企业档案管理制度5篇精选.docx

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1、档案管理制度1、目的1.1 为了加强对集团及各分子公司档案的管理，促进对各类档案的共享和有效利用，防止各类档案的丢失、损坏，制定本办法。1.2 本办法适用于集团及各分子公司对工程、文书、声像、实物等各类档案的管理，包括各类档案的收集、整理、立卷、归档、保管、利用等。2、职责划分2.1机要室负奏对集团及各分子公司的各类档案实行统一管理和公司文书档案、影像档案、实物档案的直接管理；监督、检查本办法的施行情况。部门资料由部门象导指定专人管理。系统资料整理后交由机要室保管。2.2档案的分类2.2.1一般企业档案分为七大类：文书档案、人事档案、经营档案、会计档案、工程技术档案、影像档案、实物档案.2.2

2、.2集团及各分子公司机要室应包括以上档案类别，但不限于以上档案类别，凡涉及公司重大事项、公司重大决策、公司利益等文件均应归档，主办部门留存备份，方便日常使用。2.3档案管理程序2. 3.I人工档案的管理程序：一级档案由机要室直接管理，二级档案由部门指定人员管理2.3.2级档案管理程序及说明（如图示）：3、工作流程3.1档案立卷、归档3. 1.1.机要室应定期对集团各部门、分子公司档案进行收集，各部门用印合同协议等文件双方用印完毕应及时交存。3. 1.2立卷归档的时间3. 1.2.1各类法规、政府文件及法律文件等外来文件，各部门在收到或取回文件后，原件应及时交存机要完由机要室负贵外来文件的统一登

3、七传阅、保管.各经办部门或个人视实际需要，可留存复印件备查。除了项目技术性文件外，其他内部受控文件在成稿后，原稿由机要室归档。3 .1.2.2凡已办理完毕的具有保存价值的各种文件资料，均应立卷归档。各部门应把整理审定完毕的档案资料移交机要室保管。4 1.2.3在获得证照后，公司的各类证照（营业执照、资质证书、开户许可证等）应及时交机要室保存。3.1.2.1各分子公司应于项目结束后向公司机要室移交各类档案。31.3立卷归档的要求3. 1.3.1归档文件要齐全、完整，耍按照文件材料形成的规律进行科学的分类、立卷，要保持文件之间的历史联系。3. 1.3.2案卷要求3.1.2.2.1归档案卷封面的各个

4、项目均应填写清斑，案卷标感要简明确切，保管期限要准确，装订要整齐。31.2.2.2归档文件要按规定的次序系统排列，编制案卷顺序号，案卷目录一式两份,移交档案时，双方根据目录清点核对，并履行签字手续。3.1.2.2.3卷内文件排列要有顺序，案卷能够反映公司业务的全貌，便于保管和利用.3.1.3.2.4填写案卷一律用碳素黑色也禁止用帆珠笔或铅怨字迹应清楚、准确，3.1.3.3各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌腐、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。3.1.3.4影像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背珏、摄录者，归档肖像资料必须是原版、原件、清晰、完整.3.1.4

5、交接档案的要求3.1.4.1交接的资料必须完整：3.1.4.2交接的资料必须准确务必其实地记录企业发展地全过程做到文、图、物相符，数据准确可靠，签字手续完备：3.1.4.3归档资料必须为原件，非正式资料一般不得作为档案收集，如遇特殊情况需分管领导批准；3.1.4.4交接的资料如有缺卷、缺页、破损或不符合归档要求的，由移交部门负责完善，无法完善的由移交部门形成书面说明材料：3.1.4.5档案盒、档案袋的标签及目录的格式和内容实行统一的制作标准：31.4.6卷内文件资料均按有书写内容的页面编号，每卷单独编号，页号用阿拉伯数字从“1”开始依次编写。页号编写位置：单面书写的文字材料页号编写在右下角：双

