iOA通用办公自动化解决方案（DOC 34）.docx

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1、iOA通用办公自动化解决方案版本：2.1目录1对办公自动化臬筑的用性掾讨1.1 当前OA产品市场的几个桥点51.2 办公自动化系统需求的产生61.3 电子文档类型数据的构殊性71.4 针对电子文梢管理，办公官动化系统的常见功能模块81.5 办公自动化系镀对业务协作的支势121.6 办公自动化系虢对块策的支持131.7 办公自动化中的工作流专宛U2企业用户应用林点2. 1IOA支持企业级应用232.1 企业用户的典里应用例子232.2 成功客户例子253政府机构应用林点3. 1特点：以公文管理为中心.业务处理为辅助，落实政务电子化263.1 IoA支持政府机构的应用263.2 政府用户的典型应用

2、例子273.3 成功出户例子284歌宣机构应用杵点41IoA支持敌我行业应用294.2 教育行业的其型应用例子294.3 成功客户例子301对办公自动化系统的通用性探讨回忆办公自动化（OA）系统的开展,巳经有二十多年的历史了。OA起源于政府公文和档案管理的需求，它实现了政府局梯工作流程的自动化和文档的电子化管理。它的特点是以公文处理、档案管理为核心,办公其实就是办文.并形成了以后OA的根本体系。所以，OA的雏形，完完全全按照政府的帘求而确定其主要的功能模块。从二十年前根本的OA雏形,我们大概可以概括以下的几个突出应用功能点： 通知公告（电子化公告牌）和公共讨枪（BBS） 文件的电子化传递、交换

3、和共享 对某个文档的电子化共同编辑（比方：玫府公文的共同拟稿） 审批操作的流程实现（划分流程任务，生成代办事宜，等等）后期的OA系统，功能日趋多样化。比方通过整合电子邮件系统以满足员工之间进行沟通交流，有一个特别突出的应用就是工作流应用.同时，各种OA厂商进行更深层次的竞争，包括功能点的无休止扩张，比方整合客户关系管理（CRM）.人力资源管理（HRM）,营销自动化管理（SFAM）、财务管理（用），等等。二十年问，中国出现了超过1000家大大小小的OA产品。面对如此火爆的市场，客户的购置意愿马上就通过厂家的各种宣传途径得到不同程度提升，各行各业都跋跃欲试，纷好把办公自动化系统的选型和购置提上议程

4、。各种“无纸化办公、协同管理”、精确管理”、协同政务”等等的蜕念把办公自动化系统的美好应用前景进行了一次又1.次的刻画。经过一波又一波的产品普及.客户逐渐感觉到，产品的应用不象商家描述的那么完美。呆板的操作、系统功能的不稔定性、系统术语泛曲让人掩不着头脑，特别是工作流，说的是协同无一（？）,但做的时候，却要用户派出来的实施人员花上长达半年时间了解系统，进而对系统修修补补，勉强推行了，操作人员一看到界面，害要点这点那就犯困。人员一旦离开了，系统就悄悄瘫痪了。在贴近用户的1.些中立论而中（比方：中知论坛）我们看到了很多比方“0A系统上线一年多了，还是应用不是来.，“产品功能不够人性化”，我被OA害

5、惨了”等等令人可惜的、针对应用OA系统的一些负面案例.这些过往的经跄都给广阔有薄向购置OA产品的用户一个很强烈的信息：“一定要选对产品.如何透过各种厂商的承诺，看出产品的真实面貌，结合本身密求来做出明智的选择,成为客户十分关注的问题。通过本方案的介绍.我们相信能完美的答复上述问题。本文作为一篇对办公自动化通用方案的介绍，绝对不限于仅仅时iOA产品的表述。相反的，通过本文，我们想“借。读者1.双慧眼，通过阅读我们收某的关于办公自动化系统行业的各方面信息，以及对这些信息的全方位总结，透彻的了蟀OA产品的来龙去脉,以便客户进行贴近自身需要的产品选型。1.1 当前OA产品市场的几个特点由于各行各业客户

