得进入，下班前必须把借阅的档案资料入库。7,发现档案丢失，损坏要及时报告。第九条档案查阅、借阅规定1、借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保

6、公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。2.因工作需要,查阅档案资料时,必须填写档案使用登记表及调阅单B,写明查阅人身份、查阅目的及查阅文件，方可查阅.查阅重要档案资料，需经档案主管部门负货人签字同意后方可在档案管理人员的监控范围内查阅。3.档案资料般情况下仅限公司内部人员查阅使用。如外单位、个人查阅档案，必须持单位介绍信、工作证或个人身份证明，经总经理批准，办理登记手续后，方可在档案管理人员的监控范围内查阅。4、笑印档案资料需填写档案使用登记表3,机密档案资料由档案管理部门负责人签字同意后方可豆印。5,档案资料原则上不予借出,如有5殊情况需携带外出时,需填写档案使用登记表，

7、写明用意，经借阅人部门负贡人和档案管理部门负贡人签字I可意后方可外借。机密档案须经公司领导批准后方可外借。6、借出档案应在5日内归还，如需延长借阅期，应办理续借手续，到期未还者，档案管理人员应及时催还，未办理续借手续而愈期不归还者，要予以通报批评或追究其相关资任。7、借阅档案的人员，耍爱护档案，不准私自摘录、翻印和任意转借，不准圈注和涂改，不准污损和拆卷，严禁泄密。如发生上述情况要追究借阅人的责任。8、借出的资料，因保管不善损坏或丢失的，由借阅人负费及时追查，重要档案损坏或丢失要及时汇报公司相关领导，如系人为造成，公司将追究有关人员的贡任。9、借出的资料使用完毕，要及时归还档案室，档案管理人员

8、对档案进行详细检查，保证资料齐全、完整，并在M档案使用登记表上填写归还时间并由借阅人若字确认，验收无误，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。第十条档案室管理规定1、档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。2,档案室内的档案柜要统一编号,做到存放有序，查找有据.3,要爱护档案，在整理、搬移、上架和提供利用过程中，要轻拿轻放，保持档案整洁，发现破损时，要及时修补。4、要认真落实防火、防盗、防尘、防潮、防强光、防虫、防鼠、防有害物体等“八防”措施。保持档案室内清洁，每周至少全面清扫一次。5.档案室内严禁烟火，禁止存放与档案无关的其它物品。6、下班前或节假日，要认其检杳，

9、以防事故发生。离开档案室时，要注意关闭电源、关锁门窗。7,认真办理档案入库和查阅、借阅登记手续。8、案卷归还后，及时放回原处。9,每年定期对室内档案进行次全面检查,掌握档案保管情况，为改善管理积累资料。第十一条档案销毁规定1、按规定需要销毁档案资料时，必须先通过档案价值鉴定，无保存价值和保管期满不须继续保存的档案，应予以销毁。2,销毁时必须填写档案销毁审批表,实行两人监销制度进行档案销毁，经档案销毁人签字、监毁人签字、档案主管部门负货人审核、分管领导批准后，进行销毁.3、严禁将销毁档案转做其它用途。4、档案销毁清册需归档，并长期保存单位档案管理制度第一章：总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业

10、文书档案管理，推动资料管理工作的科学化、规范化、体系化和信息化发展。本制度的制定和实施，遵循中华人民共和国档案法及其他相关法律法规和管理制度的要求，并参考行业标准和内部管理实践。第二条适用范围本制度适用于所有与本公司相关的各类纸质或电子文书档案的编制、保管、使用、借阅和销毁工作。第三条术语和定义1、文书档案：指各种类型与公司工作密切相关的文件或电子数据记录，包括原始版本、复制品、转载件以及附属资料等。2、档案保管期限：各级政府及其机构、企事业单位按照文书档案管理有关规定确定的用于解决具体行政管理事务的有效期限。第二章：文书档案管理的组织与职责第四条职责分工1、公司管理部门负责文书档案的制定、审

11、核、归档及保存；2、各部门和项目团队负责编制文书、审核、上报并保管所属部门或项目的标准化、规范化文件；3、各部门和项目团队的经理、科长、主管及相关工作人员，对本部门或项目涉及的文书档案的管理负有监督、检查职责，确保文书档案规范化、完整性、真实性和安全性。第三章：文书档案管理的程序与要求第五条文书档案立卷1、各部门公文、会议纪要、各种请示报告、任务指令等均应立卷。2、立卷时，应注明文号、起止时间、经办人等信息，加盖保密章、机密章等标识，并经相关审核人员确认后签字日期。3、立卷存放需要按照一定的秩序进行。4、文件审核完成后，应及时移交至归档室或其他保管单位，并在“文件归档业务登记表”上进行登记。第

12、六条文书档案的保管与修整1、文书应分类存放，严格采取防火、防水、防毁、防盗等措施，未备案正式文件不得入库存放。2、文书档案应当定期进行清点、维护、整理和修整，更改不得涂抹、涂改，应在文件正文之后注明处理情况。3、重要的电子文书档案应备份并存储至符合国家安全标准的数据库中。第七条文书档案采送流程1、使用文书档案前，需要做好案卷流转手续，以确保使用权限及时授权，并避免因去处不清而引起的各种问题。2、采访文件须注明办公室、起止时间、经办人签字等信息，移交确认单位留一份、借阅者留一份，以证明借阅时间、数量和用途；3、序列号或档案号码与文件的实际位置一致，确保借出的文件不受损失或延迟返回，使新的借入者能

13、够使用旧有的文书档案。第八条文书档案的保密管理1、涉密的文书档案应按照“分级管理、分级保护、分级审查”的原则，采取适当的加密措施，确定相应的保密级别和访问权限；2、借阅人未经授权，不得查看和使用涉密的文书档案。第九条文书档案的销毁处理根据公司内部规定，将不具备继续保管价值的文书档案,按照要求及流程彻底销毁。第十条案卷遗失与责任追究1、若因档案保管不善所造成的文书档案遗失，相关责任人应立即报告上级部门，并且必须配合协助进行查找和调查；2、若因保管不善所造成的文书档案遗失，依法依规进行相应的惩处；同时重修旧电公文文件财产损失来源分别由各部门自己承担。第四章：附则第十一条本制度解释权和修改本制度的解

14、释权和修改权属于企业所有。如出现不确定问题，由有关单位协商解决；涉及涵盖期限、管理流程、保密等方面的变更，应征请合法备案授权之后，指定有草同意后才能任意调整相应内容。第十二条生效日期此文件经签订并按照规定程序公布后30日起施行。档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。2 .本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1.公司档案管理工作由行政部负贡，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负贡人同意后妥善保存，行政部以熨印件归档。3 .公司档案分类目录

15、及编号原则由行政部统一制定。4 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范围本制度适用于各类档案管理。第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1 .重要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。2 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。3 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。4 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。5 .公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。6 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。7 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。8 .本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9 .反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。10 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件