会计电算化会计软件的应用.docx

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1、第三章会计软件的应用54 .会计软件的应用流程般包括系统初始化、口常处理和期末处理等环节。55 .系统初始化是系统计次运用时,依据企业的实际状况进行参数设置.并录入基础档案与初始数据的过程.系统初始化是会计软件运行的耻础,它将通用的会计软件转变为满意特定企业须要的系统，使手工环境卜的会计核算和数据处理工作得以在计算机环境卜持续和正常运行.系统初始化在系统初次运行时一次性完成,但部分设置可以在系统运用后进行修改.系统初始化将对系统的后续运行产生也要影响.因此系统钊始化工作必需完整且尽从满意企业的湎求。系统初始化的内容包括系统媛初始化和模块级初始化.模块级初始化是设置特定模块运行过程中,所须要的参

2、数、数据和本模块的基础信息.以保证模块依据企业的要求正常运行.系统级初始化内容主要包括：创建账套并设汽相关信息；增加操作员并设置权限：设置系统公用基础信息。模块级初始化内容主要包括：设置系统限制参数：设置基础信息：录入初始数据.5611常处理是指在徒个会计期间内，企业F1.行运昔过程中重发、频繁发生的业务处理过程。日常处理的特点：(I)H常业务频繁发生,须要幼人数据盘大：(2)日常业务在每个会计期间内重复发生，所涉及金额不尽相同.57 .期末处理是指在豺个会计期间的期末所蹙完成的特定业务.，期末处理的特点：有较为固定的处理流程.业务可以由计算机自动完成.在会计软件应用的各处环节均应留意对数据的

3、管理.，数据备份是指符会计软件的数据输出保存在共他存储介质上.以备后续运用.数据备价主要包括账套备份、年度账备份等.数据还原又称数据更晚，是指将品份的数据运用会计软件更原到计算机胡盘上,它与数据价是一个相反的过程，数据还原主要包括账套还原、年度账还原等。58 .账套是指存放会计核?Z通象的全部会计业务数据文件的总称.账套中包含的文件有会计科II、记账凭证、会计账簿、会计报表等。建立账套时须要依据企业的详细状况和核算要求设置相关信息，账套信息主要包括账套号、企业名称、企业性质、会计期间,记账本位币(即本位币代码和本位币名称)等.管理用户并设置权限：管理用户.用户是指有权登录系统,对会计软件进行操

4、作的人员.管理用户主要是指构合法的用户增加到系统中，设置共用户名和初始密码或对不再运用系统的人员进行注销其登录系统的权限等操作。设置权限。在增加用户后,一般应当依据用户在企业核算工作中所担当的职务、分工来设置、修改其对各功能模块的操作权限.通过设置权限.用户不能进行没有权限的操作，也不能在看没有权限的数据。59 .设置系统公用基础信息包括设置编码方案、基础档案、收付结算信息、凭证类别、外币和会计科目等.设置编码方案是指设置详细的编码规则，包括编码级次、各级编码长度及其含义，其目的在于便利企业对基础数据的编码进行分级管理。设置编码的对象包括部门、职员、客户、供应商、科目.存货分类、成本对象、结算

5、方式和地区分类等.编码符号能唯一地确定被标识的对象.60 .职员档案资料一旦被运用将不能被删除。设置职员信息一般包括输入职员编号、姓名、性别、所屈部门、身份证号等.其目的在于便利进行个人往来核算和管理等操作.61 .(1)单位类型编码、供应商编码、客户编码必需唯一。供应商端码与客户编码不能重复。(2)单位码、单位名称、单位类型必需输入.其余可以忽视.62 .设汽凭证类别是指对记账免证进行分类编制，用户可以依据企业的需求选择或门定义凭证类别.凭证类别设置完成后,刖户应当设置凭证类别限制条件和限制科目.两者组成凭证类别校5金的标准,供系统对录入的记账凭证诳行输入校验，以便检查录入的凭证佶息和选择的

