会展活动现场执行管理系统分析.docx

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1、会展活动现场执行管及内容简介会展业作为新兴服务业，是21世纪的朝阳产业，有箱巨大的发展漕力。而良好的会望现场服务又恰恰是一个展会能够胜利的里要所在,在展会中,不论是参展商还是主办者、观众等等，都离不开会呈现场服务.它不仅可以在当时促使展会取得胜利，还可以在很大程度上的宣扬和廷长展会的影响力和品牌效应，让更多的参展商，冬户，观众了解并参与展会，从而使展会取得更大的胜利。会展活动现场管理，具体体现在对参展商和观众的优质服务上.它是展览支配的具体落实，也是干脆反映和衡JA办展水平的必要环节,理应先受会展组织活动组织者的羽视.然而会呈现场管理、限制和协调的内容相当困难，如若处理不当，突发行务必将会的成

2、大的问SS,所以要求现场管理的指挥协调成员对展会相关事宜全盘了解，并能刚好、坚决做出英明决策。本文将结合我国目前大型活动现场各类型事务的处理现状,将会展活动现场管理分为：展览活动现场管理系统、会议活动现场管理系统、节庆活动现场管理系统：本文将主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统的具体定义以及工作内容进行具体用述。引言众所周知,会呈现场管理是胜利办展至关班要的因索和环节.会展活动现场管理的胜利格提高专业观众和参展商对本展会的满足度，以及提升展会的知名度和美誉度.而常久以来，大里活动现场管理始终是全球会展活动组银者头疼的何SS,前期经过了大圻的打算工作，还是难免在现场发生各类突发事务.随着

3、现代会展业的日业成熟，人们已起先意识到，会展活动现场是否能顺当进行,与前期的组织设计、任务分工、责权安排、等有很大关系.现场管埋不到位，干脆影响了会展活动的成败.会展活动通常都是短时间汇合大累的人群、物品等，短时间会出现大城的交叉任务，假如能通过一种科学的方法，使这些交叉任务能有效的安排与合理的限制，是大家共同关注的问题.据统计.每年我国产生的各类型展览会的56个,而各类型的会议活动有4()万之多,节庆活动2000多个，但始终没有适合大型活动管理的会呈现场执行系统学问出现.造成了众多大型会展活动现场管理不到位或者出现了不行挽回的损失。窠例回顾海南省第3届人才劳动力沟迪会因为进不了现场招人,某企

4、业到了现场账本就找不到车位停车，费了老大的劲停了车后还是没方法进入市场内招人.现场混乱的秩序，拥挤的人群让林先生没有了招人的心情.现场疏通交通的名交警也表示，这里的道跖太窄，停车位又少，在这里举办大型的聃谛会很简单造成交通堵塞，同时也易发生事故。(中国经营报北美峰会在加拿大魁北克的范特贝罗开幕.美国总统布什、墨西哥总统卡尔错峰和加“大总埋哈希参与了此次峰会.据悉，三国领导人集中探讨全球竞争力、食品和产品平安可持续能源、能源管理和地区平安等五方面的向SS,会议引来了数名来自美国和加拿大的示成民众，防暴警察被迫修放催泪瓦斯将他的联散，现场一度非常混乱.警方称,有4人被逮捕.另外约有20名示戚民众和

5、警察受伤.约500()名警察在会场外待命.(新华社8月21日电)10月，影片，:M3的新闻发布会在釜山海公台某宾馆实行，不过因为釜山电影节俎委会马虎支配而比原定时间足足推迟了30分钟后才得以进行。iMS作为釜山电影节参展电影.本次新闻发布会也是电影节正式活动之一，不过面对来到现场的200多名记者.实行发布会的房间宽度只有5米左右,现场记者们样要求主办方临时更换实行发布会的地点.最终在主办方的协调下，才用摄影记者们先拍照后退场，给摄像记者们留出空位的方法来妥你,这样一来，发布会就比原定的迟30分钟才得以实行,李明世导演和姜东元出现引起了现场的混乱,大部格外国记者都表示无法理解.m终.釜山电影节金

