电子会计档案管理规范.docx

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1、ICS01.140.20CCSA14A中华人民共和国档案行业标准DA/T942022电子会计档案管理规范SpecificationOfe1.ectronicaccountingarchivesmanagement2022-07。实施2022-04-07发布本文件按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起卓规则的规定起草.清注意本文件的某些内容可能涉及专利,本文件的发布机构不承担识别专利的责任.本文件由国家档案局提出并归口.本文件起草单位：国家档案局经科司.财政部会计司.航天信息股份有限公司、中国电力建设集团有限公司、用友网络科技股份有限公司、中国石油天然气集团有限

2、公司.本文件主要起草人:李忱、叁盈芳、万文翔、王洋、李绯、张艳军.王建、张旋和IB轩、冷冰、食琳、戎越.张晶品.车昊如.电子会计档案管理规范1范国本文件规定了电子会计资料形成、收集、整理.归档和电子会计档案保管、统计.利用.鉴定、处置等工作的要求.本文件适用于机关、团体、企业事业单位和其他姐织（以下简称单位）开展电子会计档案管理活动.2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款.其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文杵；不注日期的引用文杵，耳最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件.DA/T15故性我体档案管理与保护规范DA/T38档案级可录类光

3、盅CD-R、DVD-R.DVD+R技术要求和应用规范DA/T39会计档案案卷格式DA/T70文书类电子档案检测一般要求3术语和定义下列术语和定义适用于本文件.3.1电子会计资料e1.ectronicaccountingdocument单位在进行会计核算过程中通过计算机等电子设备形成、传输、存储的记录和反映单位经济业务碉项的电子形式的各件会计信息记录.注：电子会计资R包结以电子形式存在的会计凭证.会计假淅.财务会计报佶和其他会计资料.其中，财务会计报告包拈企业财务会计报告.政府会计主体的呵务报告和决Ji报告、民间非营利组象财务会计报告，以及其他会计主体的财务会计报告.3.2电子会计档案e1.ec

4、tronicaccoutingarchive在会计核算工作中由电子计算机百接形成或接收.传输.存储并归档,记录和反映单位经济业务事项，具有凭证.直考和保存价值的电子会计资料.3.3会计核算系i三accontingsystem单位为进行会计核算而使用的,用于百接采集数据,处理会讨业务,生成会计凭证、会计账簿.财务会计报告等会计资料，并对会计资料进行转换.输出、分析和利用的计置机软件、软件系统或软件功能模块.3.4业务系统businesssystem除会计核口系统外，月他产生电子会计凭证的办公自动化系统、报销系疣.合同管理系疣、企业资源计划系筑等计算机信息系统.3. 5电子会计档案管理信息系统e1

5、.ectronicaccoutingarchivesmanagementinformationsystem单位用于电子会计资料收集、整理、归档以及电子会计档案保管.统计.利用、签定、处置等业务的电子档案管理信息系统或软件功能模块.4管理原则和要求4. 1单位应加强电子会计档案依理工作，建立和完善电子会计资料的形成、牧集.整理、归档和电子会计档案保险、统计.利用、笺定、处置等笆理制度,采取可靠的安全防护技术4口措施,保证电子会计档案在传递及存储过程中的声实性、完整住.可用性和安全性.4.2单位应将电子会计档案险建工作纳入会讨人员、档案人员.相关业务人员岗位职室和绩效考核.4.3单位的会计机构或会

6、计人员所用机构（以下统称单位会计管理机构）负责应归档的电子会计资料收集.整理、归档等工作，定期向单位的档案管理机构或者档案工作人员所属机构（以下统称单位档案管理机构）移交.4.4单位档案省理机构负责电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等工作,并对电子会计资料的收集、整理、归档等进行指导和监督，单位也可以委托具备档案管理条件的机构代为管理电子会计档案.4.5单位的信息技术机构应在相关会计核翼系统及业务系统规划、分析.设计、实施、运维等过程中落实电子会计资料归档要求，将电子会计资料归档要求在会计核算系统及业务系统中予以实现,提供信息技术支持，井负走电子会计档案管理信息系疣的运行维护.4.6单位

