ExcelXP的快速输入技巧讲解.docx

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1、EXCe1.XP的八则快速输入技巧如果我们在用EXCe1.XP处理庞大的数据信息时.不注意讲究技巧和方法的话，很可能会花费很大的精力。因此如何巧用EKC1XP.来快速输入信息就成为各个EXCe1.XP用户非常关心的话题,笔者向大家介绍几期这方面的小技巧.1,快速输入大量含小数点的数字如果我们密要在EXCe1.XP工作表中输入大量的带有小散他的数字时，按照普通的输入方法，我们可能按黑数字.原样大小直接输入，例如现在要在单元格中输入005这个数字时，我们会把m0.05原样输入到表格中.不过如果需要输入若干个将有小数点的数字时.我们再按照上面的方法输入的话,每次输入数字时都济要重复输入小数点.这样工

2、作量会变大,输入效率会降低。其实,我们可以使用EXee1.XP中的小数点自动定位功能,让所有数字的小数点自动定位，从而快速提高输入速度.在使用小数点自动定位功能时，我们可以先在EXCe1.XP的编辑界面中，用鼠标依次单击“工具”/选项/愉辑标卷,在弹出的对话框中选中“自动设置小数点”复选框.然后在“位数”微调讲辑框中钝入需要显示在小政点右面的位数就可以了.以后我们再殆人常有小数点的数字时,直接枪入数字，而小散点将在回车绽后囱动进行定位。例如,我们要在某单元格中键入0.06的话.可以在上面的设置中，让“位Ir选项为2,然后直接在指定单元格中檎入6,回车以后，该单元格的数字自动变为“0.06,怎么

3、样简单吧？2.快速录入文本文件中的内容现在您手辿假设有一些以纯文本格式储存的文件,如果比时您需要将这些数抠制作成EXCeIXP的工作表,那该怎么办呢？电装箱入一遍,大概只有关植有毛病的人才会这样做：将菜单上的数据一个个复制/粘贴到工作表中.也养花很多时间。没关系！密只要在EXeCIXP中巧妙使用其中的文本文件导入功能,就可以大大凌轻帝矍重新枪入或者常要不断复制、粘贴的巨大工作量了.使用谈功能时,您只要在EXCeIKP娓辑区中，依次用就标单击菜单栏中的“数据/荻取外部数据/导入文本文件命令，然后在导入文本会话督口选择要导入的文本文件，再快下“导入”钮以后,程序会弹出一个文本导入旬导对话板，悠只要

4、按照向导的提示进行操作,就可以把以文本格式的敢据转换成工作表的格式了.3,快速输入大量相同数抠如果你希里在不同的单元格中输入大量相同的数据信息.那么你不必逐个单元格一个一个地输入.那样短要花费好E时间，而且运比较容易出精.你可以通过下百的操作方法在多个相邻或不相邻的单元格中快速填充同一个数据，具体方法为：首先同时选中需要填充数据的单元格。若某些单元格不相邻，可在按住Ctr1.键的同时，点击鼠标左钝,逐个选中：其次输入要煤充的某个政据。按住Ct门键的同时.按回车键.则刚刚选中的所有单元格同时填入该数据。4、快速迸行中英文输入法切换一张工作表常常会既包含有数字信息，又包含有文字信息.央录入这样一种

5、工作表就需要我们不断地在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦，为了方便操作，我们可以用以下方法实现自动切换：首先用尻标选中得要输入中文的单元格区域，然后在输入法菜单中选择一个适宜的中文输入法：接着翻开“有效数据”对话程，选中“1ME模式”标签.在“模式”相中选择曲开.单击“确定”按钮：然后再选中输入数字的隼元格区域,在“有效数据”对话框中，单击“1ME模式选项卡.“模式”框中选择关闭英文模式;最后单击“稔定”按钮.这样用鼠标分别在刚刚设定的两列中选中单元格.五笔和英文棺入方式就可以相互切换了.5,快速AH除工作表中空行初除EXCC1.XP工作表中的交行，一般的方法是需要将交行都找出来，然后汪行制

