[信息系统部分]内部控制缺陷及修补建意.docx

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1、内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）目录一、共通缺陷1二、公司治理与合规管理4三、采购管理5四、技术进步管理9五、生产冶炼及存货管理11六、工程工程和固定资产管理12七、销售管理19八、资金管理21九、关联方交易管理26十、预算和费用管理27十一、财务报告与税芬管理28十二、人力资源与薪酬福利管理30十三、信息系统管理错误:未定义书笠一、共通缺陷缺陷编号55子流程缺陷描述修补建议适用公司负公司贵人管理层回应缺陷偏号名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应Co11u11on-D1.采程包探工外承包商甄选及合同签订管理目前公司在甄选承包商/承建商/供给商时，通过招标、议价的方式对竞

2、标方的资质、资金条件、技术能力、报价等进行综合评估，由公司招投标委员会/授权管理层选出符合公司利益的承包商/承建商/供给商。但公司目前仅对承建商的招标选择工作制定了相应的政策程序，尚未就探采工程外包承包商及固定资产供给商的招标选择工作形成正式的政策及程序，以标准甄选的管理流程，内容包括但不限于：招投标/比价界定金额的规定、招投标委员会的人员构成、标书的审阅、评标报告的编制及审批、比价单的编制及审批等。缺乏以上政策及程序可能导致公司在选择承包商/供给商时标准不一，无法保证选择到最符合公司利益的承包商/供给商.建议公司建立正式的探采工程外包承包商及固定资产供给商招标选择工作的政策及流程文件，内容包

3、括但不限F承包商的选择方式及标准（招标或议价形式）、授权管理U的审批流程、承包商/承建商/供给商档案的建立等。北东公司胜局领被管管导穆企部程程固资管工工和定产理承建商及供给商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管局部管领导购理采管固定资产采购管理北东公司稗德胜企管局部管领导Common-D2采程包探工外承包商甄选及合同签订管理目前公司通过对外招标或议价的方式选择符合公司利益的承包商/承殂商/供给商。但公司尚未建立合格承包商/承建商/供给商数据库，揩所有选择的合格承包商/承建商/供给商信息填入该数据库中。同时公司尚未建立书面的承包商/承建商/供给商名录维护的政策及流程文件。合格承包商/承建商/供给

4、商名录的缺失，可能导致不合格供给商的引入以及公司采购工作的效率降低，建议公司建立合格承包商/承建商/供给商名录机制,定期将合格承包商/承建商/供给商参加现有名录，并根据实际表现更新该名录，将该名录作为承包商/承建商/供给商选择的基础。同时，建议公司北东公司胜局领德管管导穆企部程程固资管工工和定产理承建商及供给商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管局部管领导购优采管固定资产采购管理北东公司胜局领德管管穆企部缺陷偏号名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应完善现有制度.增加有关承包商/承建商/供给商名录使用及维护标准的书面政策及流程，包括但不限石：新增承包商/承建商/供给商的审批、名

5、录更新的定期审阅、幺录的密码保护措施以及名录的年度审阅流程等。导二、公司治理与合规管理缺陷编号名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负责人管理层回应CG-D1.司理合管公治与规理组织结构目前北东公司资产财务部尚未形成正式的财务部组织架构图以明确部门的配置及汇报路线等内容；同时，尚未为财务部各岗位设置明确的员工职责，可能导致财务部相关人员对自身职或不明确，进而无法完成其应承当的责任与工作。建议北东公司资产财务部形成正式的财务部组织架构图及各财务岗位的职责说明,明确财务部内部配置、汇报机制及相关岗位的工作职责。北东公司胡晓初资产财务部主管三、采购管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公

6、司负责人管理层回应PP-D1.采购固定资目前北东公司设备采购需由使用部门填写申建议北东公司各北东郭绍华管理产采购请表并逐级审批。但是我们发现局部采购的审批未得到书面记录，仅通过电话汇报的方式进行。此外，选择供给商过程中，询价比价的工作也未得到书面记录。可能导致未经审批的采购发生，所购巴设备不符合需求，影响公司的正常生产运转。设备采购申请人严格遵守公司对i殳备采购的规定，使用书面的申请表进行采购申请。此外,建议北东公司企业管理部采购负货人将供给商选择过程中的询价比价工作进行书面记录。公司企管部供给主管PP-D2采购固定资H前对于需调试安装的设备，企管部供给主建议北东公司完北东郭绍华管理产采购管、

7、资产财务部会计、固定资产使用人仅在设得到货入库前,对该设备进行初步验收，填写g固定资产（设备）到货入库验收单，验收内容涉及数量、外观破损楮况及物品的相关资料（例如:质检报告）。但相关部门未在i殳备试运行调试完毕后，将对该设备的验收结果留下书面记录。可能导致购置的设备运行功能缺陷无法及时反应给供给商，影响公司正常生产运转。善设备验收流程,对设备调试验收结果做出书面记录，确保购置设备的旗量。公司企管部供给主管缺陷编流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应PP-D3采购固定资目前在固定资产采购中.资产财务部会计在建议资产财务部北东胡晓初管理产采购固定资产入库后直接将固定资产入账。但

