会议中常见的问题及高效会议的十大原则.docx
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1、会议中常见的问题与高效会议的十大原则会议?或许有人会觉得这个问题有些小题大作,还有不会开会的?这么简洁的事情,好像是人都会开,大会小会参与过多数场,可是开得好吗?参与的多数次会议中真正有效的、能解决问题的、效率比较高、投入产出比高的会议有多少?下面我们先分析一下会议中常见的问题:会荒:常年不开会,这些人对会议的作用不够了解或曾深受“会灾”之害对会议已经形成偏见,还美其名日“让大家有更多干增值的活的时间”。却不知假如利用得好,会议能成为沟通信息、通报状况、沟通和统一思想、集思广义、资源共享、探讨策略、协商事项、解决问题尤其是跨部门和跨系统问题和冲突、布置任务、促进工作落实、总结阅历、激励士气等的
2、一个特别有效的工具和手段,“开会不是万能的,但不开会却是万万不能的”;会海:过多开会、过滥开会、无效开会,文山会海。彼得德鲁克曾指出:一个企业的经理假如用超过25%的时间开会,就是一种“病态组织的表现”:拖沓:有的会议拖拉严峻,形成了效率低下的“大尾巴会”(于是有公司规定上午11点才开会,大多数状况下对一般会议效率是很高,但对一些重大事项可能不适用):会议拖沓与会议主持人的会议主持水平有亲密关系:事前打算如汇报材料或会议流程、时辰表不清晰也会造成会议拖沓;“陪绑”严峻:有些为了“相互敬重”或“显示重量”搞排场或形式主义,与会人数众多,无多大关系也叫过来,没有会议成本的意识。口本一些企业会在会议
3、室醒目的标出会议成本的公式:会议成本=与会人员每小时平均工资X3X2X开会人数X会议时间(小时)+会务干脆成本其中:“X3”是因为劳动产值高于平均工资:“X2”是因为参与会议要中断常常性工作,离开原来的工作岗位造成的生产、管理、市场反应的滞后等产生的损失,损失要以2倍来计算:而人越多时间越长,会议成本也就越高;会务干脆成本则包括筹备费、接待费、会议材料费、场地租金、会场布置费、茶水班、投影设备租赁费、交通费、住宿费等。会议成本即使这么高,确定要留意有足够的产出;主持人选择不妥:假如会议主持人的技能、阅历、权威不足以驾驭会议的方向、内容和局面时,或主持人的风格与会议须要的气氛不匹配时,会议都有可
4、能失控,达不到预期的目标:议题繁多:会议议题过多,探讨不深,都只能蜻蜓点水,一遇到大一点的或难一点就推到“下次专题探讨”,可就是从来见不到专题探讨,结果问题是一而再,再而三的重复发生,整个组织在重曳的学费:重曳会议:同一议题不从根上解决彻底,不得不一次次开会探讨治标却不治本的方案:地点支配不当:有些公司为了节约成本,会议都在公司召开。可是一些重大的事项必须要在充分探讨、无太多干扰或头脑风暴的状况下才能形成,在公司开很难不被打搅或受影响。会前、会下不沟通:会议从零起先,与会人员一头雾水,会议起先时要么花许多时间讲明背景、概念或者干脆就是鸡同鸭讲,没有共同言语。许多真正高效的会议都在会前、会下已经
5、沟通基本达成共识了,开会只是统一意志形成决议;有些公司会议基本属于临时通知,相关人员也不行能做充分的打算,或者重要人员出差在外无法参与会议,这样的会议效果自然要大打折扣;会议纪律乱:不到、迟到、早退、中场打电话等现象严峻,没有制定会议制度,尤其是奖惩制度;会而不议:成为了领导“一言堂”,失去了会议的意义;议而不决,决而不议:会议只是探讨不形成决议,会前打算不充分,全是到位再凭嘴巴、凭记忆、凭感觉说,不打算主题相关的事实和数据,没有养成以事实和数据决策的习惯;或者真正决议的事情乂不开会探讨而是私下确定了,这样的决策很快,但往往懊悔或变更也很快;决而不行:即使有会议决议,不落实到责任人,不落实执行
6、:行而不果:即使执行,也没有跟踪,根本没有结果或效果;执行得好与不好都一个样,没有奖惩,久而久之,主动性被消磨殆尽。通过视察一个公司的会议制度、具体会议的打算、进行过程和会议决议的执行结果可以基本推断其管理水平。知道了会议可能出问题的地方,我们就可以有针对性地去预防和调整,尽量让会议更高效。而要会议高效,除避开上述常见问题外,须遵守以下十项原则:原则一、会议要规划依据公司或部门实际状况,可支配有早会、周例会、月例会、季度会、半年会、年会等例会,比如周例会,在总结和规划方面就很有效,会议要有其召开的合理时间和频率,例会可参考占代“有本早奏,无事退朝”的原则,而且依据不同阶段的管理水平和目标,可调
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