EXCEL数据库应用.ppt

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1、第3章查询本章学习要点l 查询的功能l 创建选择查询的各种方法l 查询【设计视图】的用法l 查询向导的用法l 条件查询的建立l 参数查询、交叉表查询的创建l 操作查询的创建l SQL查询的创建l 解除Access对查询的阻止 3.1 查询的功能 l 查询就是以数据库表中的数据为数据源，根据给定的条件从指定的表或查询中检索出用户要求的数据，形成一个新的数据集合。查询的结果可以随着数据表中的数据变化而变化。 l 查询还具备以下几项功能。作为创建窗体报表的数据源。用来生成新的数据表。筛选和排序只能对一个数据表进行操作，而利用查询可以对几个数据表一起操作。批量地向数据表中添加、删除或修改数据。 3.1

2、 查询的功能l查询的六大家族为：选择查询生成表查询追加查询更新查询交叉表查询删除查询 3.2 创 建 查 询 l简单选择查询 l交叉表查询 l查找重复项查询 l查找不匹配项查询 l用设计视图创建查询 l查询及字段的属性设置 l设置查询条件 3.2.1 简单选择查询 l利用选择查询，可以实现如下事情。对一个或多个数据表进行检索查询。生成新的查询字段并保存结果。对记录进行总计、计数、平均值以及其他类型的数据计算。3.2.1 简单选择查询l 在“查询示例.accdb”数据库中，以“采购订单”表和“采购订单明细”表作为数据源，建立“采购信息”查询。 第一步：启动Access 2007，打开“查询示例.

3、accdb”数据库。单击【创建】选项卡下【其他】组中的【查询向导】按钮，弹出【新建查询】对话框，如下图所示。 第二步：在对话框中选择【简单查询向导】选项，单击【确定】按钮，弹出【简单查询向导】对话框，如下图所示。 选择相应字段，添加到列表框中。3.2.1 简单选择查询l 在“查询示例.accdb”数据库中，以“采购订单”表和“采购订单明细”表作为数据源，建立“采购信息”查询。 第三步：单击【表/查询】下拉列表框，选择要建立查询的数据源，在本例中我们选择“采购订单”表，然后分别选择“采购订单ID”、“供应商ID”、“付款额”和“运费”字段，单击【添加】按钮，将选中的字段添加到右边的【选定字段】列

4、表框中。 第四步：单击【表/查询】下拉列表框，重新选择“采购订单明细”表，然后分别选择添加“产品ID”、“数量”和“单位成本”字段到【选定字段】中，如下图所示。 第五步：单击【下一步】按钮，弹出如下图所示的对话框。在对话框中选择是采用明细查询还是建立【汇总查询】。本例中我们选择采用明细查询，如下图所示。3.2.1 简单选择查询l 在“查询示例.accdb”数据库中，以“采购订单”表和“采购订单明细”表作为数据源，建立“采购信息”查询。 第六步：单击【下一步】按钮，弹出为查询命名的对话框，输入查询的名称为“采购订单数额查询”。选中【打开查询查看信息】单选按钮，最后单击【完成】按钮，如下图所示。

5、这样，系统就为我们建立了查询，并将查询结果以数据表的形式显示，如下图所示。 3.2.2 交叉表查询 l交叉表查询主要用于显示某一个字段数据的统计值，比如求和、计数、求平均值等。它将数据分组放在查询表中，一组列在数据表的左侧，一组列在数据表的上部。这样可以让用户更容易地看出数据的规律和趋势，更加方便地分析数据。 l关于交叉表的各种操作步骤，我们将在3.3节中作详细介绍。 3.2.3 查找重复项查询 l 查找“采购订单”表中各个供货商的供货信息。 第一步：打开“查询示例.accdb”数据库，单击【创建】选项卡下【其他】组中的【查询向导】按钮，弹出【新建查询】对话框，如下图所示。 第二步：选择【查找

6、重复项查询向导】选项，单击【确定】按钮，弹出【查找重复项查询向导】对话框，如下图所示。 3.2.3 查找重复项查询 l 查找“采购订单”表中各个供货商的供货信息。 第三步：【视图】区域中提供了三种显示方式，即只显示“表”，只显示“查询”和两者都显示。我们选择“表”视图，在下拉列表框中选择“采购订单”表作为查询对象，单击【下一步】按钮，弹出提示用户选择查找目标字段的对话框，如下图所示。 第四步：在【可用字段】列表框中选择“供应商ID”作为要进行查找重复项查询的字段。单击【下一步】按钮，弹出提示用户选择其他显示字段的对话框，如下图所示。 3.2.3 查找重复项查询 l 查找“采购订单”表中各个供货