6、东浩委员长向现场媒体致歌称：“因为组委会的失误，今日给各位带来了诸多不便.在这里我向大家去示歆意在第十届上海国际汽车工业展览会上,两家口本的汽车公司为了在气概上压倒对方都把音响开得很大，从而严竣影响了同一场馆内其它参展商的展出工作，最终主办单位不得不出面干涉才把事情平静下来.第十三届中国国际专业音响、灯光、乐器及技术展览会上噪音严峻后响到展会现场治谈.历届展览会的噪音问题仍旧没彳j解决，限制声压级只是表面现象，看上去是组织者实行了措施，事实上展览会大厅仍IH是个蛤蛾坑”，家家的音响都打开，参观者很难鉴别哪个品种的音响效果更好.在国外的很多音响展会上有烷定不容许打开音响指声音.组织者供应的是展示

7、沟通的平台，生产箱官方将产品及资料摆放后，参观者对感爱好的问遨与技术人仍进行沟通，沏要视听时有特地的视听房间。我们国家的展览会追求的是舂观人的数玳，却忽视了参观的质量，在展览会大厅里你要询问问题，你的讲话声音就要超过70分贝，否则人次只能是笑一笑无奈了事.北京是一个国际化的大部巾，环保意识应当成为重中之重，我们期里下一届展览会在背景音乐中实行.闲杂人员进入展览会需治理.有些参观人员的素笄应当提尚，虽然管理者实行了很多的措施，但是闲杂人员仍旧在展览会中搜集垃圾“，fW实11票“SWOT分析法”与“5S管理理念”大型活动现场管理是指组织者在某一具体时间、特定场所对参与会展活动事务的群体、物品、资佥

8、、信息等多项交叉任务进行协调与眼务管理的总称.“现场管理”始终以来在国际上也没有完善的定论，这是因为不同时期、不同性质、不同主体的活动现场管理均有差异。目前国际上部分大型活动组织在现场管理中借用T-SWOT分析法”与-5S管理等相关阅历，结合大型活动实际状况进行了创新.1.着现代会展业的快速发展，欧盟组织f期引入的学问己不能满足现代会展业发展的需求。第一种:SWOT分析法SWOT分析发乂称为态势分析法,它是由美国旧金山高校的管理学教授于2（）世纪XO年头初提出来的.我们常用来作为企业内部的分析方法，即依据企业自身制定内在条件进行分析，找出企业的优势、劣势及核心竞争力之所在.其中,S代表SIkn

9、gth（优势），W代表WeakneSS（弱势）,O代衰。PpOnUnity（机会），T代表Ihreat（域遇）.其中,S.W是内在因索,0、T是外在因素.依据企业竞争乩略的完整概念,战略应是一个企业“佬桃做的”（即组织的强项利加项）和“可能做的”（即环境的机会和威遢）之间的有机俎合。其次种:5S管理5S管理源于日本.指的是在生产现场.对材料.设备人员等生产要素开展相应的整理.整顿、清扫、清洁、素养等活动,为其他管理活动奠定良好的基础，是日本产品M须知以迅猛提高行销全球的胜利之处，整理、整顿、清扫、清洁、素养的日语在外来词汇罗马文拼法时,它们的第一个字母都为S,所以日本人又称之为5S.近年来,随

10、着人们对这一活动的不阍深化相识,有人又添加了“坚持、习惯”等两项内.分别称为6S或7S活动.a）整理（SEIRI）：工作现场，区分要与不要的东西，只保都有用的东西，撤除不须要的东西；目的：消除零乱根源,好出“空间防止材料的误用、误送.创建一个清楚的工作场b）整顿（SEITON：把要用的东西，按规定位置拐放整齐，并做好标识进行管理;目的I定置存放,实现随时便利取用O清扫（SEISO）:揩不须要的东西消除掉,保持匚作现场无垃圾,无污秽状态：目的：I）保持工作环境的整齐干净：2）保持整理、整领成果：3）稳定设备、设施、环境侦量:、捉高产品或服务旗M：4）防止环境污染，d）清洁（Seiketsu）：维

11、持以上整理、整顿、清扫后的同面，使工作人员觉得整齐、卫生：目的：1）券成长久有效的清洁习惯2）维持和巩固整理、整顿、清扫的成梁e素养（Shitsude）：通过进行上述4S的活动，让每个员工都自觉遵守各项规章制度，养成良好的工作习惯，整到“以厂为家、以厂为荣-的地步。目的：D养成良好习惯：加强审美观的培训：遵守厂纪厂规：提高个人素养：培训良好爱好、爱好.2）照造守纪律的工作场所：3）营造团队精神留意集体的力气、才智.会展活动现场执行管理系统本文作者通过多年的实践工作总结，结合我国目前大型活动现场各类型事务的处理现状.探讨出“会展活动现场管理七系统”,并依据活动主题分为：以展览为主的展仝活动管理系

