财产保险业务档案管理规范.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T862021财产保险业务档案管理规范SpecificationonPropertyinsurancebusinessarchivesmanagement2021-IO-O1.实施2021-05-26发布-1.X.三A三刖S本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分：标准化文件的结构和起至规则的规定起草.请注意.本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由国家档窠局提出并归11.本文件起草单位：国家档案局经济科技档案业务指导司、中国人民保睑集团股份有限公司.中国人民财产保险股份有

2、限公司、浙江省档案局.本文件主要起草人:姜理虱蔡聂芳、沈卉子、许春芝、袁迷扬桢贞、米长星张晶晶、车昊如、沈文兵、丘陶、阴丽瓯件；一个再保睑结付人的结算文件为一件.一件再保险业务文件中的文件，按照再保睑工作程序依次排列.7.4排列7.4.1承保类业务文件按睑种和保管期限划分后，一般按照保单或批单的流水号依次排列.74.2理踣类业务文件按险种和保管期限划分后，一般按照赔案号依次排列.7.4.3再保险业务文件按实际操作类别和保管期限划分后，一般技照文件形成时间依次排列.7.5哪页码7.5.1财产保险业务文件一般以件为单位螟制页码，以有效内容的页面为一页.7.5.2页码应逐页连续编制，宜分别标注在文件

3、正面右上角或3面左上角的空白位置.7. 5.3拟螟制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变.7.6编档号7.6.1财产保险业务文件档号的结构直为：全宗号档案门类代码分类号-件号.7.6.2全宗号、档案门类代码由财产保险公司统一规定.财产保睑公司根据本单位实际情况醵定全宗号.档案在形成的全宗单位自行保管的,可不编制全宗号.档案门类代码一般由财险汉语拼音首字母cx标识.7.6.3分类号由年度、业务类型代码和随和（或实际操作类别）代码及保笆期限代码组成,中间用连接.年度：文件形成或针对的年度（以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如2011）；跨年度形成的文件，放入办结年度.业务类型和险种（或实际跟

4、作类别）代码：一般采用阿拉伯数字（0199）标识.各级类目标识之间用=隔开.比如,01.02表示某财产保险公司的肮天保险承保类业务档案,其中,01代表承保类业务档案，02代去航天保险.保管期限代码:保管期限分为永久、定期30年、定期10年、定期5年,分别以代码YD30D10,uD5m标识.件号是单件业务档案在分类号最低一级类目内的排列.顿序号，一般采用6位阿拉伯数字标识,不足6位的，的面用（T补足,如“000266”.各单位可根据业务档案数量调整件号位数.示例档号11000000-CX-2012-01（H-D3O-O12345,K中J100oOoo代表全宗号，CX代表财产保股业务档案门类,20

5、12代表形成年度2012年，01.（H代表航空俣暗承俣英业务档案Q30代表保管期限30年，012345代表第1234S件业务档案.以上档号表示某财产保SS公司某分支机构2012年形成的保管用限为30年的第12345件航空保险承保炎业务档案.7.6.4按件装订的财产保险业若文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容.归档章应填写档号，归档至样式见附录B的图B.1.电子文件可以由系统生成归档三样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识.7.7编目7.7.1财产保舱业务文杵应依据档号版序逐杵编制归档文件目录.7.7.2承保类业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、保单号、被保险人.单证流水

6、号、页数、责任者、筋注等项目.目录样式见图B.2.7.7.3理赔类业务文件归档文件目录一般设置序号.档号、赔案号.被保险人保单号.赔款金额、结案时间、页数、责任者、备注等项目,目录样式见图B.3.7.7.4再保睑业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、合约/项目名称或再保检结付人名称、合约编号/分保业务号、合约/项目起期、合约/项目止期.页数.益任者、备注等项目.目录样式见图B.4.7.8装订7.8.1财产保睑业务文件装订前，应对不符合保管要求的业务文件进行修整,文件载体已破损的，应予以修法；字迹模械或易退变的，应予复制.财产保舱业努文件应按照保首期限要求去除易锈蚀、易运化的金属或蜜料装订用品

7、.对于幅面过大的业务文件，应在不影响其日后使用效果的前提下进行折号.7.8.2财产保吃业务文件一般以件为单位袋订.7.8.3如一件财产保睑业务文件内的文件较妥,可以分成多册装订,多册文件为同一件.7.8.4笠订采用税装法、粘接法或封套法等方式,有关操作应符合DA/T69的规定.7.9装盒7.9.1将财产保险业务文件依据档号顺序逐件依次装入档案盒，不同分类号的文件不能装入同一个档案盒.7.9.2档案窟内应放置盒内归档文件目录和备考表.盒内备考表一般设置盒内文件情况说明、整理人洽宜人和日期等项目.盘内目录应放置于窗内所有文件之前,盒内备考表应放置于盘内所有文件之后.盒内备考表样式见图B.5.7.9