7、商的供货信息。 第五步：选择“采购订单ID”、“状态ID”、“运费”和“付款额”4个字段作为要显示的其他字段，单击【下一步】按钮，弹出提示用户输入查询名的对话框，输入查询的名称为“查找 采购订单 的重复项”，如下图所示。 第六步：单击【完成】按钮，这样就建立了一个查找重复项的查询，如下图所示。用户可以很直观地查看某一个供货商如“佳佳乐”的所有的采购订单、采购数额和运费等信息。 3.2.4 查找不匹配项查询 以“采购订单”表和“采购订单明细”表中的“采购订单ID”字段为查询条件，建立查找不匹配项查询。由于示例数据库中的所有记录都是相符合的，为了演示的方便，先打开“采购订单明细”表，删除该表中的任

8、意一些记录，以使两者中的数据记录不完全匹配。注意不要删除“采购订单”表中的数据，否则由于两者建立了表关系且设置了实施参照完整性，删除“采购订单”表中记录的同时也会删除“采购订单明细”表中相关的记录。 第一步：打开“查询示例.accdb”数据库，单击【创建】选项卡下【其他】组中的【查询向导】按钮，弹出【新建查询】对话框，如下图所示。 第二步：选择【查找不匹配项查询向导】选项，单击【确定】按钮，弹出【查找不匹配项查询向导】对话框，如下图所示。本例中我们选择“采购订单”表作为查询的数据源，如下图所示。 3.2.4 查找不匹配项查询第三步：单击【下一步】按钮，弹出选择要进行比较的表的对话框，我们选择“

9、采购订单明细”表，如下图所示。 以“采购订单”表和“采购订单明细”表中的“采购订单ID”字段为查询条件，建立查找不匹配项查询。由于示例数据库中的所有记录都是相符合的，为了演示的方便，先打开“采购订单明细”表，删除该表中的任意一些记录，以使两者中的数据记录不完全匹配。注意不要删除“采购订单”表中的数据，否则由于两者建立了表关系且设置了实施参照完整性，删除“采购订单”表中记录的同时也会删除“采购订单明细”表中相关的记录。 第四步：单击【下一步】按钮，弹出选择“对比字段”的对话框。这里的两张对比表就是我们上两步选择的两张表。我们选择两张表的“采购订单ID”作为要进行对比的字段，并按下中间的【对比】符

10、号，如下图所示。 3.2.4 查找不匹配项查询以“采购订单”表和“采购订单明细”表中的“采购订单ID”字段为查询条件，建立查找不匹配项查询。由于示例数据库中的所有记录都是相符合的，为了演示的方便，先打开“采购订单明细”表，删除该表中的任意一些记录，以使两者中的数据记录不完全匹配。注意不要删除“采购订单”表中的数据，否则由于两者建立了表关系且设置了实施参照完整性，删除“采购订单”表中记录的同时也会删除“采购订单明细”表中相关的记录。 第五步：单击【下一步】按钮，弹出提示选择查询结果中要显示的相关字段的对话框，单击【全部选择】按钮，选择所有字段，如下图所示。 第六步：单击【下一步】按钮，弹出提示用

11、户输入查询名的对话框，输入查询的名称为“采购订单与采购订单明细 不匹配”，如下图所示。 3.2.4 查找不匹配项查询以“采购订单”表和“采购订单明细”表中的“采购订单ID”字段为查询条件，建立查找不匹配项查询。由于示例数据库中的所有记录都是相符合的，为了演示的方便，先打开“采购订单明细”表，删除该表中的任意一些记录，以使两者中的数据记录不完全匹配。注意不要删除“采购订单”表中的数据，否则由于两者建立了表关系且设置了实施参照完整性，删除“采购订单”表中记录的同时也会删除“采购订单明细”表中相关的记录。 第七步：单击【完成】按钮，这样就建立了一个查找不匹配项的查询，如下图所示。用户可以看到那些在“

