会务组工作方案.docx

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1、会务组分工与工作方案一、工作目标与主要任务全力做好有关会务组工作，确保座谈会的顺当进行。主要任务：拟定本组工作方案；负责座谈会的接待工作；负责礼品、纪念品、签到表、座次牌的设计制作；负贡打算会议资料；负贡座谈会期间各项活动的后勤保障工作。二、人员支配负责人：刘芳三、会务打算（一）场景布置（帮助广告公司）：1.（I）40周年华诞展与各专科展牌；（2）彩虹门、气球、横幅、仪式启动幻影球、相关牌匾、礼炮、鲜花等：（3）音响的调配:（4）相关歌曲的打算（国歌、院歌、背景音乐等）；（5）新院区项目、科研中心、生殖中心启动仪式与博士后工作站挂牌仪式的相关打算工作：（6）“T人宣言”仪式的打算工作：（7）颁

2、奖证书的打算；（8）院庆工作牌的统一制作。2 .会场座椅的摆放（按不同颜色座椅区分ABa）区，方3 .摆放主席台：4 .打算嘉宾名牌；5 .打算嘉宾胸花（院外全部嘉宾）、附院院庆小手旗；6 .摆放矿泉水；7 .打算会议资料与礼品装袋；8 .在会场一角设萨斯风、钢琴现场演奏；9 .会场卫生间的指示牌（通知资产管理部做好清洁卫生工作）。资料袋内物品：（1）产品介绍（2）座谈会专题片DVD（3）座谈会活动手册（4）纪念品（二）嘉宾接待刘芳姜芳榕1 .庆典大会当天提前到大会现场，熟识嘉宾坐席：2 .迎接嘉宾,指引嘉宾到报到处签到（帮助礼仪小姐与义工）:3 .帮助嘉宾领取会议资料与礼品，指引嘉宾就坐（帮

3、助礼仪小姐与义工）：4 .全部嘉宾入场完毕，工作人员到指定区域就坐：5 .庆典大会结束，工作人员指引嘉宾离场乘车。（三）嘉宾签到刘芳1 .负责嘉宾签到（打算嘉宾签名册或签名卷轴）：2 .与时核对到会嘉宾名单（打算一份参与庆典嘉宾名单）；3 .打算文房四宝若干，以便有须要的嘉宾题字；4 .负责会议资料与礼品的发放与保管工作。（注：前一天晚上已到宾馆签到的嘉宾，不再签到与发放资料袋，只在会场摆放议程单张。）（四）应急工作刘芳1 .负责因天气等缘由主会场转移工作；2 .在附院礼堂做好备用会场的打算工作；3 .突发事务的紧急处理（协同院庆活动应急组）；4 .现场保健医生与常用药品的打算；5 .由附院员

4、工组成观众预备队伍，约100人，在现场观众过少时到场就坐，避开冷场。四、时间支配与分工依据工作内容，会务组分为后勤保障小组、礼品小组，分别负责座谈会前和座谈会期间的全部后勤保障工作，礼品设计、制作、发放等工作，座谈会接待、引导工作。详细时间支配与分工如卜.表：时间工俏玲负责人工作W且11月1口确y住宿事宜文悌雌，J如11月5日礼品初步设计文悌本1.AM匈11月6日丸房保血组刘勇保阚组11月9日礼品制祚刘芳本1.AM匈郃明磴、交通、医疗、食宿再检查刘芳保翔匈11月10日会阱置刘芳会全体礼品、会议材料分装、检查刘芳会的!钠接待人员幽11工作支配刘芳会的拴体11月26日接待座谈会邀请与会人员如.芳组

5、全体会场、论坛会场最终布置检查文情会i义礼品、琳倒（立文房会务组全体4.参与宴会人员引导（假如勿耍）丸房、姜芳榕彳瞬、接f11月27日务文悌会务组全体座谈会邀请与会人员吃住行服务刘勇本10月27日座谈会邀请与会人员离会服务刘房本会固酸工作刘勇保隔组与会人员m麒文房温组注；把握细微环节规范办会会务工作是办公室的一项常常性工作，会务工作的好坏，干脆影响到会议的质量和效果，而会务工作能否做好，往往取决于对细微环节的把握。在办会工作中，一个通知的发放不到位，一个座位的支配不合理，个话筒的声音不正常，一个资料的装订不齐全等等细微环节上的问题，都会使会务工作不到位，给会议的质量和效果带来影响,所以要搞好办

