会议策划流程书.docx

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1、流程图:会议流程一、会议前打算工作I、会前所需打算的文件：会议通知、回执、会务手册、主持词、参会人m表、会议议程、泉签、座次表、餐卷、代表证、会议横幅（一般由会议承办宾馆制作）、会议背景PPT、房间号码表、会务资料领取表、会议资料、报到处。备文件详细形式如附件。2、会前打算工作流程2.1、 会议的支配：（1）确定会议的目的，试图达到的效果，会议预期取得的成果等。（2）确定会议的名称，初步拟订出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。（3）确定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时秘书处或筹备委员会。2.2、 确定会议日程。编排会议日程表，并与会前发给各参会人员。

2、（1）议程表。将会议议题依据内在联系主次和先后排列次序，编排议程，印成文字，即议程表，会前发给与会人员。（2）日程表与作息时辰表。会期超过一天的会议，还应订出日程表和作息时辰表。2.3、 会议成本预算。会议的成本=场地租借费+文件资料费+交通费+食宿费+活动费+服务人员的工资+询问劳务费。2.4、 打算会议资料。（1）开幕词工作报告、发言稿等（2）会议所用的技术性、程序性文书材料，如：会议通知、会议议程表、日程表、作息时辰表、与会人员名单、通讯录、分组名单、住房支配表、工作人员名单、车辆调度表等.2.5、 发送会议通知及接受回执。（1）会议通知：本单位的小型会议,可采纳口头、电话、书面通知等方

3、式通知。外单位或跨地区的会议必需寄送书面通知，邀请性会议则可寄送请柬或邀请信。会议通知可采纳邮寄(包括电子邮件)、传真、专人送达等方式，对重要的邀清对象可用发送书面通知或邀请柬，再加电话征询、确定的双重方式。(2)回执：为精确统计与会人数，做好相应打算，通知时应提前7天以上并附回执。回执的通知应计算邮途的来回时间，受邀请者考虑和打算时间，相应提前发送，但又不行提前过多，以免对方遗忘。2.6、 会场布置，会场依据与会人数选择适当场所，详细要求如下：(1)会场要整齐、宁静、光明、通风、平安，大小应与人数相适应。按地区、系统、单位等分组，事先划分席位，投放好束签。(2)主席台席位。第一排的正中为首席

4、.其次是左位，再次为右位-先左后右，左高右低.前排为主。后排为次，其他的依次类推。在席位前放置姓名桌签，便于按位入座。(3)会场设施.会场的全部设施必需在开会前打算齐全，如扩音、录音、放音、唱片，录像、摄影、投影仪、放映机、灯光照明、风扇或空调、记录纸、文具、茶具，等等。仪器、设符等应事先反复检查、调试(如扩音器的音量大小),以免临时发生故障或出现差错。2.7、 其他打算会期较长的会议应打算与会人员的就餐、住宿。会场外应有医护人员值班。同时应打算接送车辆。会议要通过新闻媒介传播的应打算宣扬提纲。重要会议应有平安保W人m和保密措施.会议支配中如支配参观、考察,巡游等活动，或贬送资料、纪念品等，必

5、需提前做好打算。二、会议期间工作1、会议期间需打算的文件：签到表、会务发放表、考勤表。2、会议期间的工作流程2.1、 在机场、码头、车站等处，派专人、专车分批分时段按要求接站。2.2、 做好来客接待工作,确认和分发房间，确认重要与会人员用房及整理记录有关信息“帮助分发会议礼品及房间派送水果等会务工作.确认用餐时间、菜单、标准、形式、酒水及主次桌和其他相关支配等工作。2.3、 会场桌椅摆设确认：灯光/音响/麦克风/银麟/讲台/幻灯机/投影机一检视无误。检杳会议所需资料是否完备。2.4、 会议现场：专人负贡参会人员的引领，签到，分发会议资料。2.5、 专人负奏会场的协调事务工作（包括投影仪的打算、