6、而书写的文字材料页号正面编写在右下角,背面编写在左下角，图纸折登后页号一律编写在右下角；3.1.4.7交接资料时必须当面清点，核对确认无误后，在材料交接清单上由双方经手人和负费人签字。移交清单式二份，双方各执份（如有需要可提供电子版）。3.1.4.8对工程资料档案的特殊要求：3.1.4.&1工程文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续要完备。文字材料尺寸规格应采用A4幅面（297mm*210111in）,图纸应采用国家标准图幅（图纸一般采用蓝晒图，竣工图应是新蓝图）：3.1.4.8.2用汁驿机出图必须清晰。并且不同幅面的工程图纸应统一折便成R4幅面，图标栏耍露在外面；3.1.4.8.3

7、所有竣工图均应加盖竣工图章：3.1.4.8.4文字材料应按事项、专业顺序排列，既有文字材料又有图纸的案卷，文字材料排前，图纸排后。3.2档案的保管3.2.1归档前的档案按类别由相关部门分别保管,各部门、分子公司临时保管的档案应设专用档案柜，并由专人负货保管.3.2.2档案资料要按门类和载体进行科学的分类、排列和编号。档案管理人员要熟悉档案情况，主动了解公司各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作，为公司各项业务的开展提供依据性资料。3.2.3各档案保管部门要严格按照“八防”（防火、防盗、防潮、防鼠、防虫蛀、防强光、防过度干燥、防失密）的要求做好档案的技术保护并定期检查档案保管情况。3.2

8、.4档案柜内不得存放与档案无关的物品。3.3档案的借阅和保密3.3.1档案资料的借阅使用仅限于集团内部。借阅人员应依据公司现行制度，办理借阅审批和登记手续（含原件、更印件及扫描件）。3.3.2借阅人员要爱护档案，按期归还。借阅人员不得摘自拆散、调换、抽取、污损、加标注证,不得转借、涂改和私自复印。私自复印者，公司杳证屈实后给予行政处也逾期不归还者,档案管理人员应及时催收。如延长借阅时间，须办理续借手续。3.3.3档案的保密3.3.3.1档案管理人员必须有严格的保密观念，保证公司档案的绝对安全。3.3.3.2档案室要坚固，保管设备要符合保密要求。3.3.33经常对员工进行保密教育，不断增强保密观

9、念。档案管理人员丢失或擅自提供泄露机密，应根据情节轻重，给予行政处分，直至追究刑事货任。3.4档案鉴定和移交3.4.1集团机要室及各部门、分子公司档案管理人M应按照档案保管期限的规定,定期对档案进行签定，准确确定档案的存毁。3.4.2档案的鉴定工作应在公司分管领导的指导F,由相关业务人员共同鉴定。失去保存价值的档案，须由鉴定人员提出意见并登记造册，经相关领导批准后，由专人进行监销，并在销毁清册上签字.3.4.3档案移交需严格按照制度规定，定期移交。移交的档案应保留一份包印件以备查考。3.4.1员工离职时，需按要求整理工作记录并将电子档案备份机要室存档。4、考核标准1.1财务及人事档案由部门自行

10、管理。其他部门档案管理人员应定期把公司及五要级别资料移交机要室保管，如不按时移交的单次处罚100元至500元。4.2各方格章完毕的合同，经办人员应于一周内交存机要室，逾期不交者，单次处罚100元至500元.1.3集团及各分子公司人员离职时，必须在办完档案移交手续后方可离开.如遗失未交存的，视其档案资料的重耍程度，单次处罚100元至500元，同时待其补齐档案资料后方可办理离职手续。4.4罚款从当月工资中直接扣除。5、其他及附件1.1 档案管理人员应积极开展档案编研工作，积极配合集团相关部门编写大事记、组织机构沿革等，为公司品牌建设服务。1.2 档案借阅审批表以通用版的内部事务审批表代替，档案使用

