优秀秘书与行政助理培训课件.docx

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1、专业秘书与行政助理培训课程支配（一）行政文秘人员角色认知（二）办公室日常工作技巧（三）拉进关系的谈话技巧（四）与上司沟通的技巧（五）公务接待的技巧（六）行政文秘人员的职业形象专业秘书与行政助理培训（一）行政人员的角色认知你适合做行政人员吗？什么样的人适合做行政人员？个人条件什么样的人适合做行政人员？特性要求自信热忱谨慎机灵守时听从自制勤快爱好品质要求行政人员需具备的实力办事实力沟通实力行政人员需具备的实力（一办事实力操作实力写作实力阅读概括实力编辑校对实力统计分析实力行政人员的角色扮演角色扮演图胜利行政人员的“七”高综合素养高权大责高薪水高劝服的本事高发展愿望和前景高道德水平高成就感高专业秘书

2、与行政助理发展培训（二）行政人员的BStyIe=co1.or:I）IaCk;background-CO1.of66办公室事务行政人员的日常工作行政人员日常工作的三大特征多样性与系统性的统一协助性与主动性的统一原则性与敏捷性的统一行政人员日常工作Bsty1.e=COIor:b1.ack;background-Co1.Or*ffff66办公室/B环境布置邮件的收发与传阅妥当支配约会Bsty1.e三,co1.or:b1ack;background-coIor:#ffff66办公室布置的原则依据现在会议室的布置，请点评Bsty1.e=COIor:b1.ack;background-CO1.or:#ff

3、ff66办公室布置的优、缺点办公室布置的原则（一）整齐清洁、采光良好：走道上不要放置有碍行走的物品；办公桌椅柜架的排列应采纳直线对称式；运用同一规格的档案柜、高度一样，增进美观；将电脑、传真机、复印机等大件办公设备，安置在个区域内，便于电源接线、管理和保养。办公室布置的原则（二）BStyIe=co1.or:b1.ack;background-CoIor*ffff66办公室的百叶窗应调整保持一个角度。室内照明灯光应统一。空调温度应保持在20-25度之间，湿度应保持在50%；BStyIe=co1.or:b1.ack;background-co1.or:#ffff66办公室的地毯、桌面、桌椅应保持一

4、种色调的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物；办公桌和办公区域要保持清洁。创建满足的工作场所办公家具规格统办公桌色调统办公设备区域统一仃叶窗角度统一照明灯光线统一创建满足的工作场所不准错误运用不准不懂乱修不准无理由乱拿不准破坏设备整齐不准长期占用办公用品的选购原则满足工作要求提高工作效率节约人工费用树立企业公众形象邮件收发与传阅留意事项收信件细微环节上司或同事的私人信件原封送交：“误拆”应马上封口、签名、致歉；裁开或剪开封口，保持信件完整；检查信封内有无单据或名片，避开遗漏：如有必要，可以登记信封的信息案例探讨这位行政人员/员工的工作应当如何改善？强化档案管理强化”文

5、档一体化”意识把文秘工作与档案管理工作从组织制度到具体程序真正的交融在起。强化“全过程管理”工作意识“公文格式、行文规则、收发程序、公文管理要求、公文归档细微环节”参考国家档案法、格式、方法等法规。强化“文书部门立卷”工作公文立卷归档是文秘工作的最终环节，却是档案管理工作的起先环节，是真正的连接点。妥当支配上司的约会约会支配的原则支配约会须要留意的细微环节支配上司约会的原则协作上司的时辰表辨别轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会妥当支配匕司的约会案例：1、2请指出这位行政人员在支配上司约会时体现了哪些原则？支配约会须要留意的细微环节（一）有些时间不宜支配约会出差回来当天周末或假日接近下班支配约会须

