041.万x百货(连锁)股份有限公司行政档案管理规章制度(DOC 31页).docx

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1、万千百货档案管理制度第一章总则1 .为规范万千百货档案管理工作，根据中华人民共和国档案法，结合万千百货实际情况制定本制度。2 .本制度所指的档案，是指万千百货在经营管理活动及建设过程中直接形成的，对公司有保存价值的各种文书档案、实物档案、声像档案、会计档案、人物全宗等历史记录。3 .公司全体协工要树立档案意识。对规定应当立卷归档的文件材料，必须按期向档案管理人员移交，集中管理，任何人不得据为己有或者拒绝归档。第二章管理职责1 .万千百货实行统一领导、桀中与分级管理相结合的档案管理模式,总部行政部为万千百货档案管理机构，负於管理总部各部门按规定移交的档案，并对各地公司档案管理工作进行监督指导和考

2、评。2 .总部行政部履行下列职贡：2.1 根据国家有关法律法规，结合万达集团要求和万千百货实际情况，建立健全档案工作制度和具体实施细则：2.2 2负五万千百货归档范围内档案的收集、整理保管工作：2.3 监督、指导各地公司档案管理工作：2.4开展档案统计工作：2.5组织档案鉴定和销毁工作：2.6开展档案管理员培训。3 .百货总部和各地公司应确定一名公司领导分管档案工作，把档案工作列入工作计划和管理程序，纳入到各部门的职贡范围和有关人员的岗位职责中，依据万千百货档案制度确定的原则建立健全本公司档案制度，明确档案工作主管部门，配备档案管理人员具体负贡档案管理工作，统一管理本公司档案并按规定移交。4

3、.百货总部行政部设立专职档案管理员，负责总部档案的收集、整理和保管工作，监督、指导总部各中心、部门及各地公司档案管理工作，统计、收缴移交档案并做好百觉系统档案编目整理工作。5 .百货总部各部门及各地公司行政部配备兼职档案管理员具体负责本部门/公司档案的收集、推理工作，并按规定向总部行政部移交档案资料。6 .原则上各级档案管理员为本部门助理，财务部为财务经理，人力资源部为薪酬经理。档案管理人员应保持相对稳定，如有变更应在5个工作日内以OA形式向百货总部行政部报Sh7.档案管理员职责：7. 1贯彻执行万千百货档案制度，建立健全本部门/公司档案工作实施细则，做好档案的接收、借阅登记手续：8. 2熟悉

4、本部门/公司文件材料归档范围和保管期限，做好本部门/公司文件材料的收集、整理和立卷归档工作，确保部门/公司文件材料的齐全、完整、准确：9. 3负员对本部门/公司各类电子文件进行整理、著录，建立本部门/公司的电子文件档案库；随时做好电子文件备份工作：10. 根据本部门/公司不同门类文件材料的特征，对立卷归档的纸质文件正确分类，合理组卷，准确编写件号，清筵填写卷内目录和品考表；11. 5做好档案统计工作，主动接受业务指导和督促检查，按规定时间向百货总部行政部上报档案统计报表和移交档案：12. 6负责本部门/公司档案信息系统的管理和维护工作。第三章档案构成1 .凡是反映公司主要经营管理活动和基本历史

5、面貌的，对公司工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料：公司工作活动中形成的在维护公司权益等方面具有凭证价值的文件材料：及其它对公司工作具有杳考价值的文件材料均应作为档案保存。2 .文书档案：是公司在职能活动中形成的具有保存价值的各类文件及接收的外部文件，包括行政管理类、经营管理类、计财管理类、人事劳资类、策划宣传类、法律工作类等。3 .实物档案：是指公司在成长、发展过程中形成的，能够反映本公司的各项工作成绩和历史面貌的奖章、奖杯、奖状等实物材料。4 .声像档案：是指公司在成长、发展过程中直接形成的能妨反映本公司历史面貌的以感光、磁性材料为我体，以声音、图像形式为反映方式，具有保存价值的

6、磁带、照片、VCD等。5 .会计档案：是指公司在日常经营管理过程中形成的会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计核算材料及清单、交接手续等。6 .人物全宗：公司主要领导人和榜样职员的生活经历、工作业绩等。7 .归档的文书包括：6.1公司与有关胞位的来往信件、各种协议书、合同等：6.2公司会议原始记录、纪要和决定（包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度）；6. 3公司制订的计划、统计、预决算、工作总结：6.4公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要；6.5公司对外交流的来往文件、协议、报告和会谈纪要等文件材料：6.6公司各部门的发文：6.7其他具有保存价

7、值的文件材料，重要的工作经脸材料：6.8外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。第四章归档要求1 .应当归档的文件材料由具体承办人负贵积累，办理完毕后应在3个工作日内向所在部门档案管理员移交。移交时需填写E档案交接单（附件2）。2 .文也结案后，原稿由行政部归档，经办部门根据实际需要留存影本：如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，但应经行政部同意后妥善保存，行政部以影本归档.3 .凡以百货总部名义对外若署的或大商务谈判（协商）形成的合同、协议、遨向书、备忘录、信函等法律文件，应在文件签署后5个工作日内向总部行政部报送一份原件。4 .各部门经营管理工作中形成的综合类档案应在办理完毕后的第二年2月

