行政前台-岗位职责及工作要求范文.docx
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1、行收Aiffit*现职务,行政,台上被主管:行政人手部经理工作对象:全可人0主*职责,I.日常到访客人的接待,出助公司鱼货人及所H部门经理做好日常公关办调工作.2 .公司电话的接听(转接代接)和记玳、楂达工作.3 .公司部件、部包的收发及相应微用的结。工作.4 .公司各类往家文件(电利梯件.ft的收发.处理和时档.5 .公司办公环境、家具、装修等的保持检查、处理.6 .对保洁、H1.粉株丸租丁等JC作的监仰和投会.7 .对世名遥控板.个人办公区域的管理,8 .公司办公用品、日用Aa的E1.常管理工作(采期.发放、管理).9 .日常的打印、红印以及相关求备的检i.(日后涉及“使用笆理”)10 .
2、公司领导、员工.客户的住宿、出行、用*的预定和行程安持I11 .非长期性预订军制的管理制我用结算:12 .公司后勤管理.及各类费用的支付工作.包含:狗亚费、水电费、秒乍费、电话费、网费、家政.保沽等:与对应旗位.如保洁公司、物业公司.家政公司电信公司等保持良好的合作和沟通I13 .原存首理.用季度末.与行政人,X专员共同拉点做存.1.档案管理.仰季度末,向部门经理提拨H时的电子文档、文本文档列表:电子文档备存部门势理处.15 .本人工作笆理.按日提报工作写实,按季发提报本人季度工作报告及下季度工作总f,按年假报年度工作报告;通过定期对本”:作的总结.以完善和提充现有工作水平I16 .公司负责人
3、及部门势理文办的其他工作.工作,程和工作要求II.接气日常当坊喜人,的勒公司负It人及部门短理做好日常公关工作.工作流程tO客户进门起身迎接并由M来访M由.丁记,客户打访介记簿?.r解K访者身份和j图.若来访界未快妁或是初次弁访.不得将公司领导的各种我系方式HiiS告诉素不相识的人:若“事宜,尽联选用转告方式.2如有必娈,安排来访多前往会客玄或等候处相坐片刻:3)准番招待茶水饮料:4)通知相关工作人员行人来访:5)短隔15分钟左右添加茶水,来客告辞时41i道别;6客人离开后2分钟以内消现水杯及削灰缸,整理桌构、保拈公客空的察洁I7)若来i者要找的人不在.记录下家访存的我京方式、需转告事宜并在客
4、户来访登记簿2上嵬记.及时为划相关人员做回北I若来访乔表示下次再来则需在客户来访登记褥上注明:8)及时转告相关工作人员来访才的派素方式以及4由,并确保工作人G及时网红:9)及时将用完的客户来访登记的交由行政专员打档,注急事项;I)接待客户热情周到.及时的客户淞加茶水井在客户旃开后及时整理会客室:2)户来访登记簿3的佯削记录:并及时将使用完的记求打档;3)及时通知相关被访人员.若被访人防不在要及时塔告以砒保及时网史:4)不用随谈把公司领导及其他J:作人员的联系方式告诉第一人.2.公司电话的接听(转按、代按),记录、转达工作.工作流程I1)电话响榜一声后.立即接听.“您好.彼时特沏流同时注意礼貌和
5、商务用用:2)接听电话时庖控制音朵,不应影响其他人的正常工作:但同时体现公司应好的M神面貌,谙古简练、态僮闻和;3)对方所要找的人不在时.应询问对方是否希以国力或用F回电号码,切忌立即挂断电话I4)通话之后.应轻轻并:断电话.并且尽可能等对方挂旧石再放下听筒:5)没有接听到的电话应根必来电口;及时卜”拔.汴先致It可询问刚才来电的目的:6)将需空转达的内容及时U1.录在电话记录上:7)记录后5分钟内及时通知被传达人.通知传达的程序见口头通知流程.并柿认对方接收侑总iE确无谟,8)及时将川完的来电记录衣归档.注意事项:D束电接听迅速,接听电话使用瞥通话,泮音莱和:2) 了解济金家电人的姑本信息以
6、及意R1.及时在来电记录表上记录来电时间、内容.信息接收入等,富要访接的及时将电话转蛤相关工作人员:3)窗遇储总接收人不在.吨采取通知的方式及时转达俏息(乃知方法详见通知流程”:严就郭蹊:1)来电接听不主动.不及时,接听电话用语机仆;2)未及时和徉细记录来电信.忘记转达、转达不及时或传达信息错i%3) 来电记录表,按年度不及时归档.1公司事件、郎包的收发及枷S费用的饴算工作I作流程(邺忤笠发及於川结口)ID总部各类体件、物品寄出前应由寄件人自行H好或包装好,在1.P1.部件发送式记衣3上电记后,交行政诃台统寄出.2)介同.蔡粼等公司明要文件及各类物品的寄送应按(1.P1.1.W件发送登记衣3的
7、备注相关规定.填巧详细的俗目.以备H后期踪核近.3)需要通过长途汽车托运部件、物品的,寄件人应先按察求填写CP1.部件发送登记表3,再自行将出,井在表格“备注”中注明托送,自行寄出”。4)根靠抵件发送游的和快迅,能政底处.按月收。快递,知政公司清算责川.不都出现付款金颔,实以发件金SS不符的情况.5)对未按期收到邮件的情况做以记戏.C解朦因:月度妞过2次小件后应汇报部门经理.提H1.解决办法.工作潦程(邮件签收):I)公司急部收取的各类!件、物从统一由行政前台在1.P1.邮件笠收存记在)(附件2)上笠收(J记后,再分发至各收件人处。2)收件人在收到行政附台分发的怖件后,应在(1.P1.RI;件
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