全过程工程咨询单位在合同签订阶段的合规管理.docx
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1、全过程工程咨询单位在承接全过程工程咨询服务过程中,根据服务模式不同会涉及全过程工程咨询服务合同以及包括勘察设计咨询合同、工程监理合同、施工合同、物资采购合同等在内的专业合同文本的拟定。且若印章及委托授权管理、合同管理等合规方面无法在全过程工程咨询单位内控体系中得到充分重视,则易发生部门或工作人员等超出授权代理权限、范围等对外签订合同、确认相关资料文件的行为,进而引发表见代理风险,全过程工程咨询单位也须承担不利后果。故在该阶段,全过程工程咨询单位应当制定全面严密的合同签订合规管理制度,并对合同签署流程、内容以及公司印章、授权委托手续等进行严格的合规防控。本文亦旨在探寻全过程工程咨询单位在台同签订
2、阶段的合规管理要求。一、合同条款合规审查(一)审查主体在合同的拟定过程中,全过程工程咨询单位应对合同主要条款,特别是涉及进度、质量、安全、计价计量、结算等部分予以重点关注。在对合同条款进行合规审查时,应首先明确各部门的职责范围,具体如下:1.业务部门应当对合同文本进行全面的业务风险审查,就咨询服务范围、咨询服务期限、咨询服务报酬等内容予以确认。2 .技术部门应当重点审查技术协议或者合同文本中的技术条款。3 .财务部门应当重点审查咨询服务计费方式、付款方式、税费承担等条款约定是否明确、是否符合公司相关制度以及公司资金管理规划。4 .法务部门应当在充分了解商务背景、交易模式等信息基础上对合同文本进
3、行整体审核,主要内容如下:(1)若系通过招投标方式承接咨询业务,应当确认拟签订合同文本与招标文件、投标文件、中标通知书的服务范围、服务期限等内容保持一致。(2)应就双方主体资格、合同内容是否符合法律、公司章程以及规章制度的要求进行再次核查,如合同的签订是否属于公司“三重一大”范畴以及是否附有相应的表决文件等。(3)合同文本若采取合同协议书、通用合同条件以及专用合同条件的方式,还需审查合同条款是否前后一致。(4)审查合同文本中关于权利义务、违约贲任、管辖、合同成立与生效等内容约定是否合理、明确、严谨,避免出现歧义、权责不清或衣述不明确等情况。(二)审查重点1 .服务范围条款全过程工程咨询服务合同
4、的服务范围条款是否全面、明确至关重要。在对服务范围条款进行审查时.,应主要注意如下两方面:(1)服务范围应当明确。根据服务合同模式举例,如投资决策综合性咨询服务内容中是否包含投资机会研究咨询、可行性研究咨询等:工程建设全过程咨询服务内容是否包含运营维护咨询等,凡需要全过程工程咨询单位承担的咨询服务,均应在服务合同中明确且具体地表述出来。(2)服务范围表述应当具体。合同中应避免出现咨询范围描述模糊不清甚至存在歧义的情况,不应有如“包括但不限于”、“包括、咨询等内容”此类不确定的描述,或者“详见实际咨询需要”等箍单模糊的约定。2 .服务费用条款全过程工程咨询单位应当明确约定咨询服务费用的支付方式。
5、在对服务费用条款进行审查时,应从以下几方面入手:(1)服务酬金。全过程工程咨询单位应根据项目的服务内容和周期、规模大小、复杂程度、行业计费惯例等因素综合考虑,选定最适合的计费模式。此外,亦应当明确收取的各项咨询费用是否含税及其税率。(2)服务开支。对于全过程工程咨询单位在履行合同中所发生的差旅费、通讯费、检测费或向第三方支付的合理开支等费用,如需委托方补偿的,应当在合同中明确委托方同意另行支付或是由全过程工程咨询单位向委托方实报实销。(3)奖励费用。若委托方承诺如全过程工程咨询服务单位所提供服务能有效帮助其效益最大化或合理规避潜在风险等将给予一定奖励时,咨询单位可与委托方于合同中就奖励事项、金
6、额、支付方式等进行明确约定。(4)支付方式。应以银行转账为主,承兑汇票等金融借贷措施为辅,且需明确因金融借贷措施而产生的手续费等均由委托方承担。3 .服务期限条款鉴于全过程工程咨询服务具有涉及面广、跨阶段、服务期限随着工程建设周期较长等特点,以下期限条款亦应予以重视。(1)具体执行期限。全过程工程咨询服务具体的执行期限应当明确具体的开始和完成时间:针对只提供咨询报告、意见书等服务的投资决策综合性咨询或工程实施前咨询,可约定具体的开始和完成时间;针对某一项具体的咨询项目服务,可约定服务实际开始日起至项目对应工程或其它任务完成之日止;针对与工程项目建设进度相关联的如工程监理或施工项目管理等咨询服务
7、,则可约定为服务开始口至咨询项目工程竣工口期或者缺陷责任期满等。2)进度计划。全过程工程咨询单位应当明确完成每项咨询服务的顺序和时间、提供各项服务成果的交付时间、委托方审查时间以及再次提交与审查进度计划的时间和需要委托方或其它第三方提供决策或批准相关资料的时间。如需提供进度报告的,委托方应当明确具体提供进度报告的进度信息。3)咨询服务进度延误。若咨询服务非因全过程工程咨询单位原因导致延误,则应当在合同中明确因此产生的任何贲任与其无关,且其有权利向委托方提出咨询服务延期。若咨询服务因咨询单位致进度延误,则需尽量采取限制范围和违约责任的方式进行约定,尽可能避免承担无上限民事赔偿责任或其它不合理的民
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