EXCEL培训教程.ppt

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1、2007版版EXCEL培训教程培训教程内容提要内容提要 EXCEL基础知识基础知识 常用常用EXCEL函数函数快捷键的使用快捷键的使用EXCEL使用手册使用手册第一章第一章 EXCEL基础知识基础知识v 工作簿（工作簿（Workbook） 工作簿是计算和存储数据的文件，也就是通常意义上的Excel文件。每一个工作簿可由一个或多个工作表组成，在默认的情况下是由3个工作表组成的工作表 工作表工作表(Worksheet） 它是工作簿的一部分，也称作电子报表。Excel 工作界面工作界面建立基本概念建立基本概念公式栏公式栏列号列号名字框名字框行号行号当前单元格当前单元格工作表标签工作表标签工作表工作表

2、工作簿工作簿工作薄工作薄v工作簿窗口工作簿窗口1. 标题栏: 当前编辑的工作簿名。 2. 工作簿: 一般由3张表格组成一个工作簿，最多255张。3. 工作表： 工作的主要对象，由行、列组成的表格。 03版EXCEL:列 A,B.,IV(256)；行 1,2.65536。 07版EXCEL:列 A,B.,XFD( 16384);行 1,2.1048576 列: 64倍 行:16倍4. 单元格：行和列的交叉，表格的最小单位。5. 活动单元格：当前正在操作的单元格，被黑线框住。6. 工作表标签： Sheet1Sheet3，当前活动的白色，其余灰色。7. 标签滚动按钮： 利用标签按钮，切换显示工作表。

3、EXCEL 03版与版与07版对比版对比常见错误信息常见错误信息vExcel的错误信息的错误信息 错误信息错误信息原因原因#！1.公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下公式所产生的结果太长，该单元格容纳不下2.日期或时间格式的单元格中出现负值日期或时间格式的单元格中出现负值#DIV/0!将数字除以零将数字除以零 (0) 或除以不含数值的单元格或除以不含数值的单元格#N/A在函数或公式中没有可用数值时在函数或公式中没有可用数值时#NAME?在公式中出现在公式中出现excel不能识别的文本时不能识别的文本时#NULL!当试图为两个并不交叉的区域指定交叉点时当试图为两个并不交叉的区域指定交叉点时#N

4、UM!当函数或公式中某个数字有问题时当函数或公式中某个数字有问题时#REF!当单元格引用无效时当单元格引用无效时#VALUE!使用错误的参数或运算对象类型使用错误的参数或运算对象类型第二章第二章 EXCEL使用手册使用手册第三章第三章 常用快捷键的使用常用快捷键的使用v (1)插入、删除和复制选中区域 复制选定区域 CTRL+C 粘贴选定区域 CTRL+V 剪切选定区域 CTRL+X 清除选定区域的内容 DELETE 删除选定区域 CTRL+ 连字符 撤消最后一次操作 CTRL+Zv (2).打印 显示“打印”对话框 CTRL+P 显示“打印”预览 CTRL+F2v (3)移动切换单元格、工作

5、表、工作薄 移动到当前数据区域的边缘 CTRL+ 箭头键移动到工作表的开头 CTRL+HOME移动到工作表的最后一个单元格。CTRL+END向下移动一屏 PAGE DOWN 向上移动一屏 PAGE UP向右移动一屏 ALT+PAGE DOWN向左移动一屏 ALT+PAGE UP移动到工作簿中下一个工作表 CTRL+PAGE DOWN移动到工作簿中前一个工作表 CTRL+PAGE UP工作薄间切换 CTRL+TAB插入新工作薄 CTRL+N 重复最后一次操作 CTRL+Y 加入单元格批注 SHIFT+F2向下填充 CTRL+D 向右填充 CTRL+Rv (4)选择单元格、列或行 选定当前单元格周

6、围的区域 CTRL+SHIFT+*（星号） 将选定区域扩展到行首 SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的开始 CTRL+SHIFT+HOME 将选定区域扩展到工作表的最后一个使用的单元格 CTRL+SHIFT+END 选定整个工作表 CTRL+A (5)编辑数据 编辑活动单元格并将插入点放置到线条末尾 F2 编辑活动单元格并清除其中原有的内容BACKSPACE(6)设置单元格格式 显示“单元格格式”对话框 CTRL+1显示“百分比”格式 CTRL+SHIFT+%显示“日期”格式 CTRL+SHIFT+#显示小时和分钟“时间”格式，并标明上午或下午 CTRL+SHIFT+应用具有千位分隔

7、符且负数用负号 (-) 表示 CTRL+SHIFT+!应用或取消字体加粗格式 CTRL+B应用或取消字体倾斜格式 CTRL+I应用或取消下划线格式 CTRL+U隐藏行 CTRL+9取消隐藏行 CTRL+SHIFT+9隐藏列 CTRL+0（零）取消隐藏列 CTRL+SHIFT+0第四章第四章 EXCEL常用函数常用函数v EXCEL 函数简介函数简介 Excel的数据处理功能在现有的文字处理软件中可以说是独占鳌头，几乎没有什么软件能够与它匹敌。函数作为Excel处理数据的一个最重要手段，功能是十分强大的，在生活和工作实践中可以有多种应用，您甚至可以用Excel来设计复杂的统计管理表格或者小型的数

