公司档案管理实施细则.docx

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1、公司档案管理实施细则第一章总则第一条为适应中国阳光集团有限公司（以下箍称“集团公司”）各项业务发展需要，提高档案管理水平，加强档案管理工作的规范性，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、阳光集团档案管理办法及中国阳光集团有限公司档案管理办法,结合公司档案管理工作的实际情况，特制定本实施细则。第二条木实施细则是集团公司规章制度体系的第三层级，适用于公司各单位。第三条档案是指公司在研发、生产、经营和管理等活动中形成，已办理完毕并能反映公司历史活动的，具有长远和重要参考利用价值的各类载体的文件材料、照片、证书等。第四条档案工作由办公室负责，业务上接受集团公司及所在地方档案单位指导和

2、监督。第五条主要应对的风险：（一）由于人员责任心不强造成有价值的文件不能正常接收的风险；（二）因人为侵害和自然灾害造成档案安全事件发生的风险：（三）由于管理方法、技术手段、运行维护、资源共享等手段不完善导致档案信息易改、丢失、泄露、无法传承等情况发生的风险；（四）未经审批擅自借阅档案或借阅档案未及时归还，档案遗失、档案信息泄漏给公司市场竞争造成的潜在风险。第二章机构及职责第六条公司办公室是公司档案工作的归口管理单位，保管除人事档案外的全部档案。第七条各单位要设立兼职档案管理人员，负责收集整理本单位需要归档的文件材料。第八条各单位负责人对本单位文件材料归档工作负有主要和最终责任。负贡人应对预归档

3、文件进行审核并签署核准意见。第九条档案室的主要职责是：（一）贯彻执行国家有关档案工作法律法规和国家有关档案工作的方针政策，建立和健全档案工作规章制度：（二）负贡各单位档案的接收、整理、鉴定、保管、统计、开发利用和销毁工作：（三）负货开展公司档案信息化建设，为档案资源的利用提供便利条件，推进电子文件归档工作：（四）对各单位档案工作进行指导，负责对公司系统内档案工作人员的业务培训：（五）开展档案管理研究，根据实际需要进行档案编研工作。第十条各单位兼职档案管理员的主要职责是：（一）按照归档范围和整理要求、将本单位形成的文件材料、证书等收集齐全、完整，并整理出归档目录册:（二）按照有关档案保管期限的规

4、定，与办公室档案室共同确定相关档案的保管期限，在档案保管期限到期时，协助档案室做好档案鉴定销毁工作；三）按规定定期向办公室档案室移交档案。第十一条各单位对工作中形成的各类档案的收集、整理、保管、移交和销毁等负有宜接责任和义务，并且应服从本单位兼职档案管理员的业务指导和监督检杳，及时更正文件管理中存在的问题。第三章档案的接收与整理第十二条各类档案移交时间要求：（一）文书档案：应在文件材料形成的第二年3月底以前移交,参照文件材料归档范围和保管期限表（附件1）和归档文件整理细则（附件2）整理归档：（二）会计档案：应在会计年度终了隔一年后6月份移交；三）科技档案（包括工程施工、设备、科研、产品、基建等

5、档案）：应在工程交（竣）工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。工程档案归档，按照建设工程文件归档整理规范实施：（四）实物档案：各单位管理系统获得的具有保存价值的实物档案，依据实物档案管理细则（附件管理。档案移交时应填写“XX归档文件移交目录”（见附件4）一式两份，交接双方在移交清单上签字，并经本单位领导审核签批后方可移交（含电子目录、电子版文件）。如发现预归档文件有不符合要求之处，档案室档案管理人员有权要求调整、修改和重新立卷。第十三条档案要本着分门别类，便于保管和利用的原则进行归档。为使档案能系统反映公司主要职能和业务活动的真实面貌，每类档案整理时要遵循档案自然形成的规律

6、和内在的有机联系，组成保管单位。第十四条公司归档资料由各单位整理，工程资料归档由项目管理部审核，符合要求后归档，由办公室档案室统一管理。第十五条移交的档案应符合以下要求：（一）归档的材料应完整、准确、系统，签署手续齐全，密级文件与非涉密文件分开管理，初步确定保管期限；（二）归档的文件应为原件（定稿），因故无原件的可归具有凭证作用的文件材料。文件材料归档后不得更改：（三）纸质文件与其相对应的电子文件要同时归档：（四）外文材料若有汉字的应与译文一并归档，无译文的要译出标题后归档：（五）具有永久、长期保存价值的电子文件，必须形成一份纸质文件同时归档；（六）归档文件的载体和字迹应符合耐久性要求，文件材

