工程采购管理流程.docx

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1、选购管理流程鉴于本公司组织架构，特制定以下选购岗位职责及选购管理流程。1、公司组织构架图总经理财务部行采部市场部工程部会人采出市技工商事购场术程务行人人部部助计政员纳员理2、选购的岗位职责2i项目售前阶段：帮助售前工程师的工作，依据售前工程师供应设备材料需求单中要求的品牌型号、技术参数等要求，询问比较厂家的售后服务实力、价格和厂家的口碑等因素，和售前工程师共同选定所需的产品品牌。2.2项目进行中：与工程部项目经理核实，确定项目材料设备的型号、规格、数量、到货时间、避开出错，按需选购,刚好到货。12.3熟识产品的市场行情，坚持选购时货比三家，比质量比价格，择优选择，多渠道选购，询价比价的审核单上

2、交经理，依据最终确认的报价单来购买。2.4会同会计将选购成本、付款金额、付款时间、票据确认后，再确定设备材料的到货时间通知项目经理适时支配施工，合理选购。2.5依据批审看法，组织选购，签订购货合同，跟踪到货状况。2.6到货后要刚好通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备出入库登记，共同把好质量关、数量关。设备到公司后选购、库管、技术核实办理入库手续，项目经理凭选购申请单到库管处办理出库手续，清点设备后，选购再支配送货人员将设备送至项目现场最终将出、入库单移交至会计。设备干脆到货现场，由项目经理当场清点后验收，无问题签收厂家送货单，回公司后将签收单报库管，库管比照购销合同无疑问办理出入库管理

3、，项目经理签字确认，最终交会计审核。如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。2.7设备材料验收入库后给供应商付款：付款申请通过审核后报会计部门给供应商付款。有账期的供应商，应将账期内的货款整理清晰与会计核对无出入，由会计、经理签字确认后给供应商付款（收到相应票据后交由会计保管），避开重复、错误付款，票据和款额统一。2.8设备退、换货：若设备质量或是型号、数量，不符合要求要刚好联系供应商退换货，2再选择其他的供应商供货。次货、错误的型号的设备不得入库刚好退换，以免贻误工期。2.9设备刚好售后，尽早将有问题的设备刚好发回厂家返修到项目上。遇到技术性问题尽早与现场项目经理或是技术

4、联系，协作项目经理尽快完成售后。2.10负责供应商的开发，了解材料设备的实际状况，早知道早处理。2.11在原始选购申请单登记供应商的地址及联系电话，便于售后修理、今后的比价及监督。2.12加强材料设备的档案管理，做好设备信息情报工作，建立坚固牢靠的供应网络。2.13选购原始资料按项目定期整理分类归档。214项目资料的归档整理，使其档案完整、有序。2.15做好每周一小结，每月一总结，每年一审核。3、选购管理流程为了加大市场拓展力度，深化挖掘客户需求和加强市场人员、技术人员及相关部门的团队协同作战实力，本公司现采纳以项目管理为主体的经营模式，制定各部门之间的岗位职责，从而制定以下与项目选购有关的管

5、理流程。3.1选购与售前工程师之间的连接3.1.1售前的工作人员在做技术方案或招投标文件时，应将项目所需物品的要求，如品牌、规格、型号、参数、外观、数量等要求交予选购。3.1.2选购通过多处询价（三家以上），在符合其要求，能免费协作调试，有优良售后修理的状况下，选择价位最低的厂家和供货渠道，将其报备。3313选购将报备后的设备清单一式两份，一份留档，一份交予售前人员。3.2选购与工程项目经理的连接321项目正式立项后，项目经理依据项目合同或项目深化设计方案中的需求，首先向仓库申请所需物料，如有库存先扣除库存，并将库存中的物料从仓管员处领出堆放一边标示清晰，然后将扣除库存后的所需设备制作成选购申