6、除，但这样做操作量非常大，截不方便。那么如何才能缄轻删除工作表中空行的工作量呢？您可以使用下面的操作方法耒进行删除：首先窗开要删除空行的工作表.在翻开的工作表中用鼠标隼击菜单栏中的“插入”菜隼项,并从下拉菜单中选隹“列”.从而插入一新的列X.在X列中幅序填入整数；怵后根据其他任何一列将表中的行排序,使所有空行知臬中到表的底部.划去所看空行中X列的数据，以X列重新排序，然后划去X列.按照这样的刷除方法，无位工作表中包含多少空行，您就可以很快地球除了.6、快速对不同单元格中字号进行调整在使用EXCe1.XP编辑文件时，常常需要将某一列的宽度固定，但由于该列各单元格中的字符数目不等，致使有的单元格中

7、的内容不能完全显示在屏基上,为了让这些单元格中的数据都显示在杯墓上,就不得不对这些单元格重新定义较小的字号.如果依次对这些单元格中的字号调嬖的话,工作量将会变得很大。其实,您可以采用下面的方法来减轻字号调整的工作量：首先新建或潮开一个工作势，并逸中密要EXCe1.XP根据单元格的宽度调整字号的单元格区域：其次单击用鼠标依次单击菜单栏中的“格式”/单元格/对齐标绘，在文本控制”下选中“缗小字体填充复选框.并单击“确定”按钮：化后,当你在这些单元格中箱入蚊据时,如果输入的数据长度趣过了单元格的宽度,EXCC1.XP能蟒自动海小字符的大小把数据调整到与列宽一致,以使数据全部显示在单元格中.如果你对这

8、些单元档的列宽进行了更改，贝（字符可自动增大或缩小字号，以适应新的单元格列宽，但是对这些单元格原设置的字体字号大小则保持不变.7.快速输入多个重复敢据在使用以Ce1.XP工作表的过程中，我们经常要输入大量重复的数据,如果依次输入，无疑工作量是巨大的。现在我们可以借助EXCe1.XP的“安”功能.来记录首次输入需要重复脩人的数据的命令和过程,然后将这些命令和过程或值到一个迎合键或工具栏的按钮上,当按下组合键时,计算机就会更复所记录的操作。使用宏功能时,我们可以按照以下步朦进行操作：首先翻开工作表，在工作表中途中要进行操作的单元格；接着再用鼠标单击菜单栏中的“工具”菜单项，并从弹出的下拉第隼中选择

9、“宏”子某单项，并从陵后拜出的下级菜单中选择“录制新宏.命令：设定好宏后,我们就可以对指定的单元格.进行各种操作,程序将自动对所进行的各方面操作记录复制。8,快速受理多个工作表有时我们常要在EXCe1.XP中翻开多个工作表来进行编辑.但无论慑开多少工作表，在某一时刻我们只能对一个工作表进行编辑.编辑好了以后再依次编辑下一个工作表,如果真是这样操作的话.我们倒没有这个必要同时匐开多个工作表了，因为我们同时翻开多个工作表的目的就是要减轻处理多个工作表的工作量的，那么我们该如何实现这样的操作呢？您可采用以下力法：首先按住“Shif键或Ctr键井配以鼠标操作，在工作德底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作

10、表标签,然后就可以就其实行多方面的批量处理：接着在选中的工作表标签上按右械弹出快捷菜单，进行插入和删除多个工作表的操作；辨后在“文件菜单中选择“页面设置.将选中的多个工作表设成相同的页面模式；再通过“编辑菜单中的有关选项，在多个工作表范围内进行安找、替换、定位操作：通过“格式”菜单中的有关选项，将选中的多个工作表的行、到、单元格设成相同的样式以及进行一次性全部隐藏愫作：接并在“工具”菜单中选择“选项”.在弹出的菜单中选择“视窗和“编辑”按钮.将选中的工作表谀成相同的视留样式和单元恪编辑属仕；最后选中上逑工作表集合中任何一个工作表,并在其上完成我们所帝耍的表格，则其它工作表在相同的位置也同时生成

