单位档案管理制度(精选5篇).docx
《单位档案管理制度(精选5篇).docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《单位档案管理制度(精选5篇).docx(17页珍藏版)》请在优知文库上搜索。
1、档案管理制度(试行)第一章总则第一条目的1.为r规范公司档案管理工作,特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责,文书结束后,原稿由行政部归档,经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要,原稿须由经办部门保管,应经行政部负责人同意后妥善保存,行政部以复印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员,按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范圉本制度适用于各类档案管理.第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1.重要会议文件,包括会议通知、报告、决议、重要领导讲
2、话、会议简报、会议纪要、会议督办等。4 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。5 .本公司对上级机关的请示与上级机关的批复。6 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。7 .公司的各种工作计戈人工作总结、工作报告、统计报表等文件。8 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。9 .公司干部任免,员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。10 本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。11 反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。12 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.
3、检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。3 .与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放,单跨年度的请示与批复以批复的年度为准,跨年度的规划放在规划资料的第一年,跨年度的总结放在总结资料的最后一年,跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档,相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笔,字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1
4、 .公司档案类别共设置12个一级类目:规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时,可根据实际需要增设一级类目,详见附件1档案分类编码表。2 .根据职能活动和档案的形成的特点,每个大类设置若干个二级类目。因案件较多,二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。3 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案,其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系,不单独设置类别,视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目,阿拉伯
5、数字“双位制”标识二级类目。4 .分类编号采用隶属编号法,每一级位类之间用间隔号“一”隔开。5 .档案分类及其代表数字一经确定,不将任意修改,如确有修改借阅审批流程,审批完毕后向行政部调阅档案。第十四条借阅档案时,必须在“档案借阅登记表”登记后方可借阅。第十五条行政部收到“档案借阅”审批通知,经核查后,取出该项档案复复印件,将档案复印件交与借阅人员。第十六条借阅期限不得超过一星期,到期必须归还。如需再借,应办理续借手续。第十七条公司内部借阅绝密、机密档案时,必须经过董事长的授权且只能借阅与工作相关的内容。绝密、机密档案职能在档案室内查阅,禁止带出档案室。第十八条档案借阅人员必须爱护档案,要保护
6、好档案的安全与秘密。不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、翻印、熨印、摄影、转借或损坏。第十九条交还借阅的档案时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏应立即报告领导。经行政部核查无误后,档案即归入档案夹。第二十条外部单位借阅档案时,应持有单位介绍信,经董事长批准后方能借阅,不能把档案带离档案室。绝密、机密档案资料不允许借阅。第二十一条外部单位摘抄卷内档案时,应经董事长同意,对摘抄的材料要进行审查签字。第二十二条借阅的档案应与经办业务有关,如借阅与经办业务无关的档案,应经总经理同意。第六章档案销毁第二十三条每年更换档案时,已到保存期限的档案给予销毁。销毁前应做好销毁档案明细表呈送董事长审批,并于附
7、注栏内注明销毁口期。第二十四条保管期限届满的档案文件中,部分经核定仍有保存参考价值的文件,行政部应在档案目标上注明保留文件,并注明其他部分销毁的口期。第二十五条对于已失去作用的档案应进行销毁。销毁档案材料时要认真鉴定,确保所销毁的档案材料已列册登记。第二十六条销毁档案材料时,必须指派专人监销,防止失密。第七章附则第二十七条本制度由行政部负贡制定,其解释权与修改权归行政部所有。第二十八条本制度经审批下发之日起实施。附表,.附表1:档案分类编码表附表2:档案索引表附表3:档案借阅登记表附表4:销毁档案明细表单位档案管理制度第一章:总则第一条目的和依据本制度旨在规范企业文书档案管理,推动资料管理工作
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 单位 档案 管理制度 精选
