毕业典礼暨学位授予仪式会务服务 投标方案（技术方案）.docx

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1、毕业典礼暨学位授予仪式会务服务投标方案（技术方案）招标编号:投标方案第一章技术响应文件31.1. 项目需求理解31.1.1. 采购需求响应31.1.2. 实施原则41.1.3. 其他要求51.2. 具体服务要求61.2.1. 项目理解6第二章会务服务策划方案92.1. 目标92.1.1. 基本原则92.1.2. 会务人员选聘92.1.3. 会务人员培训102.1.4. 会务服务操作规程112.2. 会务服务人员仪表、仪态要求152.2.1. 会务服务需求确认：202.2.2. 座谈会座位安排：292.2.3. 设备调试312.3. 会议会务统筹能力、质量控制352.3.1. 营销部352.3.

2、2. 前厅部532.3.3. 餐饮部602.3.4. 工程部712.3.5. 保安部752.3.6. 财务部81第三章视频拍摄方案833.1. 前期准备833.1.1. 中期拍摄843.1.2. 后期制作843.1.3. 动画制作853.2. 整体策划方案873.2.1. 制作组与需求方初次沟通，了解需求.883.2.2. 与客户亲密接触，详尽了解需求方要求883.2.3. 制片组和创意人员做出初期创意脚本方案和报价893.2.4. 项目应急措施IO1.3.2.5. 项目质量保障体系及措施1043.2.6. 现场管理应遵守的原则1053.2.7. 技术服务106第四章后勤保障方案1074.1.

3、 会议安全保证措施1074.1.1. 会议活动安全管理措施1084.1.2. 安全用品及备用物料管理1084.1.3. 项目安全人员管理1094.1.4. 安全应急预案管理1104.2. 其他需要补充的内容1124.2.1. 服务承诺112第一章技术响应文件1.1.1. 需求理解1.1.2. 采购需求响应（我方完全理解并响应）项目基本概况项目名称：XX协和医学院2021屈毕业典礼暨学位授予仪式会务服务服务地点：东单三条九号及首都剧场，以最终确定地点为准举办时间：2021年7月3日-4日（上午半天），以最终确定时间为准进场筹备（设备安装及彩排）时间：2021年7月3日（暂定，具体以实际通知为准）

4、项目背景及内容：毕业典礼是院校一年一度的大型学生活动，是协和文化教育的重要组织形式，对于学生来说是一生难忘的重要时刻。本次采购拟选聘一家合格的供应商，能够承担或协调解决舞台幕及背景板制作、背景板、展板制作、导引牌制作、胸卡、邀请函、议程、典礼手册制作等；灯光音响电子屏幕租赁、现场直播、摄像、录制及剪辑、发布、摄影师、导播师、音响师等；椅子、讲台、车辆等租赁；会场速记、化妆师、矿泉水物资、大合影场地平整等工作。会务服务内容：会务服务工作主要涵括如下方面(包括但不限于)：(1)领导和嘉宾的接待及交通等；(2)设计创作会议通知、参会证件、参会须知等会议材料；(3)全程高清摄影摄像，并提供同步在线直播

5、(视具体情况而定)；(4)协调专项活动场地安排、提供相应设施设备租赁等；(5)设计、制作、发放参会嘉宾证、工作人员证、参会证、车辆通行证、邀请函等各类票证：(6)会场报到接待(提供相应人员、设施设备)；(7)会场现场统筹管理服务；(8)礼仪人员管理(9)策划营造落实会场氛围，宣传制作；(10)设计、制作胸卡、议程、毕业典礼手册、背景板、展板、大合影场地平整等物料；(11)安排工作人员提供全程会务保障服务。1.1.3. 实施原则会务服务的周到性和贴身性。会议材料的准确性和时效性。实施费用的合理性及节约性。供应商须具有举办同类大型活动经验，能够快速响应，熟悉院校活动风格，设计制作、视频拍摄等精美质