8、是对于同部需调试安装的设备，资产财务部会计并未根据实际情况入账在建工程，在调试安装验收完成前方入账固定资产，可能造成公司固定资产账目不准确，从而影响财务报表的准确性。完善固定资产的入账流程，对于需调试安装的设备，应先入在建工程账，待其调试完毕验收通过后再转入固定资产，以确保财务报表的准确性公司资产财务部部长PP-D4采购生产物目前北东公司物资库房存货的收发及记账均建议北东公司在北东郭绍华管理资采购由库存保管员人操作，不符合职费别离原则，可能导致舞弊现象的出现.库房安排专人负货存货的盘点记账等工作，同时安排独立人员负责存货的收发工作,确保不相容向位职贡别离公司企管部供给主管PP-D5采购生产物北

9、东公司在通过经销商采购时,商品价目表建议北东公司在北东郭绍华管理资采购采用每半年更新一次的方式确定.由于市场的变化，各商品的价格仍有可能发生变动。但是，公司采购负责人未要求经销商对此出具价格变动证明或情况说明，可能造成无法及时发现经销商的无端变价，导致公司本钱的增长。发现采照物资价格与商品价目表发生不一致时，要求经销商出具价格变动证明或情况说明，在得到分管领导审阅及书面确认前方按照该月材料申购方案开展采公司企管部供给主管缺陷编流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应购,确保经销商价格的合理性和准确性.PP-D6采购管理生产物资采购对于经销商采购物资，北东公司目前在月末制定下月

10、采购方案，在采购主管与经销商确定实际需采购数量及单价后，由经箱商卜山采购，次月相关部门从经销商仓库领用,但实际领用范围可能超出上月的采购方案，对于超出采购方案的物资，相关部门也无需提出额外申请，由采购主管确定采购价格。缺乏额外的申请，导致采购进价的不确定，使得资产财务部在次月结账进行“三单（方案，入库单，发票）匹配时，无法确定该些额外采购物资的单价.建议公司要求各相关部门在从经俏商仓库领用当月所需物资时,核对本月物资采购方案，若存在超出采购方案的物资需求，则需向供给主管作额外物资申请,由供给主管与经销商确定采购雎价，并在额外申请上注明。次月结算时，供给主管应将上月物资方案、额外物资申请单交于资

11、产财务部：仓库库管则将出/入库单交于资产财务部：财务部则基于获得的方案、额外申请单、出/入库单与发票进行核对,确保北东公司郭绍华企管部供给主胡晓初资产财务部部长缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应支付的准确.PP-D7购理采管生产物资采购目前北东公司资产财务部会计未对物资采购应付账款开展定期对账，仅在供给商要求付款时对账，且未作书面记录，可能导致无法及时发现应付账款余额不正确，从而导致财务报表不准确，建议资产财务部会计定期（如每月）对物资采购应付账款开展对账，以保证应付账款余额的准确性。北东公司初财部晓产部长胡资务PP-D8购理采管生产物资采购/固定资产采购公司已

12、建立合同审批流程，但由于目前北东公司法律人苏的调离，北东公司各合何未按要求得到法律人员审核，可能导致合同条款的订立存在不合规的可能，进而损宙公司利益。建议北东公司严格按照公司制定的合同审批流程安排法律人员审核合同，确保合同的合规性,保障公司的权益。北东公司华部主绍管给管郭企供PP-D9购理采管生产物资采购目前北东公司规定生产物资的验收工作由使用部门、采购负员人及库存保管抗共网进行，使用部门负责产品质量确实认。但实际操作中公司存在未按规定开展旗量检验的情况。我们发现局部化学物质由于采购前期技建议各物资使用部门在提交物资申购方案时加强对物资技术要求及标准的定义。北东公司华部主绍管给管郭企供缺陷编号

13、流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应术指标定义不明确，造成验收时无标可循.质量检验的缺失，可能导致存在质量问题物资的引入，进而损害公司利益。对于物资采购入库验收的管理，使用部门应制定详细的全检或者抽检制度，安排专业技术人员进行检验确认，及早发现存在质量问题的物资。四、技术进步管理缺陷第号名称子流程缺陷描述修补建议器架？管触回应TE-D1.工程立目前北东公司未就工程管理形成明确的制建议北东公司制北东穆德胜项、评估度，是否立项未得到明确的界定，立项流程定明确的工程立公司企业管和审批也较为模树。可能导致公司各工程开展过程混乱，缺失应有论证审核，资金使用不合理及公司运营的效益低下

14、。项、评估和审批管理制度，明确界定具备立项资格的投资金额和规模，严格管理工程立项的审核审批制度。理局部管领导五、生产冶炼及存货管理缺陷编号名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负责人管理层回应MI-D1.生产冶炼及存故管理生产本钱核算和分析管理目前北东公司在每月进行本钱结算时，将当月领用原矿的开采费用、运输效劳费用、生产员工工资、生产车间耗用的水电费、冶金提炼员工的工资等作为当月生产本钱进行结转。但目前财务部尚未根据开采原厅与领用原矿的比例,对当月的运输效劳费用进行分配建议北东公司采用适当的分配方法将运输效劳费用在完工产品与在产品之间进行分配。北东公司胡晓初资产财务部部长MI-D2严炼存管生冶及货理存货实物管理目前北东公司年度存比盘点由财务部、企业管理部以及仓库管理人质共同开展.但是对于存货盘点过程中所发现的差弁，资产财务部也未安排相关人员进行分析，杳找原因，可能