7、应加强电子会计档案的安全保空管理，涉定电子会计资料和电子会计档案管理按照国家有关规定执行.4.7符合国京有关规定形成（或接收）并按照本文件首理的电子会计费料，可仅以电子形式归档保存.5电子会计档案管理流程电子会计档案的理由会计人员、档案人员分工负关，涉及会计核14系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统等信息系琉,管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计.利用*将定、处置等,管理流程见图1.会计楂js绩/立务系统电子会计档案管座信悬系故纸质会计贫3I-IJ图1电子会计档案管理流程6电子会计资料的形成6. 1内部形成的电子会计员料应经过经办、审核.审批等必要的审

8、签程序，内容及元数据齐全完整.元数据的结构、内容等见附录A.7. 2电子会计费料应形成相应格式的独立的电子文件进行归档.8. 3内部形成的电子会计资料应按一定的时间和单元输出归档电子会计资料，文件大小应便于管理和利用，各类电子会计资料输出时间及格式应符合以下要求.a）内部形成的电子会计凭证应在办理完毕后输出成归档电子会计凭证，并在输出信息中体现相关联电子会计凭证间的关联关系.从外部接收的电子会讨凭证一般以原格式归档.如原格式不符合归档要求，应将专用软件一并归档，或将原格式转换为符合归档要求的格式，原格式与符合归档要求格式的电子会计资料一并归档.b）电子会计张海可按月、季.年等周期定期阖出归档电

9、子会计账簿，输出周期可根祭数宛量大小确定.c）电子财务会计报告可技会计期间输出归档电子财务会计报告.6. 4版式电子会计资料归档推荐使用OFD格式，不具备应用OFD格式条件的单位可使用PDF格式或其他符合长期保存要求的板式格式.为方便解析和统计，可同步输出类XMI描述文件归档.7电子会计资料的收集7. 1电子会计姿料归档第围见附录B,各单位可参考但不限于附录B确定本单位电子会计资料归档范围.7. 2属于归档范围的电子会计资料及其元数据应由会计核算系统.业务系统传输至电子会计档案管理信息系统,传输过程安全可控.电子会计档案元数据方案见附录A.9. 3电子会计费料收集一般通过接口在燃自动收集，接口

10、方案见附录C.7.4电子会计费料收集时应梳理电子会讨资料的来源，归档电子会计资料与来源系统对照关系可参照表1.表1归档电子会计资料与来源系块对照表归档电子会计费科来源系境（企业）来漉系统（行政、事业）电子会计凭证类原始凭证的售订单企业资渡计划系统一囹际单阴密发票税务系统票里tt理康杭米的仃中企业资通计划系统断努系统票至11理系貌入库单采应发票报的中发铜浜统报精系统麒行回中银企互联系统/网上银行系战银改互联系统/网上银行系蜕合同合同铸3!系战合同班理系埃报告办公自动化系统办公自动化JS统其他原始单据囊据勺理康统票至11理系貌记赅无证记赅无证会计横声系Sfc会计低1系埃电子会计账簿SJK、例田跃、

11、现金日记JK.IH行存款日记JK等固定资产卡片其他助性跟第电子财务会计扳告年报月.季.半年报其他电子会计费科限行存款余武调节表.跟行对磔华银企互联系蜕报改互联系统纳税申掖表税弊系统7.S电子会计资料收集时应按照DA/T70有关要求进行真买性、完整性、可用性和安全性检测.经检利合格的电子会计资料方可登记进入电子会计档案笆理信息系统.检测不合格的，应至新收集并在检测合格后登记进入电子会计档案管理信息系蜕.7.6检测合格的电子会计资料应根据附录B划定保告期限.电子会计档案保管期限分为永久和定期,定期一般为10年和30年,从会计年度结束后的第一天算起.附录B中的电子会计档案保管期限为最低保管期限，各单

