电子档案单套管理一般要求.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T922022电子档案单套管理一般要求Genera1.requirementsforthesing1.esetfi1.ingmanagementofe1.ectronicrecords2022-07-01实施2022-04-07发布本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第】部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草.请注意.本文件的某些内容可能涉及专利.本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并旧.本文件起草单位：国家档案局档案馆（室）业务指导司、福建省档案借、福建省档案局.本文件壬要起草人:刘

2、芸、黄建*5、丁德胜、宁密飞、郑志荣、袁平.陈义群.培首信息技术的迅猛发展，电子档案日益成为信息记录、传谕.交帙利用与共享的里要戏体,也成为国家档案资源的至要组成部分,由于电子文件只有可我劫、易:K改和依IS设备系统读取等特性,实践中一股要求具有永久保存价值或其他王要价值的电子文件转换为纸质文件或者缩袋胶粉同时归档，实行双套管理.随若电子政务快速发展，办公自动化系统.业务系统普遍应用，电子档案管理讲究和实践不断深入，电子档案单套管理的条件已姓整本成熟,推动电子文杵仅以电子形式进行归档和管理，即单套管理已成为信息化条件下需要迫切解决的社会课S.2020年6月20日修订通过的中华人民共和国档案法提

3、出“电子档案应当来源可算、程序族:楚.要素合规电子档案与传统载体档案具有同等效力”等要求，为电子档案单套岂理提供了原则要求和法律支撑.本文件立足电子档案管理研究成果和实践，遵循中华人民共和国档案法关于电子档案管理的基本原则,结合电子文件与电子档案管理、数字档案馆（空）理设等相关标准、规危,规定了实现电子档案单套管理的管理要求与技术要求，有助于解决我国电子档案管理面临的困境，切实推动电子档案单套管理步入正轨、有效运行,加快推进电子档案省理创新发展.电子档案单套管理一般要求本文件哨立了电子档案单套管理的基本原则，规定了实现单套首理需要在制度建设、系统建设资源建设与转理、安全管理等方面达到的要求,提

4、出了可行性评估的方式.方法.本文件适用于机关、团体.企事业单位和其他组织对电子档案单套管理，以及对本单位实行电子档案单套管理的可行性评价.2知危性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，尺屐新版本（包括所有的修改单）适用于本文件.GB/T8567计算机软件文档编制规范GB/T18894-2016电子文件归档与电子档案告理规意G8/T22240-2020信息安全技术网络安全等级保护定级指南G8/T26163.1-2010信息与文献文件笆理过程文件元数据第1部分:原则GB/T29194-20

5、12电子文件首理系统通用功能要求G8/T33190-2016电子文件存储与交换格式板式文档GB/T33476（所有部分）党政机关电子公文格式规范GB/T33480-2016党政机关电子公文元数据规范DA/T222015DA/T462009DA/T542014DA/T632017DA/T702018归档文件整理规则文书类电子文件元数据方案照片类电子档案元数据方案录音录像类电子档庭元数据方友文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.3.1电子文件eetronicdocment国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传给和存储

6、的数字格式的各种信息记录.电子文杵由内容、结构和背量信息组成.俅源：GB/T188942016.3.1.有修改1电子档案e1.ectronicrecords具有凭证.查考和保存价值并归档保存的电子文件(3.1).【来源:GB/T188942016,3.23.3电子档案单套答sing1.esetfi1.ingmanagementofe1.ectronicreords仅以电子形式归档电子文件和笆理电子档案的方式.3.4办公自动化系统OffiCeaUtOmatiOnSystem一种用于集成办公活动的信息处理系统.示例:电子政务系统等用于形成、处理和坡IP电子文件(3.1)的计算机信息系统.来源：GB

7、/T5271.272001,27.01.02,有修改3.5业务系统businesssystem形成或管理机构活动数据的计算机信息系疣.示例.电子商务统统、财绻系统、人力史诵管理系统、产品数据竹理乐统.网站系统,电子60件系统等促迸机构，努处理的应用系统,通常这些乐统内部设置的关于旗统用于形成.处理和堆妒电子文件(3.1).(来源：DA/T582014.2.3,有修改)3.6电子档案管理系统e1.ectronicrecordsmaagementsystem对电子文件(3.D、电子档案(3.2)进行采集、维护、利用和处置的计黄机佶息系统.注：电子档案馁理系疏通常用于电子相案(3.2)彩成单9,史注

8、黛对电子档案(3.2)的督理.系蜕通过限护元数枪(3.7及电子档SU3.2)之间的裁系，支持电子档案(3.2)作为证据的价侦.来源：DAZT582014,2.5,有修改3.7元数据metadata描述电子文件(3.1)、电子档案(3.2)的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据.来源：DA/T582014,2.16,有修改】3.8电子签名eectronicsignature以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据.I来源：DA/T582014.2.23,有修改)4总体原则和要求4.1整体系统阍则电子档案单套管理是一项糊体性、系统性工作，实行电子档案单套管理应在达到前

9、置住条件(见第S章)的情况下，同时满足制度晓设要求.系统晓设要求、资源建设与管理要求、安全管理要求,并通过可行性评估.4. 2来诉可算原则实行单套管理的电子档案应由经过授权和确认的法定形成者，在既定的业务活动中，在特定的时间，通过安全可信的系统或电子设备形成.4.3 程序规苑段则电子档案单套管理应明确管理和技术要求,加强电子文杵形成、归档和电子档案保存.利用、密定、销毁全过程规电化控制，确保各环节程序规范,符合标准规范要求.4.4 要素合规岸则电子档案的内容数宛*元数据均应符合相关标准要求,各组成要素齐全、完整、规意、可读.4. 5安全管理原则电子档案单套管理应建立健全安全管理体系，采取措施保