6、会工作，就必需以细致的作风，对会务工作中的细微环节细心视察,潜心把握，细心组织，实现精益求精办会的目标。详细来说，要从细微环节上做到“三个到位”。一、从细微环节上做到会前打算到位组织一次会议，会前打算到位是关键，只有会前打算充分，才能保证会议的顺当召开。会前的打算工作是由若干细微环节组成的，在做会前打算工作前，就要充分考虑各个细微环节，并依据考虑到的细微环节制定好会务工作方案。制定会务工作方案本身就是一个细微环节，注意这个细微环节就能发觉并把握其他方面的细微环节，完善会前打算工作，提高工作效率，削减工作中的失误和差错，特殊是召开紧急的大型会议等，尽管时间要求急，但磨刀不误砍柴工，制订了方案，就

7、不会造成手忙脚乱、头绪不清的局面，避开出现差错甚至返工等现象。在制定会务工作方案时，要依据会议的规模、层次等，考虑会议有哪些细微环节上的要求，如会标的制作、会议通知的发放、座次的支配、资料的发放、会场的布叁等等，要把这些细微环节上的内容支配到人、责任到人。制定一个完善的会务工作方案，往往能收到事半功倍的效果，如今年召开的XX考核工作动员大会，其会务工作时间紧、任务重、标准高，要求在极短的时间内搞好会务打算工作，为此,我们在制定方案时潜心把握细微环节，除考虑到会标制作、通知发放、座次支配、资料发放、会议签到、会风督查等细微环节上的内容外，还吸取党代会会务个别细微环节上不到位的教训，为确保正常供电

8、，会前三次与县电力局联系，在支配座次时，由于会场座位不够而须要加排座位，我们考虑到若支配不好将影响与会人员的心情，便与党校等单位联系，搬来统一的会议椅作为加排，并电话通知支配坐加排的与会人员，向他们说明状况，做好说明，得到了与会人员的理解和支持。象这样的细微环节问题，在会务工作中常常出现，只有细微环节考虑详细、支配到位，在做会务打算工作时才能有条不素、主动从容,从而保证会议质量和效果。二、从细微环节上做到会中服务到位会中服务是办会工作的重要一环，做好会中服务，要对细微环节细心视察，只有把握好每一个细小环节，才能使每一次会议开得井然有序。首先，要对会议中的一些常规性的细微环节服务进行规范，针对同

9、类型的会议，要规范服务标准，做到有章可循。如县委常委会议具有很强的政治性和肃穆性，其会务工作标准高、要求严，服务不能随意化、简洁化，我们除保证会场整齐等基本要求外，还从细微环节上把握，规范服务标准，提高服务质量，特地制定了县委常委会议服务工作规程，其中规定将茶杯放在与会人员右侧，将统一制作的标签牌放在与会人员的左侧，话筒的倾斜度也许一样，对资料的分发依据会议议程按由上至下的依次摆放在与会人员会议桌上的正前方，侧看要求基本成一条直线等，这些细微环节上的规范，保证了会议桌上的整个摆设整齐划一；另外要求在开会前30分钟打开音响设备、视天气状况开启空调、会议中每隔30分钟添加一次开水等，有效降低了服务

10、工作对会场秩序和会议氛围的影响，便于维护严谨的会场秩序、肃穆的会场氛围。其次，由于会中服务还具有不确定性，这就要求会议服务人员发挥好主观能动性，从小处入手，细心视察、擅长把握细微环节，把握好与会人员的服务需求，如在一次会议上需传达学习上级领导的讲话精神，我们便找到这名领导同志的讲话，爱印发给每位与会领导，这一服务举措，虽然领导没有要求，但我们提前、主动搞好服务，确保了从细微环节上做到服务到位。三、从细微环节上做到会后整理到位办会工作是个整体的动态过程，不但要搞好会前打算、会中服务,还要搞好会后服务，但以往工作中我们往往忽视了会后整理工作。对此，我们从细微环节入手，在一个会议召开后，既与时将会议

11、记录、会议资料等进行整理，乂与时整理好会场，如对县委常委会议、书记办公会议等决策性会议与时整理睬议记录，形成会议纪要，并把握好形成会议纪要的时间要求：对部署工作、布置任务等全县性工作会议与时整理睬议资料。对会议资料进行整理虽然没有明确要求，但体现了办公室服务工作的主动性、细微环节性，既有利于规范对会议资料的分类、保管、存档，又便于以后查找和翻阅相关资料。我们对每次全县性大会和重要工作会议的会务支配、领导讲话、政策文件等装订成册，分送给相关领导和科室，做到会议内容一目了然，以便于领导直阅资料，便于督查人员驾驭会议精神，加强督促落实。与时整理睬场既是一个细微环节问题，也是对工作作风的检验，如一天晚上召开常委会议后，由于其次天是星期六，加上当天会议散会时已达凌晨，我们便打算其次天整理睬场，当晚没有与时整理，而其次天刚好有个接待活