11、了楮式完全相同的表格.方效办公EXCeI排序方法集中营排序是数据处理中的廷常姓工作.EXCC1.井序有序数计算（类似成缱统计中的名次）和数据重排为美。本文以几个车间的产值和名称为例，介绍EXCe1.2000/XP的数密排序方法.一.数值排序1. RANK函数RANK由数是EXCeI计算序数的主要工具，它的语法为：RANK（number,ref,Order）,其中number为参与计算的数字或含有数字的单元格，ref是对参与计算的无字单元格区域的绝对引用，。rder是用耒说明排序力式的数字（如果Order为零或省略.则以厚序方式给出结果,反之按升序方式）。例如图1中E2、E3、E4单元格存放一季

12、度的总产值，计算各车间产值排名的方法是:在F2单元格内输入公式-=R三E2,$。2：$E$4）,酸回车即可计算出柠造车间的产值排名是2。再称F2中的公式复制到剪砧板，选中F3、F1.隼元格按Ctr1.+*就能计算出其余清个车何的产值排名为3和1。如果B1.单元格中输入的公式,为=RANKE2）+1”。计算各车间产值排名的方法同上,结果也完全相同.2、I和3。此公式的计算过程是这样的：首先根据E2单元格内的数值，在连接符&的作用下产生一个理辑未达式，即-176.7,167.3”等。COVNTIF函数计算出引用区域内符合条件的单元格数量,该结果加一即可得到该金值的名次。很显然,利用上述方法得到的是

13、降序排列的名次,对IE复数据计算得到的结果与RANK函数相同。3. IFfgftEXeC1.自身带有排序功能，可便数据以降序或升序方式重新排列.如果将它与IF函数结合，可以计算出没有空缺的排名,以图1中E2.E3.E4单元格的产值排序为例，具体做法是：选中E2单元格，根据排序需要，单击EXCe1.工具栏中的“降停如序”或升序抖序”按钮,即可使工作表中的所有败据按要求生新排列。假设数据是按产值由大到小（降序排列的，而悠又想赋于每个车间从1到n（n为自然数）的排名,可以在G2单元格中输入1,赫后在G3单元格中输入公式“=11；（E3=E2.G3.G3+1）,只要将公式复制到（H等单元格.就可以计算

14、出其他车间的产值井名。二、文本排序选举等场合需要按姓氏笔划为文本挣序,EXCe1.提供了比较好的解决方法。如果.您要将图1数据表按车何名称的笔划排序，可以使用以下方法：选中排序关键字所在列（或行）的首个华元格（如图1中的AD.单击EXCe1.-ft据菜单下的推序”命令，再单击其中的“逸项按钮.选中“排序选项”对话桂“方法下的“笔面排序”，再根箔数掘排列方向选择“按行排序”或按列排序”,“确定”后回到排序对话相（图2.如果您的数据带有标题行（如图1中的“单位”之类）.则应选中“有标题行（反之不选），然后翻开“主更关键字”下拉列表，选择其中的“单位”，选中排序方式升序”或降序”后”验定”.表中的所

15、有数据就会据比更新舞列.此法稍加变通即可用于“第一名”、“第二名”等文本排序,请读者自行摸索。三、自定义排序如果华耍求EXee1.快照“金工车问”、粒追车Pr和“维修车间的特定顺序重排工作枭数据,前面介绍的几种方法就无能为力了这类问题可以用定义排序规则的方法侪戾：首先单击EXCe1.”工具”菜单下的“选项”命令.自开“选项”对话框中的“自定义序列选项卡（图3）.选中左边”囱定义序列下的新序列，光标就会在右边的“输入序列梃内内动，您就可以输入金工车何”、轿迨车间”等自定义序列了，输入的每个序列之何要用英文退号分隔,或者每输入一个序列就敲回车。如果序列巴强存在于工作表中,可以选中序列所在的单元格区域单击“导入”，这些序列就会帔自动参加”输入序列”框.无论采用以上用种方法，单击“添加”