6、对办公自动化产品的关注，OA已经形成一个成规模的市场。这个市场具有以下几个特点： 大多OA提供商将产品定位在“对日常办公”的管理 客户对产品的期望,突出表现在“解决工作流问题” 客户对产品经求大，但成交少 客户对产品的评估“仅”靠收集不同厂家的OA产品进行比照，也就是说：对自身确实切功能需求没有很多的足议市场的这些特点反映若客户对当前OA系统的一些认知水平。我们归纳为以下几个方面。 对日常办公珑到的一些问题，比方：异地办公：信息的共享和透明性；工作的有序性；沟通本钱；以及业务的路部门协作，等等问题，客户巳经可以归纳为“办公自动化系统能解决的问题O 客户特别关心部门的协作效率问选，把由于多个部门

7、共同参与某个业务的完成而导致的“信息不及时”，沟通不充分”，工作不能及时落实，以及“复杂工作不能流程化,等问题归结为“办公自动化系统能解决的问题. 客户不满足当前市场可供选择的产品形态。对产品持疑心态度的方面包括：功能点是否够用：是否能IO(W)满足企业第求；系统将后维护问题：系统的价格；系统的试用：系统的版本更新：系统的整合度，等等。 客户对当前面临的办公问题没有一个系统化的理解，往往觉得“是个问题”，但看了不同软件后，觉得“不是那么回事但受压于解决问题的迫切性和日程的限制而草率选择了某个产品。这几段文字可能概括了客户在购置前的几种常见的情况，也说出了一些意向客户的心声。对于出现这些情况，其

8、中有OA产业开展不成熟的原因，也有厂商的宣传力度不到位的原因，也有客户时办公自动化出现的问题认识层面不深的原因，各种原因导致了客户对投资庭立办公自动化系统“没有很大的信心”，因此，垮合的市场反应就是“拿大、戊3.针对这些状况，我们作为办公自动化系统产品的供给商,是不是应该帮OA的潜在客户做一些客观的分析，披露更多有用的资讯，让他们能更有信心地投资办公自动化系统？针对这个话髭,我们准备了以下相关内容,希望能通过对口的分析,给客户一些有用的信息.以便客户能得心应手的选择OA产品。更确切地说，我们在本方案主要答复客户经常破到的一些OA选型问题，通过引用一些国际先进的、有关信息系统的学术和IT管理的精

9、华文章，让客户系统化的了解四个方面的信息：1）各行各业为什么会产生办公自动化的系统需求？2）办公自动化系统管理的是什么？3）办公自动化系统需要齐备那些功能？4）工作流问题是怎样产生的，为什么办公自动化系统首要解决工作流问题？1.2 办公自动化系统需求的产生事物的从无到有，都有个中原因，办公自动化系统也不例外.我们回忆一般企业的信息化进程，不难发现里面的原因。首先，我们传统的办公环境是纸面化的，一切都依戴于文书，各种单据、申请和报告成为日常办公的主要对象（或者说信息载体）。80年代开始，电脑和互联网的开展和普及,对传统办公环境的冲击是非常明显的。我们不再依兢手工，而是应用字处理软件（微软的Off

10、iCe产品、金山OffiCe等等）来应付大量的日常办公需要。和纸面文档不一样，字处理软件产生的不是一份份的纸张,而是一个个的电子文档。当有了电子文档和便利的网络环境，我们就懂得了通过彼此交换电子文档，以到达信息的交流。电子邮件的流行，更使得这种信息交流手段成为主流.很快的，企业就会发现电子文档交换频繁了，网络目录的共享已经不能满足这样无序和领赞的交换.更甚者，这种无序的交换根本不能保证：1电子文档的准确到达；2）电子文档经过阅读后反应机制的落实；3）电子文档的不同层次的共享（部门、团队和全局内）：4）基于电子文档的共同编辑（比方公文的拟稿）.在这种状况下，企立就一要一个办公手端，筑等管理这些电

11、子文档，以及电子文若的交换.因此，我们可以如道，没有电子文档在信息化的办公环境的产生，就不会出现办公自动化系统的需求。换句话说，办公自动化系统的根本目的，是要管理办公产生的各种电子文档。我们可以标准办公自动化系统面对电子文档管理的几个重要功能要求: 电子文档的集中管理 电子文档的分类存储 电子文档的共享 电子文档的共同编辑 电子文档的访问控制通过系统化的电子文档管理，我们可以做到：1电子文档在不同层面进行信息共享（面向不同群组的传回、面向公共的公告通知、论坛，等等）：2）电子文档可以进行有序的共享（通过一个流程，按照先后次序收集不同人员的意见,形成可读性很强的决爱参考文档，比方：公文的拟稿、核