11、审批表以用印审批表代替。1.3 本制度由办公室负贡解释，各分子公司参照本制度执行，根据管理需要可制定公司内部管理实施细则，但不得与本制度内容发生冲突。1.4 本制度由办公室、综合部负责培训，办公室与集团法务审计中心负费监督执行。5. 5本制度自颁布之日起施行。6. 6本制度所附文件是本制度的组成部分。6、彘号管理7. 1合同协议由集团及各分子公司机要室统一编号管理。8. 2部门文件由部门指定人员统一编号管理。7、本规范由集团办公室负责解狎.与集团档案管理制度一并颁布施行.档案管理制度（试行）第一章总则第一条目的1.为了规范公司档案管理工作，特制定本制度。2.本制度适用于档案的收集归档、编目、保

12、管、借阅、清理等各项事宜。第二条管理部门1 .公司档案管理工作由行政部负责，文书结束后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需求留存复印件。如因业务需要，原稿须由经办部门保管，应经行政部负贡人同意后妥善保存，行政部以熨印件归档。2 .公司档案分类目录及编号原则由行政部统一制定。3 .各部门安排档案兼职管理员，按照档案管理制度进行部门级档案管理。第三条适用范围本制度适用于各类档案管理。第二章文件收集及归档第四条档案收集范围1 .市要会议文件，包括会议通知、报告、决议、重要领导讲话、会议简报、会议纪要、会议督办等。2 .上级机关下发的有关本公司的指示、命令、决议、规定等文件。3 .本公司对上级机关的

13、请示与上级机关的批复。4 .公司对外的正式发文以及有关企业的往来文书。5 .公司的各种工作计划、工作总结、工作报告、统计报表等文件。6 .公司与有关单位牵动签订的合同、协议等。7 .公司干部任免，员工的工资、福利以及对员工的奖励、处罚等文件。8 .本公司的历史沿革、大事记及反应本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。9 .反映公司设计、策划、营销等活动的有价值的文件、图纸、信息、财务资料、市场营销资料等。10 .记录公司项目节点过程的记录型资料。第五条档案收集归档要点1.检查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，应立即追查并归入。2 .文件的处理手续必须完备，如有遗漏，应立即退回经办部门。3

14、.与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应立即退回经办部门。4 .不同年度的文件原则上要分放，单跨年度的请示与批第以批熨的年度为准，跨年度的规划放在规划资料的第一年，跨年度的总结放在总结资料的最后一年，跨年度的会议以会议开始的年度为准。5 .绝密、机密文件单独归档，相关的文件与绝密、机密文件放在一起。6 .填写卷内文件目录要使用黑色钢笔或黑色碳素笆，字迹要工整、清晰。7 .文件建档时务必将文件电子原版、文件签字原版、签字文件扫描件统一匹配归档。第三章档案编目第六条档案类别1.公司档案类别共设置12个一级类目：规划设计类、财务类、融资类、人力类、行政类、运营类、产业类、成本类、工程类、开发类、采

15、购类、国家政策类。有些档案难以归入上述12个大类时，可根据实际需要增设一级类目，详见附件1档案分类编码表。8 .根据职能活动和档案的形成的特点，每个大类设置若干个二级类目。因案件较多，二级分类不够应用时可在第二级之后增设第三级细类。9 .录音、录像、照片、光盘和其他非纸质载体形式的档案，其形成和记录的内容、作用与纸质载体档案有着不可分割的关系，不单独设置类别，视其内容同纸质载体档案对应分类编号并统一归档。第七条编号规则1.档案实体分类的标识符号采用英文标识一级类目，阿拉伯数字“双位制”标识二级类目。2 .分类编号采用隶属编号法，每一级位类之间用间隔号“-”隔开。3 .档案分类及其代表数字一经确定，不将任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。第八条编号方法1 .档案编号按“目录号-分类号-年代号-月份号-案卷号”进行编号排列。2 .档案编号标识：举例示意：R1.-O1-2020-04-001（顺序号）（月份）（年份）（二级类别）NNi案卷号；三1.月份号III：1.年代号II:-分类号目录号（一级类别第四章档案保管第九条公司档案必须专柜上锁保管，钥匙由行政部统