6、饮水的打算、礼金的发放以及会场温度限制等）。2.6、 确认并保障会议期间会场防盗、消防等平安工作、参会代表的人、财、物等平安工作。2.7、 协调会议期间的交通工具的支配。2.8、 会议接待人员应全程跟踪会议，以便刚好和与会者保持联系，出现突发事务能以最短的时间解决。三、会议后续工作1、会议后需打算的文件：参会人员通讯录、简报、会议总结、会议证明、会议纪要、新闻稿、返程票登记表。2、会议后的工作流程2.1、 在与会和未与会的人中间传阅会议记录。会议记录应精确。会议中所形成的决策要突出担当行动的贡任人姓名、时间及标准.表明下次会议的日期和时间.2.2、 会议的总结、评估、会议代表的看法反馈及处理工

7、作。2.3、 会议资料、领导讲话稿、代表发言稿、新闻报道资料的汇总，总结工作及印刷发放代表通讯录。2.4、 代办与会人员返程及他程的交通票务及其他托付代办服务。2.5、 欢送代表工作。2.6、 会议费用的结算工作。四、人员职责1、会务负责人1）联络协调一对内负责与所领导及各科室负货人的沟通，制定会议支配书及工作进度表，确保会议顺当完成：一对外负贵与各参会领导及参会人员之间的联络，确认人员名单及行程支配；一协调会务工作人员的活动。2）制定会议方案并实施负责拟定和调整会议方案，会议组织程序，并上报相关领导审核；一负货协调各职能组分工，并确认工作支配和进程。3）会场及住宿支配一负货会议酒店（场地）接

8、治、预订及协议签订：一负货会议期间与会人员的食宿等问题的支配。4）负责审核会议对外的文本资料内容及相关合作协议一各类资料内容的确认审核：一确定印刷地点；一会场布置的审核。5）制定可行性预算6）同会议发言人及各位贵宾联系2、会务助理I）各类文本的起草、修改，资料的编排、制作一依据会议的要求，负货会议通知书的设计、制作及印刷：一负贡会场背景效果图的设计与制作：一代表证、餐券的设计与制作。2）负货重要人员的联络事宜一负贡重要人员的行程支配的联系、确认:一负货重要人员的机（车）票的预订：一负货重要人员的专人接、送及陪伴支配：负责玳要人员在会议期间的用车支配。3）负货与会代表联络事宜一负五会议通知书的寄

9、发及确认回执工作：负责会务资料的收集、确认并输入数据库；一如会议信息仃变,负表与与会代表联系,刚好告知。4）负货会场的管理工作一负交会场及仪器设备的管理；一提前做好仪器设备的调试工作：一负责会场影像/通讯的管理（计算机、PPT资料收集汇总、同传设备等）：一确保会议期间演讲嘉宾PPT的收集、正常播放及保密工作。5）负贡交通管理及平安措施一负责用车支配：一负货确定车辆行走路途和确保路途的畅通及用车平安。6）负贡会场平安保障工作一负货对可能存在和未知的平安防患进行检杳并制定解决方案7）会务帐务管理一会前负责制定收入、支出预算表一会后负於制作收入、支出明细表一负五会务费用安排方案的制定、上报及落实3、应急人员D负贡资料袋或者礼品袋物品的装放与分发。2）负贡参会人员的引领、接待。3）负贵就餐秩序的限制。4）负责会中其他应急工作。附：会议所需打驿的全部文件的形式见附表（以第次会议的各文件形式为例）。文件明细会议通知附表1问执附表2会务手册附表3主持诃附表4参会人员表附表5会议议程书附表6桌签附表7餐卷附表8代表证附表9会议背景PPT附表10房间号码表附表I1.会议资料领取表附表12与会人员签到表附表13会务费发放表附表14考勤表附表15参会人员通讯录附表16简报附表17会议总结附表18会议证明附表19新闻稿附表20