6、量达到高标准。供应商提供详细的会务服务策划方案，整个大会活动的工作流程、工作时间表。供应商应提供详细的项目实施方案（包括拟投入的项目实施管理及技术人员、设备配置、承诺完成时间等。在成交后至活动开始之前，如采购人要求供应商对有关服务方案及设计方案进行修改或调整，供应商必须积极配合执行，方案必须经采购人确认后方可实施。供应商必须按采购人的要求，统一规划、设计、制作好展场内相关所有活动项目所需会务服务内容。供应商面对有关工作需与相关单位对接时，应主动做出沟通及执行，并服从采购人对对接工作的安排。供应商负责其投入本项目使用的设备的保管、维修维护，在服务期间，应安排技术管理人员在场，随时处理质量或故障问

7、题。1小时内无法修复的，必须免费更换。供应商工作人员如出现意外均由供应商负责。为保障疫情防护措施，供应商应为京内单位。供应商负责大会活动全程会务服务，保证按期、保质完成；全过程的服务费以经过采购人审核确认的最终实际发生的会务服务需求清单及报价明细，作为木项目固定单价合同的结算依据，且最终结算价不得超过供应商的比选报价。本项目作为协和医学院举办的活动，供应商必须严格执行采购人为本项目制定的有关管理规定、办法和制度。供应商在项目实施过程中，与采购人意见不一致时，应以采购人意见为最终决定加以实施。1.21. 项目聊签到布置专人负责签到、领餐券、身份证复印、办理入住等细节，减少入住等待时间。人员安排签

8、到安排四人，分别负责签到、证件复印、入住分房、领取礼品等环节。布置：1.ED、灯光，舞台、灯光、讲台贴、踏步、IQGO灯；桌布除绿色外，有灰色桌布；长条桌等物料。场地安排 首选户外，如没有合适台阶，则搭建拍照阶梯。拍照保障 保证高度适宜，留有过道或阶梯，方便上下，保障安全系数。领导站位 提前定好领导站位，确保核心领导中心位置。即时送达 合影当天送达每位嘉宾，人手一份，无遗漏。照片包装（筒装） 照片包装美观、特别。时间安排活动接待日、会议日当天均安排相关人员各2名摄影及摄像质量保障由专人负责安排指导，拍摄相关素材布置细节一、签到布置：专人负责签到、领餐券、身份证复印、办理入住等细节，减少入住等待

9、时间。二、会场布置：除正常布置外，每个会议桌增加一盆绿植，使会议环境更填生机。三、房间布置：客房内，为贵宾准备小零食（饼干、薄荷糖等）、新鲜水果、当地旅游指南、当地餐饮指引、应急药品、励志书籍等。指引标识处处见，让目的地轻松到达一、指示标识：根据酒店的场地实际情况，安排路引或指示牌，努力做到与会嘉宾可以根据指示轻松到达各处。二、人力指引：除指示标识外，增设人力，进行友好指引。三、酒店平面图及各区指示图提前到达各嘉宾手中。四、用餐区提前安排明显标识，并设有V1.P用餐专区。第二章会务服务策划方案会议整体服务为进一步强化参与者的亲身感受，我们将在会议的仪式感、科技感、参与性、创新性、极致服务等五方

10、面，进行重点打造。2.1. 目标伴随会议管理专业化及物业服务需求多元化的发展趋势，会议服务需求逐渐增多。公司通过发挥自己的专业优势，深入挖掘会务服务需求，规范会务接待行为，统一会务服务标准，提高会务服务水平，为参会者创造良好的会议环境。2.1.1. 基本原则2.1、 专业化：会务服务应向规范化、标准化方向发展，以提高会务服务的质量。2.2、 人性化：物业服务组织在提供相应的服务时，应以“以人为本”为出发点，为服务对象提供相应的特色服务和个性化服务。2.3、 信息化：物业服务组织应充分利用信息技术，提升会务服务的效率和质量。2. 1.2会务人员选聘选聘会务服务人员时，主要考虑下述事项: 受教育程

