文件的编号和格式管理办法2篇.docx
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1、文件的编号和格式管理办法一、目的实现公司行文的规范化、标准化。二、贡任部门管理处办公室三、文件的编号(一)以公司名义制发的文件统一由办公室编号发文。(二)发文编号按文件类别不同由:*(公文种类)字年份序号组成:分别为:1、*(管)字年份序号2、*(请)字年份序号3、*(报)字年份序号4、*(办)字年份序号5,*(函)字年份序号6、*(会)字年份序号(三)文号说明1, “管”字:管理处内各类岗位职费、操作规程、各类制度、管理办法等管理性文件.2、“清”字:即“请示”文件,是向上级请示解决困难,答复问题,批准事项的公文.请示公文应一文一事,不得一文数事或一文多头送达为避免多头谙示可用“抄报”(对上
2、级)和“抄送”(对平级)形式解决。3、“报”字:即“报告”文,是汇报工作,反映情况,提出建议,答电问题的公文(工作总结、计划等也属此类)。“报告”中不应夹带请示批示的事项。4、“办”字:管理处内部的各类工作布置,事件处理,奖惩决定,人事安排等。5、“函”字:管理处向楼内客户、行政主管部门及外雎位的行文。6、“会”字:管理处内部的会议纪耍“(四)序号说明1、序号在文件正式成文后由办公室配发“2、序号以不同的文种分类编排。3、当年份变动后,序号重头开始不连续.四、文件格式各类文件由:文头部分、行文(正文)部分、文尾部分三部分组成,一般包括:版头(即发文机关)、发文序号、标题、主送机关、正文、附件、
3、成文日期、印章、抄送(报)机关等部分.(一)文头部分分隔线以上各项均为文头部分,文头部分约占公文A4纸的1/5篇幅。I、版头:上海*物业管理处”。字体为1号黑书加粗。(当向外行文如政府主管部门、外协作单位等版头用“上海铭弘经济发展有限公司”)2、发文字号:位于版头卜方居中位置,字体为5号宋体。3、分陶线的线型为直线,粗细为0.5磅.4、如属管理性文件(即(管)字类)则:(1)在首页版头分隔线上(与发文字号挂平)左边顶格上行为:“版本号X”,卜行为:“修改码丫”。右边末尾为“共X页”。字体与发文字号相同5号宋体。(见附见公文格式(一)(2)在后续页张中版头分隔线居整版的1/8篇幅,左边顶格分两行
4、,上行为“上海*物管处“,下行为“发文字号”字体为5号宋体.中间居中为“文件标题”,字体为三号黑体加粗(如标题一行不够写则合理分拆为二行)。右边末尾分二行,上行为“版本号:X,修改码:Y,下行为“共X页第Y页”,字体为5号宋体。(二)行文部分1、标题:标题中除书名号外一般不用标点符号。字体为小二号黑体加粗,与分隔线间距一行.2、主送机关:应顶格写,与标题分隔一行。3、正文部分:无论每段开头是否有序码都要空两格,回行顶格,落款(发文机关)和日期一般在正文后第五行,靠右打印。4、文件如有附件,须紧跟正文,位丁正文和落款之间。5、文尾部分:即抄送机关。6、正文、附件,文尾部分均用四号宋体.五、行文注
5、意事项(一)履次序数:第一层为“一”,第二届为“(一”,第三层为“1”,第四层为“(1)”。(一)公文中的数字:一般序数、舟数应当使用阿拉伯数码.(三)公文用印:必须加盖公章、用印须骑年压月。(四)文件发布后,如需改版,则应对“版本号”进行调整,如需修改(对各别条款略作修正),则应对“修改码”进行调整。“版本号”次序为:A.B.CZ5颁发部门:质管理部标题:文件编号、版本号编制程序颁发日期:年月日编号及修订号:SMP-WJO1-02生效日期:年月日编写人:审核人:批准人:编写日期:年月日审核日期:年月0批准日期:年月B分发部门:公司各部门“修改号”次序为:0、1、29.页码1/4XX生物工程有
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- 文件 编号 格式 管理办法