6、请单，提交总经理签字后交予选购C3.22其中，完整的选购申请单包含：A.申购的部门;B.申购物品所属项目；C.申购的用途；D.申购物品的品名；E.申购物品的数量；F.申购物品的规格；G申购物品需求时间；H.申购如有特别需求填写在备注一栏；I.申购填写人及所在部门；J.公司总经理审核C选购申请单依据要素填写完整，清晰，由公司领导审核批准后报选购。如选购申请单上面的物资参数或者品牌有任何更改，需项目经理对更改的品牌产品进行选择测试后确认最终的品牌型号参数，后以书面形式由公司领导签字后报选购部。3.2.3选购在接到选购申请单时应检查申购单是否依据规定填写完整、清晰、检查申购单是否经过领导审批。接受选

7、购申请单时应遵循无支配不选购、名称规格等不完整不清晰不选购、库存已超储积压的物资不选购的原则。通知仓库管理人员核查申购物资是否有库存。对于不符合规定和撤销的选购申请单物资应刚好通知申购部门。33选购过程中的一些规定3.3.1项目经理应当做好项目的支配，合理支配工程所需设备的到货时间节点，应当削成设备的选购次数，做到所需材料物品能一次选购到位。原则上，每个项目最多支配344次的选购和发货的工作。设备的选购申请单应提前10个工作日交给选购人员。项目经理应尽量做好项目的支配性，从而为选购人员有支配的工作创建条件。如项目经理常常出现无支配性的选购申请，对选购部门增加了较大的选购工作量，将纳入到对项目经

8、理的实力考核，并计入作为增加的成本计入项目费用中。3.3.2选购人员应在收到确定的选购申请单后2个工作日内将物品的到货时间反馈给选购申请人，并对不能按要求时间到货的物品进行说明，使选购申请人对工程进度刚好做出相应调整；选购人员对于工程物品工作会同财务部制定选购支配和付款支配。财务合理支配资金出入，保障项目正常运转；如因付款支配或其他因素阻碍了既定交货时间，选购人员也要第一时间通知项目经理。3.3.3询价请仔细批阅申购单的品名、规格、数量、名称、单位，了解技术要求，遇到问题应刚好与申购部门沟通。属于相同类型或属性近似的产品应当整理归类集中选购；对于紧急申购项目应优先处理；全部选购项目上必需向生产

9、厂家或服务商干脆询价，原则能不通过其代理或各种中价机构询价。选购所开发的供应商应具有肯定资质和实力，具有提高或完成我公司所需物资和项目的实力。在询价时遇到特别状况应书面报请公司领导批示。3.3.4对于零散物品或材料类物品，须要去市场询价选购的事务，应将上述物品的需求集中处理，合并选购，原则上每周最多去一次。3.3.5比价，议价：1.对供应商的供应实力，交货时间及产品或服务质量进行确认.；2.对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价的综合条5件更加突出。3.收到各供应商报价后应向公司领导汇报状况，设定议价目标或志向中的价格4.重要项目应通过肯定的方法对于目标单位的实力

10、，资质进行验证和审查，通过进行实地考察，了解供应商的各方面实力。5.参考目标或志向价格与各供应商进行价格及条件的进一步谈判。336比价，议价结果汇总：1.比价，议价汇总前应汇报公司相关领导，征得周意后方可汇总。2.比价，议价结果未通过公司领导审核，应进行修改或重新处理。33.7汇总后形成供应商最终确认的报价单于总经理签字后，方可签订购销合同。3.4合同的签订及其规定合同是当事人或当事双方之间设立，变更，最终民事关系的协议，依法成立的合同，受法律爱护，广义合周指全部法律部门中确定权利，义务关系的协议。4、合同4.1合同正文应包含的要素4.1.1合同名称，合同编号，签订地点4.1.2选购物品名称，

11、规格，数量，单价，总价及合同总额4.1.3包装要求4.1.4合同总额应含税，含运达公司的总价，特别状况应说明4.1.5质量要求及规范4.1.6要求交货日期4.1.7付款方式64.1.8违约责任和解决纠纷的方法。4.1.9双方公司信息4.2合同签订及其规定4.2.1如涉及到技术问题及公司机密的留意保密责任。4.2.2遇货物订购数量较多且价格较大或难清点的状况时务必请厂商派代表来现场帮助清点。4.2.3质保期肯定要明确从什么时候起先并应尽量要求厂商延长产品的保期。4.2.4具体约定发票的供应时间及要求。4.2.5针对不同的合同约定不同的付款方式，如机器设备类合同一般应分先付30%货款，货到检查OK