8、.3档案盒应根据摆放方式的不同，在盒背背或底边填写全宗号、档案门类代码.年度、业务类型和险种（或实际操作类别）.保售期限.起止件号、盒号等内容.其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即同一年度、业务类型和睑件（或实际操作类别）档案盒的排列席序号.盒涔若择式见图8.6.7.10号交归档7.101部门专（兼）职档案人员应定期将已整理的财产保险业务文件向档案部门移交归档.承保类业务文件不晚于保单签发的第三年，理赔类业务文件在结案的次年，再保险业务文件在再保睑合约关门、11$分项目结束或结J4文件形成后的次年向本单位档案部门移交归档.7. 10.2业务部门移交的业务文件经档案郃门检

9、食合格后，由业务部门培写档案交接登记表,双方按规定办理交接手续.档案交接登记表应一式两份，交接双方各留存一份.档案交接登记表样式见图8.7.图B.8.B8.9.8保管8. 1财产保版公司应依据财产保险业务档案的载体选择档案存放设备，并设置与本单位档案工作发展相适应的档案解房.档案座房应保持干净、整洁,并具备防潮、防水、防日光及絮外线照射，防尘、防污染防有害生物、防火、防恣等条件,库房防护功能及温湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管规定.9. 2财产保险业务档案应及时上架，上架排列方法应与本单位业务文件分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架.每年形成的业若档案

10、按业务类型区分后，按险种（或实际掾作类别）序列依次上架.8. 3财产保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的方式进行管理.采取自行笆理方式的，应至少集中到市圾机构统一修理，有条件的可集中到省级机构统一首理.果取委招第三方管理方式的,应与第三方管理机构签订管理合同，明琳有关要求,指定专门机构,专门人员负责监督该机构的运行.有关躁作应符合DAZT68.1的规定.9利用9. 1三.借阅业务档案应办理相关手续,严格遵守登记和审批制度.9. 2已经采取电子档案管理方式的，亘阅档案时，应优先查阅电子档案，以保护传统线体业务档案.9. 3借阅人员归还纸质业务

11、档窠后，档案险理人员应及时检查,确保业务档案为原件.如发生丢失损坏、缺页等情况,应追究有关人员贪任.10. 4财产保忠公司应积极开展业务档案的提供利用服务工作，加强对业务档案的编研开发，潸足公司业务活动和管理工作的需要，10鉴定与销毁11. 1财产保险公司应成立由分管领导、档案、业务、法律、合规等部门人员组成的档案蓄定小组,对到期的业务档案进行鉴定，形成鉴定意见书.业务档案签定工作由档案部门滓头，会同业务、法律、合规等部门进行.10.2经档案鉴定小组蓄定,仍需要延长保管期限的业务档案,由档案部门在归档文件目录内注明延长年限;对保笆期限满烯无保存价伯的业务档案,应登记造册,形成销毁清明.由档案、

12、业务、法律、合规等部门负责人审核，再报公司负责人审批签字后方可销毁.10.3档案部门负责组织档案销毁.倘毁档案时,应有两人监造，销毁人员及监错人员应在梢毁清明上签字，严格防止业务档案遗失和泄密.10.4俏毁的业务档案由档案部门在归档文件目录内注明已梢毁字样,稻毁清册应按照销毁时间联序永久保存.10.5对虽已到期、但未结清债权愤为或有其他未了事项的业务档案不得销毁.对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应适当延长保管期限.11业务电子文件归档和电子档案管理11.1财产保母公司应按照GB/T18894和DA/T70的要求,做好财产保险业翳电子文件归档和财产保吃业务电子档案的管理工作.11.2来源可

13、算、程序规范.要素合规的财产保险业务电子档案可仅以电子形式保存.财产保险业务档案同时存在名氏质与电子两种我体时,应在内容、相关说朗及题述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系.11.3财产保险公司应明谕财产保险业务电子文件及其元数妪的归档范围、时间、程序.接口和格式等要求.11.4 财产保晚业务信息系婉应艮备电子文件归档管理功能或接口，能支持按要求形成、收集.ffi三.归档电子文件及反元数据.11.5 财产保险业务电子档案包埋系统应具筋业务电子档案接收、整理、保存、统计、利用笺定与销毁、安全险理和系统总理等功能,以满足财产保睑业务电子文件回档与电子档案笆理需要；应具雷对实体档案进行辅助省理功能

14、，具备纸质档案数字化以及纸质档案数字副本省理功能.11.6财产保睑公司应为财产保睑业务电子档案及其元数据的安全存信，配置与财产保险业务电子档案管理系统相适应的在魏存铭设备.11.7财产保险公司应对财产保险业务电子档案进行筋份,保证财产保险业务电子档案的安全、可靠.11.8财产保检公司档案部门应每年对财产保险业务电子档案的H实性、完整性.可用性.安全性进行检测，形成检测报告.如出现不可读取风跄,应及时进行财产保险业务电子档案迁移.理即类业务文件归档文件目录序号档号赔率号被保阳人保华号Ie款金额结案时间页数费任舍备注图B.3理赔类业务文件归档文件目录样式再保险业务文件归档文件目录序号档号合约项目名称或再保险货忖人名那合约蛇号，分保业务号台均颂目合的项目止期页数费任者备注