6、要留意的细微环节（二）下班前将其次天的约会事项填进小k片，一张交给上司，i张交给司机，张自己保存。支配约会须要留意的细微环节（三）支配约会须要留意的细微环节（四）依据须要，记录会面内容；保留会见人联系资料，以便万一取消或是更动时间可刚好通知对方：随时提示自己的上司准时赴约；每天上班之前请上司核对他的日程表。案例评论这位行政人员的做法说明白行政工作的什么特性？平安与保密工作主动防范突出重点有保有放内外有别有效的信息收集经济信息科技信息政治信息社会信息生活信息行政人员的Bsty1.e三,co1.or:b1ack;background-coIor:#ffff66办公室事务让我们欢乐地工作、欢乐地生活

7、！专业秘书与行政助理发展训练（三）工作语言“规范”沟通不非议国家国政不涉及国家或行业隐私不评论交往对象的内部事务“上海人抠门”不争论同事领导不涉及格调不高的话题不涉及私人问题“私人问题五不问”工作语言“规范”沟通不问年纪“你多大了？”（接近退休和白领丽人）不问收入“你一个月挣多少？”不问健康“贷款不问经验“学历？”不问婚否“国际惯例”工作语言“规范”沟通请教对方擅长的话题（你也在行）“贝多芬与裴多菲”格调高雅的话题哲学、历史、地理、艺术、建筑、风土人情轻松开心的话题电影、电视、流行时尚、体育竞赛、烹饪小吃、天气状态（闲聊！）工作语言“规范”沟通行政职务技术职称行业称呼时尚称呼工作语言“文明”沟

8、通接待三声来有迎声问有答声去有送声用别人喜爱听的句式来说话同事：“这台复印机的质量太差了，才买回来几天就不能用了，你们秘书是不是专买不合格产品阿？”行政人员：“我特别理解你的心情！假如我是你我也会这么想，让我们一起来看看，有什么方法能够补救吧J专业秘书与行政助理发展训练（四）来自上司的沟通障碍习惯于单向沟通没有时间对下级不信任来自上司的沟通障碍与上司沟通的四种形式接受指示汇报商讨问题表示不同看法案例角色扮演与上司沟通一一接受指示突然指示不明确是商议问题还是解决问题没有很好的倾听单向与上司沟通一一汇报动身点的差异评价的差异表达的差异信息的差异与上司沟通一一汇报的技巧精简忌讳“渲染有针对性忌讳”漫

9、无边际“从上司的角度来看问题敬重上司，不要争论“争论须要三个阶段”补充事实“上司的评价是一种反馈”与上司沟通一一商讨问题商讨问题的原则与上司沟通一一表示不同看法遵循的原则与上司沟通的留意事项（一）全天最佳时机：上午或下午刚上班时选择领导空闲或心情较好时开会时主动发言有些小事可以随时打招呼有些事可以私下里谈与上司沟通的留意事项（二）久久不挤眼盯着你看：他想知道更多，接着友好、坦率，间或眨挤眼睛：对你评价高，想激励你不抬头，不看人：不良征兆，轻视，走为上向室内注视，并时常微微点头：糟糕信号，领导希望员工完全听从眼睛眨个不停：对谈话内容有疑问，稍停,给他发问的机会双手叉腰，肘弯向外撑：好发吩咐者，听

10、从，避开争论身体靠向椅子，手放脑后:松、自负，须要得到赞许两食指并放于嘴边，其他交叉已确定拒绝你常常用手摩擦脸皮正在思索，可以稍做停顿轻轻搔鼻或耳后颈对谈话的内容怀疑或不确定，供应更具体的论据不同上司的沟通方法强硬的看法充溢竞争心态要求卜.属马上听从实际、果决、求胜对琐事不感爱好简明扼要干脆利索不拖泥带水不旁敲侧击敬重他的权威仔细对待他的吩咐赞扬他的成就不同上司的沟通方法擅长交际喜爱互动沟通喜爱被赞扬凡事喜爱参与不同上司的沟通方法讲究逻辑不喜爱感情用事为人处事自有标准追究事情的来龙去脉理性思索缺乏想象力方法论的最佳实践者专业秘书与行政助理发展训练（五）行政接待的技巧行政会见技巧行政介绍的技巧运

