会议管理指引手册.docx

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1、会议管理指引手册目录说明I一、会议管理得至要意义2（一）金议管理成为公司快感发展得第1.2（二）公司会议守则2二、例会工具总表和角色建议3三、例会游得准备3（一）制定部门例会制度3（二）发例会通知4四、例会中将过程管理幡谀!未定义书签.（一）例会管理八要士5（二）会议纪委表6（三）例会中发言技巧储慢:未定义书签.（四）如何形成决策8（五）让每个人都很淅3自己在会后要做得工作8（六）冬会人员会议评价表8（七）主持人例外情况处理9五,例会后得跟跺营理误!未定义书签.说明：本手册得直接使用者就就是公司得各级管理人员,其她从事项目管理和协调存同事均可以参考使用；本手册将首先在各部门层面例会逆行试行,如

2、收效更好将考虑在全部会议中推广使用；在您阅读本守则后,为鼓励形成工作习惯,人力资源系统将在一个月后对例会效果进行限踪,并听取各方意见和反馈,以便对手册进行改进：跟踪对象:各级部门经理,各项目经理跟踪内容:部门例会制度,例会通知,会议纪要,参会人员评价本手册中所提到和运用得工具只就就是希望能够培养冬会人员良好将会议习惯,不具有独占性和排地性。一、会衩管理得意要看义（一）会双管震成为公司快也IU1.得屏障开会已经成为公司中救吊贵得一种交流活动。有得经理每个工作日2/3得时间花在开会上,相当多得会议被参会者认为就就是效率不高！很多人反映:开会就就是件挺麻烦得事怙。有人说所谓开会就就就是人们大声说话却

3、又说不出什么来,会议转来后,多数人并不十分明确自己舜行动目标、资淞及时间期限;也有人说开会没有完全理解或者认同结论,自己得想法和建议没有机会充分发达。大家似乎也都下意识地认为:大多数会议就就是在浪费时间、效果欠佳、劳而无功。失望得会议参加者能做些什么呢？我们发现,郃门例会就就是李宁公司里就常发生得会议,其影响也围涉及到每位员工得近期工作目标和时间安排。因此,我们制定了如何开例会得指引手册,目得就就是为公司得管理人员,提供了从计划会议到评估会议得整个过程中,应该如何进行改进得这议。本手册对于那些关心提高会议效率得组织者及团队表说尤其有用。（二）会就守JH守则科目存在于降低工作中将会议成本、提高会

4、议效率。一、我们找得:会而有比议而有决,决而有行,杼而有果。I、能,不开科会议就不开,能短开得会议就短开2、目标不明确径会议不开3、不论级别,我于直言;会议决策,人人有责4、会中不开口,会后免再提二、IUn要求1、议在先行才备而来会议召集人在会议前一冏.发出会议通知及会议将具体日程,在会前两天应与全体参会者进行再次确认; 参会者应先行准备议泄有关资料,并于会前发给和美人员； 参会者应当在收到会议通知后24小时内进行回发,时于没有议程得会议,参会者有权拒艳;对于会议资料应认真阅读,做好充分得准备。2、准时开始,准时结束 会议应在既定得时间准时开始和准时结束（发生不可抗力事件除外，会议主持人有责任

5、控制好会议时间,避免会议偏离主题； 会议主持人可以在会中进行程序建议（PS）,比如修改议题和时间,但需征得参会者得用意。入不迟到,不早通不开小IM 参会者迟到,常接受想罚处理。具体标准为:总监及以上3元,部门经理100元,员工50元； 会议召集人迟到15分件后,与会者可自行离会,召集人将被罚款,标准按以上双倍执行。对于不可抗力导致得迟到,应提前向召集人做出说明,屡次说明者,个人诚信将爻到质疑； 所罚款项将用于会议条件得改善/学习资料存购买/部门团队就设： 会议中所有手机应改于知看或关机状态,交要会议召集人有权要求关机状态,并控制与会议无关得活动（如上网、个人办公、接听电话、发短信等）,如果逅反

6、,第一次口头警告,第二次梭罚款标准执行; 对于参会者得迟利和参会情况在会议纪要中应明确记录。八会议决说必定执行 会议召集人应当在会议结束后两个工作日内，完成会议纪要表并发送所有参会者,节假日顺延。参会者应自行记录与日己有关得决议事项,以便尽开展工作； 对于会议通过得决议,责任人应落实执行; 参与者有义务就会议内容与系统、部门内同事进行沟通分享; 下一次会议之前,松安和回顾上一次会议成果,对于时间和质量未达到标准用应说明原因。二、例会工具总和角色感议例会濡程，单工具会议主桥人角色速议管理责任人角色这议人员角色堂议例例会通知拟写例会通知制定和婴持部门认4阅读例会通会进行时间管理例会制度知前硼定议题

7、和a标现前准备水备例会议纪委时间管理:准时开现地现物，当场决充分发表意见,会会始,准时站束，策,明确执行人上不开口,会后免进PS技巧,控制造再提行题对事不对人引导讨论技巧：IG和KP技巧例会议评价2E1.内发送会议纪选甘执行情况坚决执行会表要表对执行不力现象后态度羿明跟进三、例会才得准备（一）制定部门例会度各部门可以根据育才实际情况,制定出本部门得例会制度。:小部门（人数在十人以内,工作区域集中）,每1-2周开一次例会；大部门（人数在十人以上,或工作区域不集中）,每2周-1个月开一次例会；会议主持人得首选就就是经理本人,待例会存形式逐步理顺下来后,可以考虑让部门同事担任轮值主席；明确例会得“讨