8、据库系统。v 什么是函数什么是函数 Excel函数其实是一些预定义的公式，它们使用一些称为参数的特定数值按特定的顺序或结构进行计算。用户可以直接用它们对某个区域内的数值进行一系列运算，如分析和处理日期值和时间值、确定单元格中的数据类型、计算平均值、排序显示和运算文本数据等等。v 什么是参数什么是参数 参数可以是数字、文本、形如 TRUE 或 FALSE 的逻辑值、数组、形如 #N/A 的错误值或单元格引用。给定的参数必须能产生有效的值。参数也可以是常量、公式或其它函数。EXCEL公式认识公式认识v创建公式创建公式 公式特定符号公式特定符号区域范围引用区域范围引用单元格地址单元格地址数值型常量数

9、值型常量Excel函数函数运算操作符号运算操作符号 函数按功能分为以下几种类型：函数按功能分为以下几种类型：8 统计函数（比如，统计函数（比如， AVERAGEAVERAGE、COUNTIFCOUNTIF）8 逻辑函数（比如，逻辑函数（比如， IFIF）8 财务函数（比如，财务函数（比如， PMTPMT）8 日期和时间函数（比如，日期和时间函数（比如， TODAYTODAY）8 数据库函数（比如，数据库函数（比如， DCOUNTDCOUNT）8 查找与引用函数（比如，查找与引用函数（比如， VLOOKUPVLOOKUP）8 文本函数（比如，文本函数（比如， CONCATENATCONCATEN

10、AT）8 信息函数（比如，信息函数（比如， ISBLANKISBLANK）8数学与三角函数（比如，数学与三角函数（比如，SUMSUM、 SUM IFSUM IF） 相对引用、绝对引用和混合引用区别相对引用、绝对引用和混合引用区别v 具体情况举例说明：具体情况举例说明： 1、相对引用，复制公式时地址跟着发生变化，如C1单元格有公式：=A1+B1 当将公式复制到C2单元格时变为：=A2+B2 当将公式复制到D1单元格时变为：=B1+C1 2、绝对引用，复制公式时地址不会跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A$1+$B$1 当将公式复制到C2单元格时仍为：=$A$1+$B$1 当将公式复制到D1单

11、元格时仍为：=$A$1+$B$1 3、混合引用，复制公式时地址的部分内容跟着发生变化，如C1单元格有公式：=$A1+B$1 当将公式复制到C2单元格时变为：=$A2+B$1 当将公式复制到D1单元格时变为：=$A1+C$1逻辑函数逻辑函数v 逻辑函数-使用逻辑函数可以进行真假值判断，或者进行复合检验（1）AND函数 所有参数的逻辑值为真时返回 TRUE；只要一个参数的逻辑值为假即返回 FALSE。简言之，就是当AND的参数全部满足某一条件时，返回结果为TRUE，否则为FALSE（2）OR函数 OR函数指在其参数组中，任何一个参数逻辑值为 TRUE，即返回 TRUE。它与AND函数的区别在于，A

12、ND函数要求所有函数逻辑值均为真，结果方为真。而OR函数仅需其中任何一个为真即可为真。v （3）IF函数1.说明：IF函数用于执行真假值判断后，根据逻辑测试的真假值返回不同的结果，因此If函数也称之为条件函数。它的应用很广泛，可以使用函数 IF 对数值和公式进行条件检测。 2.多层嵌套函数的应用文本函数文本函数v 文本函数-通过文本函数，可以在公式中处理文字串。 （1）大小写转换LOWER-将一个文字串中的所有大写字母转换为小写字母。UPPER-将文本转换成大写形式。PROPER-将文字串的首字母及任何非字母字符之后的首字母转换成大写。将其余的字母转换成小写。v （2）取出字符串中的部分字符

13、用Mid、Left、Right等函数从长字符串内获取一部分字符。v （3）去除字符串的空白 在字符串形态中，空白也是一个有效的字符，但是如果字符串中出现空白字符时，容易在判断或对比数据是发生错误，在Excel中您可以使用Trim函数清除字符串中的空白。语法形式为：TRIM(text)其中Text为需要清除其中空格的文本。v （4）字符串的比较 在数据表中经常会比对不同的字符串，此时您可以使用EXACT函数来比较两个字符串是否相同。该函数测试两个字符串是否完全相同。如果它们完全相同，则返回 TRUE；否则，返回 FALSE （5）其它常用文本函数 CHAR:可将其他类型计算机文件中的代码转换为字

14、符。 CODE:返回的代码对应于计算机当前使用的字符集。 CONCATENATE 将若干文字串合并到一个文字串中。 以及SUBSTITUTE、DOLLAR&RMB、FIND（SEARCH）、TEXT. 日期函数日期函数v （1）取出当前系统时间取出当前系统时间/日期信息日期信息 用于取出当前系统时间/日期信息的函数主要有NOW、TODAY。v （2）取得日期取得日期/时间的部分字段值时间的部分字段值 如果需要单独的年份、月份、日数或小时的数据时，可以使用HOUR、DAY、MONTH、YEAR函数直接从日期/时间中取出需要的数据v （3）计算两个日期之间的天数、月数或年数之差（计算两个日期之间的天数、月数或年数之差（DATEDIF）查找应用函数查找应用函数v 查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用。常用函数COLUMN、 ROW、 VLOOKUP、SUMIF（）统计函数统计函数v (1).求数据集的满足不同要求的数值的函数 最大值MAX与最小值MIN 求数据集中的中位数MEDIAN 求数据集中出现频率最多的数MODE (2).求参数的算术平均值函数AVERAGE (3).用于求单元格个数的统计函数COUNT (4).用来排位的函数RANK (5).统计未被隐藏的单元格数据SUBSTOTAL