12、位可根据工作需要选择更高的保管期限.7. 7各单位电子会讨档案的具体名称如有同附录B所列名称不一致的，应比照类似档案的保跄期限办理.8电子会计资料的整理8. 1整理时间电子会计资料牧柒完成后应及时整理.其中，电子会计凭证.电子会计账簿、电子固定资产卡片、电子财务会讨报告及其他电子会讨资料应分别在会计年度结束后1个月内、会讨决算后1个月内固定资产报废后1年内、电子财务会讨报告生成后1个月内、会计年度结束后3个月内完成整理.8.2 原则整理电子会计资料应按照其自然形成规律和固有特点，保持电子会计资料之间的有机联系,区别不同的保存价假，便于保管和利用.形成电子会计资料数量蛟少的单位，格电子会计资料按

13、照8.3进行分类后可按件整理.8.3 分类8.3.1制定分类方案电子会计费料整理时应按照电子会计档案分类方案进行分类.电子会计档案分类方案参照8.3.3进行编制，井未人电子会计档庭笆理信息系统中.8.3.2电子会计档案分类原则电子会计档案分类原则如下.a）按会计资料形式分类：即按会计资料的内容形式分类.一般分为会计凭证.会计强海、财务会计报告、其他会计资科4类.b）按会计年度分类：即按会计档案针对的会计年度分类.c）按保管期限分类：即按会计档案的保管期限分类.d）按组织机构分类：即技会计档案形成的组织矶构分类.一般用于总预算会计单位的会计档案分类.e）按会计类型分类：即按会计档案反映的会计类型

14、分类.一般用于税务机关的会计档案分类.8.3.3分类方法推荐使用的分类方法及适用性如下.a）会计费料形式会计年度保首期限分类法，具体见附录D的D.1,适用于中、小型单位，即会计档案的年形成量不大的单位，也是目前大多数单位采用的方法.b）会计年度会计资料形式保管期限分类法，具体见D,2,适用于预算单位.C）会计年度组织机构会计资料形式保苣期限分类法，具体见D.3,适用于条个部门产生会计档案的单位以及各级总预算单位.d）会计年度,会计类型,会计资料形式保管期限分类法，具体见D.4,适用于专业性强的各级税务机关.8.3.4分类号设置电子会计档案类别号的设K应科学、简洁，可根据实际汇展.会计年度采用4

15、位阿拉伯数字，会计资料形式.保管期限、妲织机构、会计类型等类目一般采用大写汉语拼音字母.阿拉伯数字或二者蛆合编制,不应有重号,上.下级类目编号间用分隔.8.4电子会计凭证的爆件.出卷及排列8.4.1电子会计凭证按记账凭证号组件，记账凭证及其附带的原始凭证、其他附件等组成一件.件内按记账凭证,原始凭证、其他附件的顺序排列.8.4.2电子会计凭证一般按时间妲卷，即将电子会计凭证按适当的时间周期蛆卷，卷内电子会计凭证按凭证号先后顺序排列.实行电子会计凭证分类的，技类型结合时间组卷，不同类型的电子会计凭证不应组成一卷.8.4.3电子会计凭证案卷按时间先后顺序排列.实行电子会计凭证分类的，电子会计凭证案卷按类型结合时间做序排列.8.4.4同一记账凭证号的会计凭证存在不同记录形式时，可分别按照不同记录形式进行整理，并以元数据的方式记录其关联关系.如记账凭证为电子形式、原始凭证为纸质形式时，记账凭证按电子档案形式整理，成为一件电子档案；原始凭证以知质档案形式整理，成为一件纸质档案.同时，在记账凭证的相应元数据中注明其原始凭证号，在原始凭证适