7、料字迹和图像清晰，手稿必须用碳素或蓝黑墨水书写，粘贴、装订符合档案保护的要求；（七）归档的文件材料要一式一份，反映同一内容而形式不同的文件材料应保持其一致性：（八）各单位负责档案管理的人员应检查本单位归档文件材料的齐全、完整与准确情况，整理完毕并编制移交清册，由单位负责人签字核准后移交办公室档案室；（九）交接双方应认真核对移交清册，并履行签字手续，移交清册各留一份以备查考。第十六条公司档案的分类方案是：文书档案依据年度-机构（问题）-保管期限；会计档案依据凭证类、其他类大流水排列：科技档案依据项目为单位大流水排列；实物档案依据种类大流水排列，其他类型档案依据内容及载体编制分类规则。第四章档案的

8、保管第十七条档案室负贡公司档案的安全保管工作。档案室一经接收各类档案，要及时整理尽快入库上架，确保归档文件安全。第十八条照片、录音、录像等特殊载体档案材料，对应纸质档案内容分别整理、编号，按特殊载体要求存放保管。第十九条档案室根据国家有关规定，对档案库房采取防盗、防火、防潮、防高温、防虫、防鼠、防强光、防尘等措施，定期进行库房温湿度测量及调控，定期清洁除尘，定期抽查检测库房内档案保管情况，确保档案实体及库房的安全。第二十条根据国家保密相关规定，对涉密档案与涉密档案进行分开保管，涉密档案一律单独整理组卷，集中存放于带密码锁的档案柜中，杜绝失泄密隐患。第五章档案的统计与利用第二十一条公司员工杳阅非

9、涉密档案时，直接在公司OA系统填写“档案借阅审批单”并由本单位负责人同意后，经办公室主任会签后，向档案室办理借阅手续。原件借出一般不得超过15天，如需延长使用，及时办理续借手续。第二十二条员工查阅涉密档案需填写“密级档案查借审批表”经本单位负责人签字并报保密委员会负责人批准后，向档案室办理查阅手续并查阅档案。第二十三条公司以外人员查借档案应首先请示对口职能部门，由单位协助办理借阅利用手续。第二十四条所有档案的查借记录都需要在“档案借阅登记表”上登记备案。第二十五条公司办公室档案室建立文件目录数据库，编辑有关档案汇编和参考资料以开展档案的利用工作。第二十六条公司办公室档案室对公司系统内档案的整理

10、、归档、保管、利用、销毁与移交等情况及时准确地进行统计和记载，并按规定向集团公司报送。第六章档案的鉴定与销毁第二十七条公司办公室档案室定期对保管的档案进行价值鉴定,调整档案的保管期限，剔除、销毁失去保存价值的档案。第二十八条档案鉴定工作必须在办公室负责人主持下，由档案单位、保密单位和有关业务单位组成鉴定小组，每次鉴定写出鉴定报告，在备考表中注明鉴定意见，由鉴定小组负责人签名或加盖印章，并注明鉴定口期。第二十九条对超过保管期限的档案，填写销毁申请，档案室根据鉴定小组意见提出销毁建议并登记造具清册永久保存，经公司法定代表人审批后销毁。第三十条销毁档案时严格执行保密规定，两人以上监销。第七章档案的保

11、密与安全第三十一条档案管理人员和借阅人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。第三十二条档案管理人员必须严格执行档案查阅、借阅审批，履行借阅登记手续。对于公司涉密档案，必须经公司保密小组负责人同意后，方可办理。第三十三条借出的档案材料务必按期归还，档案材料借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。第三十四条任何人不得将档案内容泄露给无关人员，如有违反者，应视情节轻重，按档案法严肃处理。第三十五条档案管理人员向借阅档案者提供出具有关证明时，一定要以档案原始材料记载为依据，不得弄虚作假出假证。第三十六条档案是公司的宝贵财富，任何单位、个人不得以任何理由涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁或拒不上交档案。如有发现，追究当事者贡任，并予以相应的行政及经济处罚。第三十七条全体员工有责任收集管理在本周位工作中形成的各类文件，并有义务配合本单位文件档案管理员做好文件资料的上交归档工作，在转囱或调离时将在手文件资料清点后移交下任人员或本单位文件档案管理员，交接双方应持有文件移交清单。第八章附则第三十八条本细则由公司办公室负贡解释。