实物档案数字化规范.docx

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1、K)S01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T892022实物档案数字化规范SpecificationIordigitizationOfphysica1.records2022-07-01实施2022-04-07发布,X刖百本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分:标准化文件的结构和起草规则的规定起草.谓注意本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承殂识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并归.本文件起草单位：国家电网有限公司、国网河南省电力公司.本文件壬要起草人王册？、何欣、用、张立军、李发超、姬广鹏、杨迪、黄明熊传平、张直波、袁帅,学军、又

2、I字、张怡、卢红飞、J1.Ha.实物档案数字化规范1范国本文件规定了实物档案数字化的组织与省理，确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理工作与实物档案验收、移交和入库要求.本文件适用于各级各类档案室.档案馆采用拍围、扫磁等方式对实物档案数字化加工过程的哲理.2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件.G8/T20530-2006文献档案资料数字化工作导则DA/T1档案工作基本术语DA/T18档案著录规则DA/T31纸房档案数字化规范

3、DA/T68（所有部分）档案服务外包工作规范ISO/TR13028信息与文做档案数字化实施指南（InformationanddocumentationImp1.ementationguide1.inesfordigitizationofrecords）3术语和定义G8T20530-2006.DA/T1、DA/T18界定的以及下列术语和定义适用于本文件.3.1实物档案physica1.records国家机构.社会组织或个人在社会活动中制作或获取的，以特定有形物痣存在的具有保存价值的实物.注：实物档索包括奖状.奖杯.奥版.证书.印尊.a.产品.标本.设各答.3.2数字化digitization利用

4、信息技术将模拟信号转涣为数字佶号的处理过程.来源:DA/T31-2017,3.1.有修改】3.3实物档案数字化digitizationOfPhySiCa1.reCOrdS采用拍8、扫描等方式对实物档案进行数字化JO工,将其转化为存铭在磁带.机盘、光盘等载体上的数字文件，并按照实物档案的内在联系，建立目录数据与数字文件关联关系的处理过程.3.4三维扫描3Dscan利用数字化扫描方式，将物体的空间外形.结沟及色彩等立体信息转化为三维数字俵型的过对.3.5实物档案特征点featurepointofphysica1.records反映实物档案空间外形、结构及色彩等特征信息发生显著变化的临界点.4总体要

5、求4.1应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、至待抢救程度、数字化资金情况等因需,统筹规划.科学开展实物档案数字化工作.实物档案数字化工作的开展应邀循ISO/TR13028和GB/T20530-2006提出的要求和建议.4.2实物档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立数字化采集、影像处理.数据挂接、数字化成果蛤收与移交等.4.3应采用有效的省理和技术手段，确保实物档案数字化成果质量.实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映实物档案的有关信息，段大程度地展现档案原貌.4.4实物档案数字化过程中，应保存数字化项目信息.技术环境、数字化各类技术叁数等方面的元数据.元数据

6、元素的确定应符合ISO/TR13028提出的要求.4.5应加强实物档案数字化各环节的安全首理，魂保档案实体和档案信息的安全.4. 6加工涉空档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作.5组织与管理5. 1机构及人员5.1.1应建立实物档案数字化工作组织,对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监百检更、成果验收等,确保数字化工作的顺利开展.5.1.2应配备具有相应能力的工作人员，包括熟恐档案业务并具有较高调造研究水平和良好组织领导能力的首理人员,熟退相关标准规范并能扬为实物档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌很一定数字化基础知识并熟恐本职工作的操作人员等.应

7、通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化首理.5.1.3为强化数字化工作的安全性，应加强对外鞘工作人员的审核与管理.5. 2募也设枪5.2. 1应配筋专用加工场地并进行合理布局,形成档案存放.数字化前处理、档案著录.数字化采集、影像处理.质量检直等工作区域.5.2.2加工场地的选择及温湿度等环境的控制应有利于档案实体的保护.场地内应配备防火.防水、防有古生物.防盗报警、视频监控等设施设备.5.2.3应合理规划、配备和管理实物档案数字化设施设备，确保设施设备满足实物档案数字化工作的需要.5.3工作方案5.3.1应在充分谓研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保实物档案数字化工作达到预期目标.

8、5.3.2实物档案数字化工作方案应包活数字化对釜、工作目标、工作内容,成本核出、数字化技术方法和主要技术指标、蛉收依据、人员安排、去任分工、进度安排、安全首建措施等内容.5.3.3应对实物档案数字化工作方案进行专家论证,确保其科学、规范、合理.5.3.4实物档案数字化工作方案应经审批后产招执行.工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存.5.4管理制度5.4 .1应制定科学化、规危化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案实体安全和实物档案数字化成果质工.5.5 .2实物档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理场地管理、设备管理、数更告理、档案实体管理等方面的制度,

