会议接待及注意事项.docx

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1、会议接待及注意事项根据参加会议将人数不同、会议接待得戒备工作存内容不同以及会议接待得方式不同,对会议得姐织方法,礼仪要求也不同。首先就就是会议得筹备工作。根据会议规模网定接待规格。发放会议通知和会议日程。会议通知必须写明召集人得姓名或组织、单位名称,会议得时间、地点、会议主浙以及会议参加者、会务壹、应带行材料、联系方式等内容。通知后面要注意用回执,这样可以确定受邀请得人就就是否参加会议,准备多加会议得就就是否有其她要求殍。对于外地得会议参加者还要附上到达会议地点和住宿宾馆得路度图。这个路段图避免了外地人问路得许多麻烦。会议日程就就是会议活动期间舛一天将具体安排,她就就是人们了解会议情况得重要依

2、据。她得形式既可以就就是文字得也可以就就是表格得C他可以随会议通知一起发放。选择会场。选择会场,要根据参加会议得人数和会议得内容来综合考虑。靛好就就是达到一定标准：第一:大小要适中。会场太大,人找太少,空下得座位太多,松松散散,给与会者一种不景气得感觉;会场太小,人数过多,挤在一起,像乡下人赶集,不仅显得小气,而且也根本无法把会开好。所以,英国得首相丘吉尔瞥泌“绝对不用太大将房间,而只要一个大小正好用房间O”第二:地点要合理。历史召集得会议,一两个小时就敢得,可以把会场定在与会人员校集中得地方。超过一天得会议,应尽量把地点定存离与会者住所较近一些,免得与会者来回奔波“第三:曲属设施要齐全。会务

3、人员一定要对会场得骐明、通风、卫生、服务、电话、扩音、录音等进行检查,不能够因为“上次会议就就是从这里开得,没出什么问题就草率地认为“这回也会同样顺利”。否则,可能会造成报失。第四:要有停车场。现代社会召集会议，“一双草鞋一把伞”赶来开会得人已经不多了。骄车、摩托车都要有停放处,会才能开得成。会场得布置。会场得布五包括会场四冏得装饰和坐席得配宽。一般大型符会议,根据会议内容,在场内悬挂横幅。门口张融欢迎和庆祝标语。可在会场内抠放适当得轻松金景、金花;为使会场更加庄严,主席台上可悬挂国旗、党旗或悬挂国邀、会徼。亲面上如常拱放茶杯、饮料,应擦洗干净,接放美现、统一。坐席得配置要就就是和会议得风格和

4、气氧讲究礼宾次序.主要有以下几种纪无方法：圆条型。如果就就是使用圆案或椭Ia1.形条子。这种布瓦使与会者同领导一起围桌而坐,从而消除不平等得感觉。另外,与会者能清楚地看到其她人得面容冏而有利于互相交换意见。这种形式适于1020人左右将会议。座次安排应注意来宾或上级领导与企业领导及陪同面对面做,来宾得敢高领导应坐在朝南或朝门得正中位置,企业散高领导与上级领导相对而坐。同级别褂对角或相对而坐。口字型。如果使用长形方案。这种形式比圆桌型更适用于较多人数得会议。教室型。这就就是来用得我多得一种形式,她适用于以传达情况、指示为目得得会议,这时与会者人数比较多、而且与会者之间不需要讨论、爻流意见。这种形式

5、主席台与听众席相对而坐。主席台得座次按人员得职务、社会得地位排列。主席得座位以第一排正中间得席位为上,其余按左为下右为上褂原则依次排列。准备会议资料。会务组应该庶备有关会议议题得必要资料,这些资料在整理后放在文件夹中发放给与会者,方便于与会者得阅读和做好发言准备，会议前得接待礼仪。会前检查。这就就是对在准备工作汾段考虑不周或不落实得地方进行符补救。比如检查音像、文件、锦旗等就就是否准备齐全。提前进入接待岗位。接待人员应该在与会者到来之前提前逝入各自得岗位、并逊入工作状态。一触得接待工作分以下几个岗位。签到。设一张签字台,比上1-2名工作人员,如果就就是要求接待档次比较高,可以淞礼仪小姐承担。签

6、字台北有名芯、钢笔和签到本。向客人递轲笔时,应脱下笔套,笔尖对自己,将笔双手递上。如果就就是白爸则应敬好用汁后再递上。答到本应批致些,以便保存。如需要发放资料,应礼貌地双手递上。接待人员应经常向会议如织者汇报到会人数。引座。签到后。会议接待人员应有礼貌地将与会者引入会场就座。对重妥领导应先引入休息室,由企业领导亲自作倍,会议开始前几分钟再到主席台就座。接待。与会者坐下后,接待人员应递茶,或递上毛巾、水果,热情向与会者解答各种问题,满足各种要椅提供尽可能用到券服务,会议中得服务礼仪会议进行中得服务要做到稳重、大方、敏捷、及时。倒茶服务人员注意观察每一位与会者,以便及时为其添茶水。添水就就是动作轻

7、盈、快技、规地。杯盖得内口不能接触桌面,手指不能因在杯口上,不能发生杯盖睡校得声音。一般就就是左手拿开背卷,右手持水壶,将拨开水准磷倒入杯里,不能让茶水溅到桌面上或与会者身上。杯子放在与会者桌上得右上面。如果操作不慎,出了差用,应不动声色地尽快处理,不能惊动其她人,不能很慌张张,来回奔跑,将与会者得注意力引到自己身上,否则,这将就就是极大得工作失误。其她服务会议按拟定褂程序进行,应紧凑,不要出现冷场得局面。这就要球各个工作人员“严阵以待”.做好各项;隹备工作。如,会议进行第一项:全体起立、奏国歌。这时音喻应立即播放出国歌。又如,大会宣布颁布荣誉证书,组四人员应迅速将受奖人员排好队,礼仪小姐把领

8、导从主席坐席上引出来,另有礼仪小姐将证书一一递上,由领导颁发给受奖者。为使会场上得活动有条不紊,必要时应将有关人员姐织起来遂行模拟训练,避免会场上出现混乱。如果.与会者有电话或有人要相告特别更要科事,服务人员应走到她身边,轻声转告她。如果要通知主席台上得领导,最好用字条传递通知,避免无关人员在台上频繁走动和耳语.分散与会者注意力。做好会后服务舜准备。会议进行之中,就应为会后服务做好准备。如.会后要照相,就应提前将场地、椅子等布置好,极影师做好摄影得准备。另外，会后将用车也应在会议结束前妥善安排。会后服务会议转束后,全部接件人员应分工明确地做好善后处理工作。姐织活动会次结束后,有时还会安排一些活动。如联欢会、会餐、参观、骐相等,这些工作很繁项,应有一位领导统一指挥和协训,而且这位领导要有很强得组织能力才能胜任,同时其她接待人员要积极配合.各负其质,做好自己分担得工作,以保证活动计划得顺利实施。送别根据情况安排好与会者得交通工具,使其始快、及时地踏上归程。清理会议文件根据保宓原则,回收有关文件资料。祭理会议纪要“新闻报道。主卷归档。会议总结