8、I日前整理立卷，向本公司行政部移交。5 .外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接收后即时登记,安装调试后归档。6 .特种载体档案可随时归档。7 .会计档案由公司财务部负货保管。8 .人事档案由公司人力资源部负责保管。9 .对已归档文件进行变更、修改、补充的、公司产权变动过程中形成的文件材料应随时归档。10 .员工调离职时，应将手中所有文件材料整理好后移交本部门或公司档案管理员，在办理档案移交手续后方可办理调密职手续。11 .专业性较强或需要保密的档案，经公司主管档案工作副总经理同意，可以延长向档案室移交的期限：由保管条件恶劣可能导致档案不安全或者严重损毁时，可以提前移交。12 .归档的文件材料般

9、式份，重要的、利用频繁的和有专门需要的可适当增加份数“13 .归档的文件材料应齐全完整，遵循我形成规律加以系统整理，按归档范围及保管期限分类组卷，并编制卷内文件目录。14 .各部门/公司档案管理历应检查本部门/公司归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制档案移交清册（附件3）,由主管档案工作领导签字核准后向百货总部行政部移交。重要项目的文件材料移交时应编写归档说明。档案人员接收时应全面检查归档文件材料的质量。15 .各地公司应在每年3月1日前完成上一年度的文件资料整理归档，编制档案移交清册,并移交总部行政部。16 .交接双方应认页核对移交清册，并履行签字手续，移交清册一式两份，双方各

10、留一份以备铿考。档案移交消册及卷内目录应同时报送电子表格形式的文件备直。第五章类Ii的设置与标识1 .一级类目的设置与标识一级类目是万千百货档案实体分类的最高乂位.根据档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定五个一级类目。其名称、标识符号和主要内容如卜.：综合档案、业务档案、合同档案、会计档案和特种载体档案，共五类.一级类目的标识采用英文字母表示，如“A”为“综合档案”的标识。2 .二级类目的设置与标识二级类目的设置，依据每一个一级类目的内容特点,分别按职能、问题、项目等设置。2.1 综合类档案的二级类目按部门职能设置：2.2 2业务类档案的二级类目按部门职能设置：2.3 合同类档案的

11、二级类目按项FI设置：2.4 财分类档案的二级类目按帐簿、凭证、报告、其他分别设置：2.5 5特种载体档案的二级类目按数体形式设置，二级类目的标识采用汉字缩写字母表示，如：“XZ”即Xingzhengw（行政）的简称。3 .三、四级类目的设置和标识根据实际需要设巴三级类目，三级类目是在二级类目设置的基础上，对二级类目的细划分。4 .档号的编制4.1 万千百货的档号由三部分组成，即：类H号+年度号+案卷号。4.2 类目号：类目号是档案实体分类的类目代号。4.3 年度号：年度号由四位阿拉伯数字组成，如“2008”即“2008年度”。4.4 案卷号：即案卷顺序号，用阿拉伯数字标识（1.-n）,不编虚

12、位。万千百货各类档案类目根据实际情况分别划分到二级或三级。4.5 档案标识：采用汉字、英文字母、汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。为了避免重号，便于区分、查找和计算机检索，二级类目和三级类目,三级类目和四级类目之间采用符号间隔。类目与案卷号（实物编号）之间采用符号“一”连接。三级类目的标识，一般采用阿拉伯数字“双位制”.如“以公司名义制发的文件”为“11”，其余三级类目依次为12,13,99,但10,20等带“0”的数字不用。4.6档号模式综合类行政部会议文件档号模式示例：类目号（一、三级类目）+年度号+案卷号-XZ.19-2008-1I案卷号年度号三级类目（会议文件）二级类目（行政部）

13、一级类目（综合类）5 .档案实体排架：采用年代一一级类目横向排架。6 .万千百货档案分类主表一级类目二级类目代号类目名称代号类目名称A综合档案ZB总经办RZ人力资源部XZ行政部XX信息部CJ筹建管理部CB成本管理部GC工程物管部AQ安全监督部B业务档案YY营运中心ZS招商中心C合同档案SJ设计合同GC工程合同XS销隹合同Z1.租赁合同QT其它合同D财务档案ZB球簿PZ凭证BG报告QT其它E特种载体档案SW实物ZP照片1.Y录音带1.X录像带GP光盘QT其它7.三级类目及保管期限A-ZB综合档案总经办11以公司名义制发的文件永久12以公司名义对外签署的重大商务谈判（协商）形成的合同、协议、意向书

14、、备忘录、信函等法律文件13总经理签批的文件A-RZ综合档案人力资源部11公司庆典资料永久12投诉材料13以人力资源部名义制发的文件14薪解档案15员工资料16考核档案17培训资料五年18简历笑试资料一年AXZ综合档案行政部11公司设立、变更、年检等工商相关文件永久1220年（含）以上有效或未注明有效期的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料13公司年度工作总结、计划、报告14公司制订的规章制度15档案借阅、移交、销毁清册16以行政部名义制发的文件1720年以下有效的许可证、执照、资质证、资格证等的审批、管理文件材料18用印留存资料19会议文件五年21外部往来信函22固定资产台帐、盘点报告、报废清册23低值易耗品及办公用品台帐一年A-XX综合档案信息部11软件开发操作手册永久12信息化建设培训资料、用户使用手册、系统维护手册等五年13信息化管理制度A-CJ综合档案筹建管理部11规划板块的文件永久12施工现场交底图13施工阶段变更图14筹建板块的文件五年ACB综合档案成本管理部11招投标文件永久12合格供方库资料13非中标单位投标文件一年A-GC综合档案工程物管部11施工现场交底图永久12施工阶段变更图13相关调改文件14工程进度表一年AQ综合档案安全监督部