11、度； 实际工作经验、技能； 身高、形象； 沟通表达、应变能力； 其他行为素质等21.3会务人员培训4.1、 培训内容应包括但不限于以下方面： 组织的服务理念、组织文化； 会务管理和会务服务的理论知识；一保密制度；一会务服务人员仪表、仪态，会务服务人员的仪表、仪态； 会务服务人员操作技能； 会务服务人员心理素质； 应对常见会务突发事件； 其他行为素质等。4.2、 培训方式培训方式应采用但不限于以下方面：利用组织制定的服务手册，聘请教师授课； 聘请专业培训机构; 组织内部指导；IO 定期进行演练、考试等。2. 1.4会务服务操作规程2.1、 需求确认:进行会务需求了解时，针对本组织可以提供的会务服

12、务内容，设计标准问卷以引导会议主办方更准确的提出会务需求。对会务需求进行书面登记并与会议主办方确认。2.2、 服务策划：根据确认的服务需求对会务服务的提供进行全面的策划,形成实施方案，其中宜包含但不限于以下方面： 职责分工；时间安排；场地安排； 会务用品及硬件设施配备； 突发事件应对措施： 会议秩序及安全等。2.3、 会前准备将会务服务过程中可能涉及的服务内容进行细分，并制定相应的标准，以保证每项服务内容都能在合理范围内满足经确认的需求，会务服务中可能涉及的各项服务内容可包含但不限于以下方面： 布置导引； 布置签到； 布置横幅与大背景；检查会议用桌、椅，主席台布置，座位格局和座次安排； 布置台

13、布； 制作并摆放座席牌； 摆放不同类型麦克风； S放花卉； 制作与佩戴胸花； 提供纸笔； 提供毛巾、纸巾； 调试灯光；调试音响； 调试投影；调试空调；一一准备茶具（水）； 准备果盘； 检查安全、消防设施及疏散通道； 了解会议程序及个性化服务需求；备用物品：电源转换插座、万能充电器、插电板等。5.4 会中服务：将会中服务涉及的内容进行细分，并制定相应的标准保证会务服务人员按要求提供服务。会中服务涉及的内容宜包含但不限于以下方面：导引；续茶、茶具的准备；会场巡视；会场、洗手间、通道保洁；会议现场温度、灯光、音响等随时进行调节；突发事件处理，突发事件处理程序可参见附录H;咨询受理。5.5 、会后整理

14、：将会后整理内容进行细分，并制定相应标准。会后整理内容包含但不限于以下方面：问收可重复使用的用品，清点数量并记录等，将座席牌、桌椅等归位。用品的清洗、存放和消毒要求可参见附录I;清理会务设施设备，检查有无缺失或损坏，清洁后归位或返还，做好相应记录；检查会议厅（室）是否有客人遗失的物品，如有遗失应立即还送给客人，如未能及时送还，应妥善管理，做好记录，同时立即通知会议主办方；检查会议室及相关的物品是否有缺失或损坏，及时报告会议主办方或业主，协助追补损失，做好记录；对会议期间的丢弃物进行打扫；对会议室洗手间进行适当保洁；关闭会议厅（室）：包括音响、空调、灯光、门、窗、窗帘。2.2.会务服务人员仪表、仪态要求仪表要求服装要求一般要求根据实际情况选择与制作会务人员服装与配饰，选择款式相同的工鞋；保证会务人员的服装、配饰的颜色、样式统-*0工装外不应显露个人物品：衣袋、裤袋整理平整，勿显鼓起；保持工装干净、平整，无明显污迹、破损。着装要求女士着装应统一，身着裙装时，西裙宜配长袜和工鞋，西裙长度于膝盖上3厘米；着裤装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面。男士着装应统一，身着西装时，西裤应烫直，折痕清晰，长及鞋面；衬衫领口应扣好，不应敞开；着长袖时，袖口应扣好，不应挽袖。工作牌佩戴要求工作牌宜佩带在左胸；工作牌距离