12、稿和发送，单据的审核以及审核意见的荻取.等等）：3）电子文档迁可以进行自动控制，比方待办、日程安排，等等.到期了就可以发送即时消息,实现信息找人。1.3 电子文档类型数据的椅殊性了解了什么是电子文档，我们很容易就发现-个有趣的现象，就是电子文档负载的信息具有很强的整体性和针时性。苜先,电子文档的创立不为别的，是为了传达某些信息，这些信息不象用于进行控制那样的高度格式化的数据（比方ERP系统中的订单、生产方案），电子文档是一种具有多种表达方式、多媒体的现念数据之外，电子文档主要目的是邕人处鼓圜运缢，从而满足这些人进行业务掾作和决策的需要。据IS权威学术杂志的统计数据说明，其实90%的政府机构和企

13、业进行决策的信息都来源于电子文档所包含的概念性数据。只要我们略珞回忆1.下企业领导是如何进行决策的，这点就不难理蟀。任何领导迸行某个问题的决黄，比方制定企业的未来开展战略.他()会要求各个部门提供各种分析报告和市场情报。这些报告和情报往往通过邮件、WOrd文档提交给领导。领导经过阅读和理解，就会做出决镣。各种分析报告的可读性，直接影响领导的阅读理解，也间接影响领导的决策质量。设想企业能对这些报告、情报进行很好的分类管理和开掘，其对管理的深远影响是不可估量的。1.4 针对电子文档管理，办公自动化系统的常见功能模块我们已经知道电子文档的类型是多痔多样的，在日常办公中我们可以列举很多电子文档的例子，

14、比方：电子邮件、Word文档.传回文档、用于共同编辑的工作流文档、日程安排通知、待办通知、任务说明，等等。这些文档可以作为纯粹的文件进行管理，也可以通过扩展办公自动化系统的根本效劳,进行多个角度的管理。比方任务管理，任务的落实除了给任务的参与者发送有关任务的详细说明的，还应该落实以下功能： 任务的开始提醒 任务的周期管理 任务报告的提交 任务的里程碑定义和提醒对于上述关于任务类型电子文档的配套业务功能,可以用来区分OA系统对不同电子文档类型管理的“细化”程度。同样道理，日程、工作流、电子邮件，等等，都可以做的很“细”。用户完全可以根据日常工作的密要.确定哪些业务功能是必需的，哪些是可选的，从而

15、进行OA产品的选型。以下表列出日常办公最常用的电子文档种类以及配套的业务功能。应兴肥*业务功凭功鱼排迷日程、要日期IuK到期提醒到达该执行的日期，系统应该通过不同方式提醒，比方：液动提示、即时消息提醒,甚至手机短信日程分类将日程分成不同的执行类别，比方：出差、接待、要变务按治，等等周期管理日程可以附带按日、周.月、年的周期提醒机制电子餐件收发却件电子邮件的收发邮件账号管理根据多个邮件疑号,进行集中管理便箜录入和显示工作案面便笺用于速圮，应该实现出现在工作桌面的醒目位置传闻消息消息的新建（可添加附件）传阅可以负我不同的附件消息发送给待传阅对奥发送后，可以通过消息看出待阅读人员是否阅读出坛帖子（BBS帖子）实现流行的BBS发帖功能新增帖子、插入多媒体，等等跟砧、顶置和埼华讨论讨论热点的帖子崎予夜曼、参加精华等操作投票/同卷河卷全文描述文得多媒体,可以针对一段录音.一个图片、一个附件，等进行问卷调点问卷项设计问卷可以包含多个调查工程,每个工程都可以设定不同的投票方式（单项选择、.多项选择.文字，等等）问卷结果的图形化表示对不同的同卷项进行统计和图表分析1e工程的多媒体描世支持立项材料的多种表现方式，比方加皎附件、粘贴