12、统：以会议为主的会展活动管理系统：以节庆活动为主的节事活动管理系统：本文主要对会展活动现场管理中的接待系统、会务系统进行具体阐述。一、展览现场执行管理系统1 .接待管理系统接待管理系统是现场管理的第任芬,接待工作支泡科学才能保证会展活动现场政导与管埋工作的顺音绽开,在干j条件的展览场所可以通过科学技术产品与现代通讯设备提高接待质房与效率，在条件较差的地方,可以在接待方面多支配一些工作人员与志愿者，以人力接待疏导为主.展览接待任务如下： 识别来者身价。例如：参展商、专业观众、非专业观众、开幕嘉宾、参观嘉宾、媒体记者、展位促带服务人员、会场服务人员等。（到会人员识别方法有：证件识别法、标识识别法、

13、问询识别法） 制定人员流淌疏导方案 精助办理相关证件 招助随身物品托管比寄存 疏导到会车辆 介绍展会活动的基本状况 柄助填写参观注册信息 讲解展会现场相关用意事项 告知开馆、闭馆时间 接待现场询问人员 桶助办理相关商务手续 其他接待相关事务2 .商务管理系统商务管埋系统分为财务管理系统、手续补办系统、商芬租赁系统、证件补办系统-商务管理系统的工作量由展会前期工作M确定，如开展前大年工作已完成,现场工作笊和时较小，如大曲工作仟务前期没有完成，就会造成现场商务管理任务繁重。商务管理系统具体任务如下： 脂i三手续、办理交费、出据发票 收取相关商务租优混用 收取临时入场购票费用 办理睬刊资料领取手续

14、验收现场临时选购物资 审核发放现场各项支出 供应打印、传真等现场服务 编辑管理相关协议文本 填写各方制定的临时荷求表格 其他商务相美少务3 .后勤保障系统后勤保障系统是现场主要物资管理与供应中心.如：运尬设备、仓谛、餐饮、车辆调用与配发工作，后勤管理实际是一系列后勤活动管理的统称.由于后勤总是在彳f组织与管理的方式下进行，所以后勤与后勤管理不过是一个货物的两个方面。后勤保障的具体任务如下： 现场相关鞋饮眼务商管理与调度 现场相关运输i殳备管理与谓度 现场相关移动展具、模型的临时管理与调度 现场UJ移动广缶载体管理与回收 现场展示租赁谀备管理与回收 现场绿板管理与网收 现场非展区装饰材料管理与回

15、收 现场成型宣扬材料管理 现场摄影撮像设备管理与协调 现场各种开幕、闭馨物品的管理与回收 现场各种工作证件与服装等相关物品摘用 现场各类人仍的管理与疏导 现场各类信息的处理、反馈与收集 现场各类组织关系的协调与安排4 .展区展务管理系统展M展务管理又林为：现场参展商服务，指会展组织者在展示场所为参展者供应的服务与协词展出事务的总称.现场参展商服务的内容主要彳f： 展区测僦与展品检食 更换与调整展位 展位促销管理 展位噪音管理 展位水、电、气、餐饮协调 展品学问产权爱护帮助 展位施工与设备安装处调 展位门楣检查核实 展商代表与展出品核实 展区广告内容核实 展区参观人员说导 展区证件补办帮助 展区泉、椅、垃圾筒办调 用要颖导参观路途设置 展区展位拆卸协陶 展区平安防范 其他展区相关服务5 .现场调度系统现场调度系统也被称为：现场指挥中心指会展活动召开时,会展组织管理者通过现场冏度、调整、管制、指挥等方式，保证各系统的正常运行.现场两位中心是现场最高指挥中心，通常各类指示信总均由调度中心完成并发布，现场调度系统负贡人统常由会展组织爆而管理者、会展活动策划师、会展场馆负货人、会望现场秘节姐等相关组成。现场调度的主要职责： 协门各系统的相关任务，特