11、用名片的技巧行政迎送的技巧行政会见一一自我介绍三要素先递名片再介绍作用：索要名片加深印象节约时间宣扬自己行政会见技巧情景扮演A任务:在展销会上向客户介绍自己的同事B任务：完成当客户到公司访问时的介绍抽签确定每组所完成的任务行政会见一一介绍别人的技巧介绍别人时的原则介绍人不同显示接待规格不同介绍时多供应一些相关的个人资料介绍时记住加上头衔按介绍的依次技巧进行行政会见一一介绍别人的依次技巧问题：你带客户到公司参观，你先介绍谁？把职位低者介绍给职位高者把晚辈介绍给长辈把公司同事介绍给客户把非官方人士介绍给官方人士把本国同事介绍给外籍同事把男士介绍给女士行政会见技巧实战演练主动与另一个组的同事握手，感

12、受握手传递的信息专业握手技巧的要领与禁忌要领：伸手尊者居前来时主子，走时客人力度两公斤，时间5秒行政会见一一递送名片的原则做好递交前的打算驾驭递送场合和时机应双手拿名片的上方，字体正对客户递过去递送依次：由尊而卑、由近而远、顺时针行政会见一一轿车“上座”技巧社交场合上座公务接待上座V1.P上座行政接待技巧Bsty1.e=co1.or:b1.ack;background-co1.or:#ffff66办公室B接待接待不速之客接待重要来宾行政接待一一日常接待技巧对待客人留意事项：要做自我介绍妥当支配客人等候奉茶、报纸、资料回避客人打电话行政接待一一日常接待技巧行政接待一一接待不速之客技巧分流亲朋好友

13、不须要上司亲自解决的问题了解清晰来意婉言拒绝行政会见一一商务迎接原则明确来访者的身份和地位确定接待规格和档次接待人与客人身份相当正规的接待场合着行政装遵循提前达到的原则行政会见一一商务送别原则依据来宾身份和迎接规格确定送别规格主要恭候人员都应参与送别来宾系贵宾，应实行特地的欢送仪式待来宾在视野里消逝后，方可离去行政会见一一接待的依次技巧引导客人上楼的依次行进依次乘坐电梯的依次无人驾驶：接待人员先进后出有人驾驶：客人先进先出行政会见一一商务接待的座次技巧“面门为上、以右为上、离远为上”行政会见一一商务淡判的座次技巧竖桌式主方客方行政签约座次技巧客方随员席主方随员席横桌式专业秘书与行政助理发展训练

14、（六）行政人员的职业形象外在形象的重:要性问题：人的印象的形成包含哪几部分？所占的百分比？服饰的重要性服饰所传递的信息“社会地位、特性、职业、收入、教养、品位、发展前途”服饰的功能“无声的自我展示和表现成就的工具”“服装建立一个人，不修边幅的人在社会上是没有影响力的”马克.吐温行政人员着装的四大原则符合身份避短扬长遵守惯例区分场合行政人员着装六大禁忌过分杂乱“歪戴帽子斜穿衣”过分明丽“拒绝明丽”过分暴露“女士不穿无袖装”过分透视“男士拒绝薄衬衫”过分短小“静止或动态时，内衣与外衣的协调”过分紧身“使援者憔悴，胖者更胖”行政人员着装的场合及要求公务场合：庄重保守办公室.行政会面、谈判、庆典、公关

15、活动制服、（深蓝色）西装套装、（深色西装套裙社交场合：时尚特性宴会、舞会、音乐会、聚会、拜会时装、礼服、民族服装(中山装、唐装)禁穿：制服、套装女性行政人员的形象要求与环境、身份、体形相协调简洁大方，拒华丽或性感避开装扮纯洁或学生味女性行政人员的场合着装max.book1.18：时间T(time)、地点P(p1.ace)、场合0(occasion)行政装：肃穆行政场合：正式深色职业套裙、制式皮鞋、盘发上班装：具时尚感的职业套装，盘发或束发社交场合：鸡尾酒会、行政酒会装：一般开领三分袖连衣裙，裙长从及膝至长裙不等小型时尚晚会、音乐会：无袖或无领连衣裙，不过分强调露背或露肩，裙长同上大型时尚晚会、宴会：大开领、充分