12、后再付60%货款，尾款10%在三个月内付清。426与初交合作的供应商合作时，应少付预付或不付预付款。4.2.7违约责任肯定要具体具体。4.2.8合同签定应依据附图二的格式进行。4.2.9合同审查后应由公司领导签字加盖合同公章方可生效C4.2.10合同以传真或其它形式给供应商后，要求供应商签字盖公司合同章回传。5、付款及合同执行5.1付款5.1.1依据进度付款的选购项目必需确保质检合格后方可付款5.1.2依据供应商规定合同约定达到付款条件的合同进行付款操作75.1.3填写费用报销单，该单审批签字完毕后提交财务部5.2合同执行5.2.1已签订合同由选购部项目负责人负责跟进，选购部负责人进行监督，如

13、出现问题选购部应刚好提出建议或补救措施，并刚好通知申购部门及公司领导。5.2.2已签订的合同在执行期间应刚好驾驭合作单位对合同义务和责任的履行状况，跟踪并督促其保质保量按时履行。5.2.3合同在履行期间应依据上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应刚好协商并签订补充合同。6、验货及入库6.1材料设备干脆到公司：到货后要刚好通知库管、技术，项目经理验货，按规定办理设备出入库登记，共同把好质量关、数量关。A、保管员应先验收后入库，凭物凭证验收入库。B、保管员验收入库时，应清点物品的数量，看清物品的规格及检查物品质量。C、验收时发觉价格不等、损坏、缺少，应刚好向选购询问或退货。6.2项目经理凭选购申请单到

14、库管处办理出库手续，清点设备后，选购再支配送货人员将设备和申购之前扣库清点好的物料一起送至项目现场，最终将出、入库单移交至会计。6.3材料设备干脆到现场，由项目经理检查其质量、型号、规格、数量是否符合要求，确认后，签收厂家送货单或是选购申清单，假如不符合可以要求其退货。回公司将将单据交给库8管，库管比照购销合同无疑问办理出入库管理，项目经理签字确认，最终交会计审核C如后续监管人员核查现场设备与清单有出入的，由项目经理付全责。7、关于结账付款供应商将发票连同由我司人员签名的送货单或对账单交由选购人员，由选购人员填写付款申请交由财务审核后，由总经理签章后交由出纳员付款。7.1付全款，款到发货选购要

15、确认供应商的信誉，设备的规格、质量以及售后服务是否能得到保证，经审核，报总经理审批，签定合同后才能申请支付全款，付全款后一周内库管办理入库手续。并关注厂家的到货状况。假如时间允许，让供应商送样品来测试，符合要求后，再联系选购。7.2支付一部分定金，由其备货，货到付余款。选购提前与厂家沟通，确定到货时间能符合工期，经审核，报总经理审批。签订合同后，先付定金，货到后，要求厂家开具相关票据，查看设备材料无问题后，填写付款申请表，经审核，总经理签字支付尾款。7.3长期合作的供应商，有固定的付款期。货到后，选购签字，定期付款。到付款期，供应商持有选购签字的票据，到财务核对后无误，填写付款申请表，经审核，

16、报总经理审批，支付全部款项。7.4现金购买没有长期供应商的零星选购，数量不大的材料，到市场比价，选购先垫付，依据购买时商家供应的票据及入库单并在并在选购申请单上填写商家的地址、电话，经审核后才可报销。如9金额较大，提前请示，领取备用金后购买。低值易耗品、固定资产的选购，参照公司材料物资的选购流程及方法。8、关于选购物品的送货、发货原则上，项目经理和选购人员应当做好项目的支配性，无论是选购到公司的物品还是公司发货到项目现场的，能通过公共物流或快递的方式，尽量运用公共物流和快递的方式。须要公司车辆去运输的，应将相关的需求集中合并，每周支配一次，将所需的物品都运输到位。9、选购流程图依据项目经理要求确定要选购的设备产品的清单（包括项目名称，具体的规格，数量及到货时间及图纸等最终项目经理签字确认）J询价、比价选择合适的