OA系统需求说明书(第一部分)_倪.docx

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1、南京农业大学办公自动化系统需求说明书（第一局部）编制人员：杨红兵编制部门：金督教方审核确认金Ir收宣签字:日期：南京农业大学筌字:日期：1.1编写目的31.2 文档书写妁定31.3 术语定义32办公动化系筑功能求32.1 条统总体目杯32.2 票统框架32.3 公文处理42.3.1发文管理42.3.2收文管理（校外来文）82.3.3请示报告102.4个人办公132.4.1待办事宜132.4.2常用意见132.5车功能性帘次131.1.1 1档案接口131.1.2 与身份认证系统的对接141.1.3 与信息门户系统的M接131.1.4 性能141.1.5 5.5平安141引言1.1 编写目的本功

2、能说明书描逑了南京农业大学办公自动化系统工程第一局部的功能需求.主要依抠是京京农业大学两办的公文营理出务需求，主要目的是赘理用户的业务描述井使之确定化，提供由南京农也大学和金智教育侑息技术右泯公司双方共同嫡定的开发系统的业务密求目标，并对所宾现的软件功能做全面的规格描城，以便进行下一步的设计工作。同时，在用户业务求的基础上.投过帝求分析和数据整理，以向整个开发期提供关于南京农业大学办公自动化系统的业务和数据的技末信感和壑体描述，成为软件开发的技术基础,也作为系统设计和实现的目标及测试,验收依据。本说明书将作为系统测试的根本依据和系统验收的基珀标准.本说明书同时提供应用户和设计开发人员及相关测试

3、人员，经双方协商后定稿.1.2 文档书写约定OA为办公自动化系统办公自动化系统为南京农业大学办公E动化系统1.3 术语定义无2办公自动化系统功能需求2.1 系院总体目标建设一个面向全体教职工、全面覆著学校日常行政办公、有效整合学校信息资限的网络桃同办公平台，不斯标准学校管理，提高学校管理水平，为学校决策提供辅助支挎.2.2 系统框架通过对有京农业大学办公环境和业务流程的分析，我们提出南京农业大学办公自动化系统第一局部的功能需求，主要包含内容为：公文管理（发文管理、收文管理、校内请示和报告）：个人办公待办事宜、常用意见），下面分别详果笠述.2.3 公文处理2.3.1 发文管理实现发文的河上拟稿、

4、部门领导审磷、跨部门会券.审稿.卷发.编号.成文,用印校对、发布、归档等功能，其中管理员用户可以定制文件流转过程,系统按照ffi先定义的工作流程进行流好，系统提供严密的授权管理，保证文件不械未授权人处理和娈看，实现对文档传递过程中有效的实时监控，保证文件回上流转准嘀，发文表单的字段有：文件类别（可选目前可选可为党委文件.行政文件.部门文件：其中要隶：选择“党委文件”后发文单题头显示为“中共南京农业大学委员会发文稿淞、选择行段文件后发文!题头显示为“南京农生大学发文稿淞”.选择部门文件”后发文单题头显示为“发文橙近”r发文编号、紧急程度（可选目前可选项为一般.紧急.用急：其中一段为默认信工秘密卷

5、度（可选目前可法项为空白.秘国.机由：其中一段为默认值空白注：在待办事宜中有显著梃醒,按媛急迸行排序，同时也适用于收文，文件标题、拟稿都门、叔福人、核耦人、办公*意见.会核人.会发人.拟稿日期.主题词.主送机关、抄送,成文日期、养发人、EP发份数、叁考誉科（以附件的形丈有科）、备注“置文出a的字母沌，后h城文字号，等I一瓶，聚I，加更全士诺、林就、族报,拟小麻门I报发文管理的功能组成如下： 痕迹保存：逋过保存WORD文档的修订痕9未实现区别不同人员的修改. 发文拟稿：由拟稿人选择公文流转类型编写并填写相关的文稿信息：同时按照预先定义的流程进行发送. 部门审核：审稿人员审核并提出意见.修改文稿并