9、岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明胸的同位业务流程规范,考核标准、奖惩办法等;人员管理制度主要对人员的安全去任、日常行为.外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范;场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络.监控设施.现场物品、证件等的管理进行规范;设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的险理进行规范；数据险理制度主要对数字化各环节所产生的数据的险理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理.存放考工作进行规危.5.5工作流程控制5.5.1应制定相关的工作流程和各环节操作规冠等，对实物档案数字化全过程进行有

10、效的控制，确保故字化成果质量.实物档案数字化流程示例见酎录A.5.5.2应加强对实物档案数字化工作的全流程安全修理，及时对数字化加工过程各环节产生的数据进行备份.5.5.3应建立完善的问风反饿机制，对实物档案数字化工作过程中发现的问题进行及时反馈和修正.5.6工作文件管理56.1应根据情况制定符合实际要求的实物档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理.主要包括实物档案故字化工作方案.实物档案数字化审批书.实物档案数字化流程单、数免验收单、项目蛤收报告、实物档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实地时,还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保电例议等.部分工作文件示例见附录

11、B.56.2应加强对实物档案数字化工作文件的管理，明廓数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档.移交等管理要求.5.7档案数字化外包5.7.1实物档案数字化工作如需外包，相关工作应符合DA/T68（所有部分）的相关要求.档案部门应从企业性质.股东组成.资金来源（构成）、安全保型.企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质;按照GB/T205302006第5堂的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全情况等方面考察加工企业的管理旎力.国家秘空载体印制资质管理办法给出了审查数字化加工企业保密资质的信息.5.7.2在项目实施过程中,应从档案部门、数字化服务机构、数字

12、化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交与接收、设备处理等层面执行严格的安全管理要求，进一步信息见档案数字化外包安全管理观?S.5. 7.3档案部门应指派专门人员参与实物档案数字化外包业务的监占、指导，完成质量监控、进度监控、投资鉴控、安全监控和协调沟通等方面的工作.6档案出库6. 1档案保险郃门应按演实物档案数字化工作方案魂定的数字化对盆开展档案调取.清点、登记等前期准备工作，并提交档案出博申请，经相关责任人枇准后，严格按照档案扉房管理规定为数字化对独办理出库相关手续，并与数字化郃门共同清点无误后，对档案进行交接出库.6. 2实物档案数字化过程中，应根据工作需求设置距离数字化加工场所

13、较近的保管库用以临时存放实物档案，并对实物档案的领取与归还进行严格管理，认真做好精直、清点、登记等工作,确保实物档案的安全.7数字化前处理7. 1陈定实物档案数字化对象的特征点应对确定为数字化对象的实物档案完留数字化，不应逃漏特征点，确有不需要采集的特征点应加以标注.7.2档案检查7.2.1对实物档案进行外观检查,对损坏产至或有其他情况不利于数字化加工的,应进行适度的加固、清洗等技术处理.技术处理应根据实物档案具体情况合理选择，并符合有关档案保护的规定.7.2.2怜爱实物档案的质量，对存在的问题进行记录.7.2.3记录实物档案城号、材质、外形等信息.7.3目录数据准备7. 3.1按照目录数据库

14、建立时制定的故据规则,对照实物档案有关信息，规范档案中的目录内容.7. 3.2对需在目录数据摩中进行标记的情况,在有关登记表中进行登记.8目录数据库建立8. 1应制定目录数据库数据规则,包括数据字段长度.字段类型.字段内容要求等.目录数据库数据规则的制定应符合DA/T18对档案著录的要求，实物档案目录准备与目录数据库建立工作也应严格遵守DA/T18的相关规定.8. 2目录数据库选择时，应考虑通用数据格式转换问题,以便数据交换.8. 3数据座结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，以便实物档案数字化成果的管理和利用.8.4格实物档案数字化前处理工作中对实劭档案目录进行修改、补充的结果录入数据库,

15、形成准确、完整的目录数完.实物档案数字化目录数据中应至少包括档号、保管期限.年度、责任者、逝名、材质.形制.参见号，以及数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等信息.8. 5可采用计算机自幼校对与人工校对相结合的方式，对目录数索的质量进行检空，检查内容包括若录项目的完整性、著录内容的规危性和准确性等.发现不合格的数据应及时进行修改.9数字化果集9. 1基本要求9. 1.1应根据档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计Ii机网络和存铭条件等选择相应的信息采集设密,进行相关叁数的设罩和调整.悉数的设58和调整应保证采集后数字影像清晰、完整、不失百，膨像效果最接近档案原皎.9. 1.2应特别注意对档案实体的保护，采集过程中不应对档案实体造成损毁.9. 1.3在采集前,应对相应的采集设备和场所迸行清洁.洽查和调整，以确保实物档案数字化成果质量.9. 1.4应遵循相关设备的使用说明进行定期维护.保养.9. 2平面犯描9. 2.1适用于能以二维睁杳图像形式展示的实物档案,如奖状、证书、印模等.9. 2.2超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大闱面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理,分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的亚叠，并且采用标板等方式明确说朝分担方法；若后期采用软件