6、凭证类利是否相符。在会计软件中，系统通常供应的限制条件包括借方必有、贷方必有、凭证必有、凭证必无、无限制等.凭证类别的限制科目是指限制该凭证类别所包含的科fi.在记账凭证录入时,超如录入的记赅凭证不符合用户设置的限制条件或限制科目，则系统会提示错误，要求修改，直至符合为止。63 .设电会计科目就是将企业进行会计核算所须要运用的会计科书”入系统中,并依据企业核匏要求和业务要求,对每个科目的核制屈性进行设窗设置会计科目是填制会计凭证、记张、编制报表等各项工作的她础。增加会计科目时，应遵循先设置上级会计科目，再设置卜级会计科目的依次。会计科目编码、会计科目名称不能为空.增加的会计科目娘码必需遵循会计

7、科目编码方案.64 .会计科目编码依据科目编码规则进行.在对会计科口编码时，一般应遵守以下原处I：唯一性。每个编码必需唯一地标识某一个科目，不行重生。统一性.全部会计科目的编码标准必需遵守统一的编码方案.扩展性.编码既要适应企业当前核算的要求，乂要考虑将来业务发展的改变，在设计编码时应田:保留一些空间，以便利将来科目的增减变动.65 .已经运用过的末级会计科目不能再修改科目编码.己彳I数据的会计科目,应将该科目及其下级科目余额清零后再进行修改或删除.删除科目后不能发惊，只能通过增加功能正新增加被删除的会计科F1.非末级科目不能驯除，非末圾会计科目不能再修改科目浦码。66 .用户如在会计年度初隹

8、账,只衢将各个会计科目的期初余额录入系统中即可：用户如在会计年度中建账，则除了须要录入启用月份的月初余额外，还霰录入本年度各会计科目截至上月份的累计发生额，系统一般能依据本月月初数和本年度能至上月份的信,贷方累计发生数自动计算出本会计年度各会计科目的年初余额.凭证编号是凭证的唯标识.同一类别凭证按月从1号凭证起先连续编号,不允许曳号利漏号。凭证编号为必填内容，可以自动生成，也可以手工输入。67 .凭证录入的给人校验：在凭证明时校验时,系统会对凭证内容的合法性进行校验.校验的内容包括：(“会计科目是否存在，即会计科F1.是否是初始化时设汽的会计科目：会计科目是否为末级科目：会计科目是否符合凭证的

9、类别限制条件：发生额是否满意“有借必在贷.借贷必和等”的记账凭证要求：凭证必垃内容是否侦写完能；手工填制凭证号的状况卜.还需校股凭证号的合理性。68 .凭证可以修改的内容般包括摘要、科目、金额及方向等.凭证类别、编号不能修改，制单H期的修改也会受到限制，在时凭证诳行修改后，系统仍旧会依据凭证录入时的校裟标准来对凭证内容进行检查，只有湎意了校脸条件后,才能迸行保行.凭证修改的操作限制：修改未审核或审核标错的凭证.对未审核的凭证或审核标错的凭证，可以由城制人干脆进行修改并保存,审核标错的凭证在修改正确后，出错的标记将会消逝，(2)修改已审核而未记账的凭证。经过审核人员审核，并1.1.签章而未记账的

10、凭证，假如存在错以须要修改，应当由审核人员首先在审核模块中取消对该凭证的事物标记,使凭证更原到未审核状态，然后再由制单人员对凭证进行修改.修改己经记账的凭证。会计软件应当供应不行逆的记账功能,确保对同类己记账凭证的连续编号,不得供应对已记账凭证的删除和插入功旎,不得供应对已记账凭证H期、金额、会计科目和操作人的修改功能.(4)修改他人制作的凭证.假如期要修改他人制作的凭证，在账务处理帙块多敷设置中须要勾选允许修改他人凭证的选项.脩改后凭证的制单人将显示为脩改凭证的操作人员!假如参数设置中选择不允许修改他人凭证该功能将不能被执行.69 .审核凭证是指审核人员依据国家统，会计准则制度规定，对于完成