6、保存修改痕造。 一二受文会核:由部门秘书发拾：-相关部门领导会二孩并援出修改意见,修改文福并保存修改痕法。 办公室审稿：审稿人员审核并摄出意见.修改文稿并保存修改提逐。 发文若发：校桢导提出荏发:E.修改文假井支存修改百老 发又：发：拟槁部门找书杼文件道与会金部门电孑公文与4：再由相应64部门电孑公文秘书珞安伟一蛤二郭刘领导甲笫，将关部门。学填写部门会务意见修效丈并保存修双强叁 文件发送：将文件发送到各部门相关人员. 意见麦阅：只要流转过程中用户都可以宜回文件处理过程中别人爸署的虞见。 版本保存及套8B：可以保存及查1爱女正女的各小历史版本. ：广才询. 全文检察：通过模糊查询的方法在发文文档

7、中不包括正文和附件进行全文检索. 流程跟琮：囱动果踪并显示文件的流转过程.可以查看流转的情况.文件流转时间，是手人,执行的操作,将要执行的操作。 发文传阅：校级秘书可以将文件传阅蛤校领导或相关部门电子公文秘书，各部门电子公文秘书可以将收到的发文传阅给本部门的相关人员。 自动箱号：文件每年,变按机关代字的流水自动进行编号,其中机关代字，系统梃供可以维护功能，各部门的机关代字与各部门统定，发文编号在各部门领导审枇通过后由各部门电子公文秘书完成，各部门只能按自己部门的机关代字进行编号. 签署意见：各部门秘书没有卷署雳见的权限.校领导.办公室主任.各部门负责人相关环节有签一一见的权猥。 电子签章：流程

8、中有用印权限的人员可以在正文（1.ord）文件加#电子印章的功能.加盖电子申章的1.ord文件不可再修改.如实在要修改，密要朽文件撤消印章后才可再修改.修改完后再重新加或电子印章。 模板定义：管理员可自定义各类公文的红头模板,包括文件内容格式和排版格式。便机制作使用WOrd文档，方便易用， 发文登记簿：对于办理完成的文件，系统提供发文登记筹方便统计查询. 流程收回：供发送人收回巳羟发送的发文.防止由于接收人外出或有事的情况下延误发文过程。收回功能必须隹提交的下一步处理人未将文件提交至下一环节时才可以使用。 北*：可以通过返回功能把该文返回到文件已流转的任意一个节点。 流程跟踪：自动眼除并显示文

9、件的流构过程，可以查看流粒的情况，文件流构时间，经手人，执行的操作,将要执行的操作。 流程催办：流程管理员可以我看到所有在办的文件状态,流程管理员可以手工就相关文件进行催办,每催办一次，当前父理人会收到收到一条待办事宜提醒，并且待办事宜标息前会有“能办”的字样. 文件转办：如果文件的当前处理人由于出差、休假等原因,不能及时处理待办公文（事先未作投权）,为了保障整个流程的流转通.流程管理员可以文件转给其他人处理. 流程定义：管理员可以对流程进行定义，可自己1X多个发文流程，如行政发文、党委发文等.可定义单独每个流程的发启极展.流程的管理壁控权限、流程的.默认查看权限等.学校发文流程图如下列图:样

10、图中的部门会签改为部门会），困中的校办雨字掉或者改为两部门发文流程图如下列图:工学院院办发文流程图如下列图:工学院党办发文流程图如下列图:工学院部门发文流程图如下列图:2.3.2 收文管理（校外来文）收文管理主要有学校收到的外来文件进行收文校办登记、主任拟办、校领导阅批、下发.归档、衣询等功能，用户在拿记收文的时候，苜先需将纸质文件扫描。用户流程可以自行定义，文件按系统设置好的流程正常流转.用户可以查看、打印文件的流转过程记录包括办文的通知时间、办理时间、办理拈果、意见、以及微导批示意见等）：并时文档进行实时出控：主办和补办部门在网上的填写意见：同时系统艘于文件的权限有严格的限轲。收文管理的主