12、采购订单”表中存在，但是在“采购订单明细”表中不存在的记录。 3.2.5 用设计视图创建查询 l 查询的【设计视图】如下图所示。 l 查询设计网格中的各个行的含义分别如下。 字段】：用于选择要进行查询的表中的字段。 【表】：包含选定的字段的表。 【排序】：选择是按升序、降序还是不进行排序显示。 【显示】：控制该字段是否为可显示字段，当在显示行中有小对号时，该字段可以显示，否则表明进行了查询，但是不进行显示。 【条件】：设定查询条件，通过设定查询条件，进行详细的查询。关于条件的详细设置，我们在以后将作进一步介绍。 【或】：逻辑“或”，是用于查询的第二个条件。3.2.5 用设计视图创建查询l 在“

13、查询示例.accdb”数据库中，由“采购订单”表和“采购订单明细”表，建立“采购信息”查询。 第一步：打开“查询示例.accdb”数据库，单击【创建】选项卡下【其他】组中的【查询设计】按钮，弹出【设计视图】和【显示表】对话框，如右上图所示。 第二步：选择要作为查询数据源的表。选中“采购订单”表和“采购订单明细”表作为数据源，单击【添加】按钮，将选定的表添加在查询【设计视图】的上半部分，如下图所示。 3.2.5 用设计视图创建查询l 在“查询示例.accdb”数据库中，由“采购订单”表和“采购订单明细”表，建立“采购信息”查询。 第三步：双击“采购订单”表中的“采购订单ID”字段，或者直接将该字

14、段拖动到【字段】行中，这样就在【表】行中显示了该表的名称“采购订单”，【字段】行中显示了该字段的名称“采购订单ID”，如下图所示。 第四步：和第3步的操作类似，分别将“供应商ID”、“运费”、“付款额”、“产品ID”、“数量”和“单位成本”字段加入【字段】行中，得到的【设计视图】如下图所示。 3.2.5 用设计视图创建查询l 在“查询示例.accdb”数据库中，由“采购订单”表和“采购订单明细”表，建立“采购信息”查询。 第五步：单击工具栏上的【保存】按钮，这时弹出一个【另存为】对话框，输入要取的查询名称“采购信息”，如下图所示。 第六步：单击【确定】按钮，保存该查询。单击【设计】选项卡下【结

15、果】组中的【视图】按钮或者【运行】按钮，则可以看到查询的运行结果，如下图所示。 3.2.5 用设计视图创建查询l 联接属性的设置方法如下。 当添加两个表到【设计视图】中时，两个表中间会有一条联接线。双击该联接线，则将弹出如下图所示的【联接属性】对话框。 3.2.5 用设计视图创建查询l 在【联接属性】对话框中有三个不同的单选按钮，各个按钮选择的查询方式是不同的。 默认的选择为如图所示的第一个选择，【只包含两个表中联接字段相等的行】，也就是只有两个表中都有的“采购订单ID”才能够被查询和显示。如果选择第二个，则查询显示“采购订单”表中的所有记录和“采购订单明细”表中联接字段相等的记录。也就是那些

16、存在于“采购订单”表中的所有记录都将被查询，对于“采购订单明细”中没有的记录，相应的字段将显示为空白；而只存在于“采购订单明细”中的记录则不能够被查询。如果选择第三个，则结果和第二个相反，那些只存在于“采购订单”表中的记录不能够被查询。所有“采购订单明细”表中的记录都将被查询，而不管“采购订单”表中有没有相应的记录。 3.2.6 查询及字段的属性设置 l 利用查询的【属性表】窗格，可以改变查询的默认视图，也可以对查询的排序、筛选、显示最大记录数以及子数据表的名称等进行设置。 在屏幕左边的导航窗格中，右击我们要进行设置的查询，并在右键菜单中选择【设计视图】选项，进入查询的【设计视图】。然后单击【设计】选项卡【显示/隐藏】组中的【属性表】按钮，则弹出【属性表】窗格，如下图所示。 3.2.7 设置查询条件 l 查询条件类似于一种公式，它是可能由引用的字段、运算符和常量组成的字符串。 l 下表列举了几个查询条件的例子。 条 件说 明25 and 50此条件适用于数字字段，它仅查询出这样的记录：该字段中大于25且小于50记录值Not “China”返回该字段不包含China字符串的所有记录Is