11、制单的记账凭证的正确性、合规合法性等进行检行核对,审核记张凭证的内容、金额是否与原始凭证相符，记账凭证的彘制是否符合规定,所附单据是否真实、完整等.假如审核发觉记账凭证存在错误，须要打上错误标记，交由制单人员进行修改.假如审核人员认为凭证没有错误，则审核通过后，系统将在审核栏显示审核人的名字。凭证审核的操作限制：审核人员和制单人员不能是同一人：审核凭证只能由具有审核权限的人员进行：己经通过审核的凭证不能被蜷改或者删除，假如要修改或删除，须要审核入另取消审核签字后，才能进行：审核未通过的凭证必需进行修改,并通过审核后方可被记账.70 .在会计软件中，记账是指由具有记账权限的人员，通过记账功能发出

12、指令，由计算机依据会计软件预先设计的记账程序自动进行合法性校验、科目汇总、登记账目等操作.记账的操作限制：期初余颔不平衡,不能记账：上月未结账，本月不行记账；未被审核的凭证不能记账；(4)一个月可以一天记一次账.也可以一天记多次账.还可以多天记一次账：记账过程中，不应人为终止记账，71 .出纳管理的主要工作包括库存现金日记账、银行存款日记账和资金日报表的管理，支票管理,进行银行对账并输出银行存款余额调整表.72 .照务处理模块的期末处理是指会计人员在每个会计期间的期末所要完成的特定业务，主要包括会计期末的利政、对账、结账等。73 .对账主要包括总账和明细账、总账和协助账、明细账和协助账的核时.

13、为了保证账证相符、账账相符，用户应当常常进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。只有对账正确,才能进行结账操作。74 .结账主要包括计制和结转各账簿的本期发生额和期末余，终止本期的账务处埋工作.并将会计科目余额结转至下月作为月初余额,结账行个月只能进行一次。75 .结账工作执行时,系统会检查相关工作的完成状况,主要包括：检查本月记账凭证是否已羟全部记账，如有未记账凭证，则不能结赅：依查上月是否己羟结账，如上月未结账，则本月不能结账；检查总账与明细账、总账与协助张是否对账正确，假如对账不正确则不能结张：对科|:|余额进行试驾平衡,如试算不平衡将不能结账：检资损益类账户是否已经结转到本年

14、利润,如损益类科目还有余额,则不能结账：当其他各模块也已经启用时，账务处理模块必需在其他各模块都结账后，才能结账76 .冏定资产管理模块初始化工作：仕)设置限制参数.设置信用会计期间。设置折旧相关内容。设置折旧相关内容一般包括是否计提折旧、折旧率小数位数等.设设固定资产编码.设词堪础信息。设置折旧对应科目。设置增战方式.设置运用状况.设置折旧方法。设置固定资产类别。录入原始卡片.企业H常运首中，会发生固定资产相关业务，段包括固定资产增加、削M、固定资产变动%在每个殳计期间，用户可在固定资产管理模块中时相关日常业务进行管理和核总。固定资产管理模块期末处理：(1)计提折旧.(2)对账。月末结账。相

15、关数据查询.77. (1)只有在瓜新会计期间时可以增加资产类别，月末结账后期不能增加，资产类别编码不能取女，同缎的类别名称不能相同。类别编码名称、计提类型和折旧方法不能为空.其他各项内容的怆入是为了输入卡片便利,要法有的内容可以为空.运用过的类别计提磔性不允许删除,78 .由固定资产系统传递到总账系统中的凭证,在总账系统中不能修改和删除.79 .工资管理模块初始化工作：设置基础信息。设置工资类别.设置工资项目.设置，资项目是计算工费的基础，包括工资项目名称、类型、数据长度、小数位数等。设置工资项目计算公式,设置工资类别所对应的部门.设设所得税，设贸工资费用分辣.录入工资基础数据，80 .工资管埋模块日常处理：(1)工资计算。工资变动数据录入。工资数据计算.个人所得税计算.工资分辣。(4)生成记账凭证，81 .工资管理模块期末处理：(1)期末结账.工费衣的兖询输出82 .应收管埋模块初始化工作：限制参数和聪础信息的设置，限制参数的设置。a.基本信息的设置.b.坏账处理方式设置.c.应收款核销方式的