11、要功能组戌如下： 收文登记：机要员迸行收文根本信息和内容的录入.对于接收到的文字材料，可以通tt扫描仪先扫描成电子格式（PDF格式），然后通过文件引入的方式引入到系统中.登记内容包括文件标题、主题词、来文单位（可选）、来文字号.份数.收文类别（可选）、收文号（格式为：校收年份+流水+号）,来文日期、收文日期.登记人.办理期限、紧急程度（可选：选项有“一般、紧急”、加1%*）、来文原文、备注.其中收文日期、登记人系统自动生成蜃记人员可以再进行修改：级急提供选择功能.选择项为一般.急件.特急； 收文编号：络号规则为按收文类类别年度流水.系统援供收文自动渝号功能； 收文拟办：由拟办的负责人文写或选择

12、拟办意见-选撵批示领导.他网领导.主热和梆赤部门，并可以自动生成江亦港见. 收文分发：收文秘书可以它*会主任拟办、校领导批阅的收文与据两级领导的惠虹分发至主办和协办部门. 收文办理：供主办部门和协办部门相关人员填写办理意见。主办部门由校统秘书通过流程“提交操作将文件送达，主办部门必须反应办理情况流程才能维埃下一环节.快办部门由校级秘书通过“传阅”操作将文件送达相关部门电子公文秘书，前门电子公文秘书可将文件进行“二次传阅,“二次传阅”只能传回给本部:内的用户。济办部门也可能埴写虞见或办理情况. 收文登记簿：对于完成收文赞记的文件,系统提供收文登记等方便统计查询。 文件转办：办理过程中模块管理员有

13、督办和催办功能，并可更改受理人： 收文传阅：接收人可以将收到的收文传阅i本部门的相关人员. 文件查询：通过收文日期、来文日期、原文文号、收文字号、文件标题.来文机关字段、文件日期等各种条件组合,捡东出符合条件的收文. 文检索：邀过模糊查询的方法在收文文档中（不包括附件）进行全文检二。 近理收回：供发送人收回已是发送的发文,府止由于搂收人外出或有事的情况下是误发文过程.收回功能必须在提交的下一步处理人未将文件摄交至下一环节时才可以使用。 流程跟踪：自动果法并显示文件的流转过程,可以查看流转的情况,文件流转时间，经手人,执行的操作，将要执行的操作. 流程催办：流程管理员可以杳看到所有在办的文件状态

14、，流程管理员可以手工对相关文件进行催办。行催办一次，当前处理人会收到收到一条待办事宜提醒.并且待办事宜标题前会有“催办的字祥。 文件转办：如果文件的当前处理人由于出差、休假等原因，不能及时处理待办公文（事先未作授权），为了保障整个流程的流除畅通，流程管理员可以文件帏脩其他人处理. 流程定义：管理员可以判流程进行定义.可定义流程的发启权限、流程的管理应控权限、流程的默认登香权I艮等。目前已定义了收文流程。收文流程如下列图:工校方或1B）收文文件流卷描逑如；：由两办负责全校的外收文件登记工作.办公室秘书收到纸质文拜的时候，通过药速与描仪将文件扫描戌电子文件后上传到QA系第:中.同时手工录入来文的其它信息（如条文单位.来文字号等）。收文登记结束以后.直接发到办公童主任进行拟办,主任选择该文件的批示领导、饯示领导*主办、协办和传阅单便.填写办理意见以后，发回始校办秘书，校办秘书根邦主任的枇示惫见，选择直接分发到各个部门进行办理或者发送给校领导进行枇阅“出果发送给校救导进行传上审批以后，再亩校办设书发给各个面1“部1在办理转束以后，由学校办公室的校办秘书迸行小结以及存档。工学院院外来文流程图如下列图：2.3.3 校内请示报告校内请示是学校内部各部门向校办或向领导请示工作的一种方式,该系统能实现校内请示的网上起草、部门领导审批、会签、校办主任审核（拟办、校领导批示、部门办理、归档.统计查