10、证电子档案在安全可信环境下管理，瑞保电子档案管理安全.过程可溯.长期可用.风险可控.5前置性条件开展电子档案单套管理，应首先满足以下前置性条件：a）电子文件形成.归档和电子档案管理均通过安全可信的系统或电子设备实现；b）具话满足电子档案管理需要的信息化基Sii设施和必要的管理制度与规范；c）经费和人员配笛能笫满足电子档案单套管理需要；d）档案、业若、信息化、安全保密等部门建立工作协调机制,分工负矣电子档案单套管理工作；e）具备完善的培训机制,针对单位领导、档案管理人员、业务人员、系抚管理人员等分角色进行充分培训.6制度建设要求6.1应建立相应的告理制度、技术和工作规趟体系，保证办公自动化系统、

11、业务系统和电子档案管理系统相互衔接并实现预定功镯，支持对电子档案进行全过程管理的需要.管理制度、技术和工作观JSfiS当符合相关法律法规及行业标准，充分发挥作用并被有效执行.6.2省理制度名称及壬要内容宜参照附录A的表A.1制定.音理制度应规定或明确电子档案效力和各部门职责分工，办公自动化系统、业务系统、电子档案笆理系统笆理流程和运行维沪要求，电子文件归档范围，电子档案分类方案与保管期限表，电子文件整理、归档要求，电子档案挈定、利用、统计与移交要求，电子档案安全（保密）省理要求，电子档案管理培训要求等.省理制度可以根据需要单独或合并制定.6. 3技术和工作规趟名称及主要内容宜参照表A.2制定.

12、技术和工作现甩应与6.2协调配合，明确电子档案数据规范.电子档案管理系统接口规范.电子档案存储和备份策略.电子档案轴换与迁移策略.电子档案数据恢豆方案、电子档案管理应急处置方案.7系统建设要求7. 1办公自动化系统、业务系统7.1.1应具缶电子文件流狗.电子签名、安全认证等功能，具备电子文件在线归档基码条件.7.1.2应具备完善的电子文件归档功能，支持在战完成电子文件归档.电子文件归档功能至少应包括以下内容：a）支持按照电子档案格式要求形成电子文件及其组件；b）支持在电子文件形成和流转过程中自前采集电子文件元数据，并形成规池的结构化数据；c）支持在电子文件办理完毕或业务流程结束后，按照规范开展

13、电子文件绘理.洽测工作；d）支持自动或半自动进行归档密定.划定分类和保管期限；e）支持生成包含电子文件及其元数据的存档信息包，按照程序要求向电子档案告理系统归档；f）支持电子签名图形化转化.7.1.3已运行的办公自动化系统或业务系统无法满足7.1.1.7,1.2条件的,应予以改造.7.2电子档案管理系统7.2.1应支持从办公自动化系统、业务系统中在战接收存档信息包实现归档;支持非办公自动化系统和业务系统生成的各类电子文件数提导入归档.7.2.2朝三1.颂.鸵、缴、编目、骨、电三Sf舔、不两、跣、蝴、三.三XS,审计、移交等基本功能，支持对多种门类、多种格式电子档案进行在送管理.各项功能应按照G

14、B/T29194-2012.GB/T18894-2016的要求进行设窟,相关要求还可见数字档案室建设指南.7.2.3应具备电子档案存储与备份管理功能,满足保管期限内电子档案安全保管需要.7.2.4应支持按照进馆要求向档案馆移交电子档案.7.3系婉郃M和街投7.3.1电子档案险建系统与办公自动化系统.业务系统直按照GB/T31914-2015定义的整合式或独立式系统关系模式迸行部署，实现互联互通.采用法入式系疣关系模式的,应当满足本单位档案资源统一首理要求.7. 3.2办公自初化系统、业务系统与电子档案管理系统应通过只有可信验证机制的安全接口通佶等方式交互，确保电子档案来源可亚.7. 3.3电子

15、档庭管理系统开发者应向建设单位移交规范的技术文档.技术文档应按照GB/T8S67的规定母制，并包含需求规格说明书、详轴设计书.数据库结构、电子档案原文存储结构和归档接口说明等系统设计与开发相关内容.如系统为非成品软件,还需提供遁代码.8资源建设与管理要求8. 1电子文件形成与归档要求8. 1.1电子文件在形成和流转过程中，应满足以下要求：a）电子文件经授权和确认的法定形成者直接办理形成或导入办公自动化系统、业务系统，并一直在蕊统监控下流转，不存在脱离系统监控的情况；b）保存电子文件关键节点（如电子公文应包括起草、审核、签发、收发文办理、整理归档.管理等）修改痕迹和管理过程元数据：c）电子文件组件和构成要素齐全完曜，电子文件与相关元数据保持关联关系.文书、照片、录吉录像电子文件元数据项根据DA/T462009.DRT542014.DA/T632017定义，并确定其中妁束住为必选的元数据项为必备项.其他类型电子文件元数Ig应符合G8/T26163.1-2（Ho的要求，党政挑关电子公文元数据还应符合GB/T33480-2016的要求.8. 1.2电子文件应以通用格式形成、收集，或在归档前转换为通用格式.电子