8、论误区，也就就就是例会中不涉及得内容,例如:避免深究发生庾量问题得原因和贵任人。例会主委内象1. JME上次例会将执行情况：对执行到位得人员、团队、事件要给予明确肯定；Q)对没有按期限达成目标得人、事件要鲜明得指出,辅助/看促完成补救得什间和方案。2. 分享公司/系统会议中最新将战$方向、政策及行动委求：(1)传达公司/系统有关文件、要求,并布直相关安排；(2)需要变点强调正式发文中制度传达、促进彼此讨论、学习,常促落实和执行；(3)对近期公司/系统/部门内发生得事件和涉及人员，明确管理人员将态度和观点,说明什么就就是公司提倡得行为,什么就就是不提倡得行为,以便于员工明确功认价值观。3. 对论

9、桢定议匙注意不同得议题可以使用不同得方法,注更引导技巧(FaCiIitadOnSkin)得应用,以提高讨论沟通效率,在过程中注重“例会管理八要泰”,成功用“发言技巧”、“彩成决策得方法”，同时注意“例外情况科处理”。（后附详细内容）4. 达成行动今论：会议后形成决议,明确具体工作事项、忖间、责任人。（上述议题可根据具体将安排、方便枭调整顺序执行。）（二）发例会通知会议通知一定要具体,良好得通知体现出会议方案人拊心得谡计和姐织,有利于让每一位参会者提前了解要结论得议题、时间分布及有关人员。门仍会琏如会议日期和时间：会议主持人：参会人员：记录人:Jtt人讨论时冏K追踪上次例会存执行情况分钟2、分享

10、:公司票.新动态信息（例如:战略、玫策和活动）;个人工作进庭分钟3、讨论拟定议场1诂B月磷每个议题符目得,例如:就就灵通报?就就是分享讨论？还就就是有决策结果？）D分钟分钟分钟2)3)4、达成行动结论分钟5、临时议题分钟0、例会中将过程管现（一）例会管双人要素一、会议主扑人将安选就就是弊理本人稗例会得形式逐步理下来后,可以才序让部门同事拉任轮值主席；二、例会通如道蜜由主扑人发加三、倒会开始*,记录入黄克将此次会议应出席人效、实到人敷区议程标示在由板上，-BTM;四、例会进行得标痕程序就就是：1、上次例会中承诺事项得追踪；2、分享最新信息；3、议题呈现和讨论；4、临时议题讨论;5、宣读行动结论五

11、、会叔主席得不责：I、营造和谐气象,还要饵明地执行会议守则；2、依照议程进行产格控制时间；3、在讨论环节,充分鼓励每个人友达各自意见,尊重少数人得意见,避免会中意见一边倒得情形；4、正确总转讨论内容；5、减少与议程无关科争论与讨论；去、记录人员得察去就就是：I、协助主持人维持事先公布得得讨论顺序和时间；2、对冬会人想法进行客现汜录；3、时延伸性话题迸行记录；4、时各项议题结论得记录；5、后续落实工作得记录,并于会后交付给执行人；七、主*人在各议题杼讨论完拳后,根据时间情况at行格时议题”得对论;八、主扑人应于每个议题时论结束首,宣决此议题稗结论。XX年X月份部门例会会议纪事衰会议时冏会议地点会

12、议纪要人参会人员迟到人员本次会议主委内*林主要结论后立冬委枷t落实得工作工作执行人完成时间下一次例会存时同、主蜃XX年X月XEI会议冕束后需在一天内,有记录人员按固定格式撰写会议纪要,让经理先行过目确认,两天内emai1.通知相关内容负近人和参会成员。（三）例会中友方技巧在部分公司得例会中,我们发现部分参会者在表达不同看法时,要么言辞激烈,要么沉默对抗。那么,如何有效发及自己得看法,并且得到对方认可和帚助呢？有一个有奴得办法:把问题摆在我们得时面,而不就就是我们之间（多用KP技巧）;我否定得就就是您褂部分现点,而不就就是您整个人。这里,我们给出会中发言将三个步歌:（实际运用时采用得语言不就就是

13、一成不变得）1、“您这个点子我很喜欢得地方就就是:。地得好处就就是。”2、“您这个点子让我想到。IIX不要讲“不过、但就就是）3、讲您自己得想法。下面就就是世界上优秀经理人在主持会议中得最佳语言范例,供您在会议实战中参考。堆护*尊（KP1.）WA(KP2)(KP3)分率(KIM)X(KP5)“我认为您“我知道为“我们今天“我想,我们我得任务能在讨论中一个我们原没有太多时必须记住得就就是引导发挥很大作本以为解决间,所以我希最重要一点会议讨论,但用。”（维护自得问邈举行里大家都能就就是我们解决方案必尊）会议（事实）将杷注意力放在这里讨论须由您们自“我很高兴确令人沮丧在实现会议就就是为己决定。”您能参加会（感受）。”目标上。了（观点）”“在会上，议。我们需要借助您得专业知识。（加强自信）上次会议以后,我们取得了很大进展厚实）,这可真令人高兴（感受”“这里倒用我理解您不上这处信为什么会感息,不过我们到沮丧（感要找得正就受）。我们正在就是这种类处理得问题型符资料（维确实非常棘护自尊手（事实）。”“就谢怨收“星然这一集了所有这变动（事实汝些资料。您辛您们大家都苦了（加强自感到泄气（感信）。”受）“您对议程有什么问题吗?”“你怎么样.（姓名），这对您们团队有什么影响？”“（姓名）?,您有什么情况