《会计信息系统及其课程设计》八.docx

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1、会计信息系统及其课程设计八第八章采购与付款子系统【本章U标】1 .手工采购与付款业务流程2、采贿与付款子系统的特点3、采购与付款子票统的目标t、电口化环境下秉网Ij付款r乐婉的t.要流和5、采购与付秋子系统主要数掂文件和功能结构【学习内容】.1采取与忖欣循环的核算与管理需求分析8.2 电。化环境5采购与付款子衷统的流程分析8.3 采的与付软子系统总体结构设计4V*AH8.1 采购与付款循环的核算与管理需求分析果的与付款业务Wi环是企业经行活动中一个IF常，友要的业芬循环。做玄济，企业从采啊到付J历的步四如图81所示;PA8-I.采取到付款业务的主要步骤从图中可知,当企业物资缺乏时.谙的部门发出

2、请购雎进行采的申请：枭朔部门接受清明中评后.确认需求.选抵货源和供给商,编制和发出栗购订地：当货物景达企业时,验收部门检验货物并进行硫伙：当果的发票到达企11后.财务何门确认发票.并在规定的时同内送行付款.一、采购与忖歙业务it程分析（点）I、采购与付款业务涉及的M门殷来诉.采的与付款业务涉及五个叱要的郡门：请购部门：JRSJffi;检收部门1讨务部门：供洽两（外部蔺门）.财务费用二、采购与付款核算和管理的卷点通过上述流程分析可以fhH采购与何枇业务核算与管理行以下特点：1 .MHMt曲企业为了满足生产需求,采的大M的物资.材H，锄业企业为了用于销仰也要呆购大Ift的寓乩,这些存版瞌种温格蔻多

3、，石的力达几万种,对用项尼的业务印老进行详绿金面的反映.此外,句一个供给商信息、越飞应付款业务都需要完整的保存.因此.果跋与内砍而要存储和处理大奴数据.2 .AM变化仙要保证生产或的件的顺利进行，必须经常进行存货的采两活动I要保障采附侦M必须动态了侨供蛤脂的报价、存决的种和原此等信息I当的认发票时，需妥动态获取打单.发票、依收报告.并经过审校前才可确认：无论在a认发票时.立是在付款石.部要进行人证的公V核停和账务处理.保汗“务伯息的正确反映.Sft.采灼IM1.s1.f系统的数据埔入版率和处理版率都相当淘.数据变化相当嫉繁.3 .管理要求育采期与付款业务次府不仅要正碇地反映采明订黄、验收入康、

4、采购发票以及付款等经济活动,而I1.还宴严格进行塞曲竹理.因为过多的应存会给企业带来系列不良杉响.加过名的麻存会产生制外的原存许理费用I班成资本的假化,使冏转资金设张：会因陈旧而变成废料,或削价出色.导致收益的窸化.因此.采购与1款流理必须提供车窗的管理侑息，杜第因管理不善所导致的生产城*1或物料过剩何区.4 .4其他于JK或跳所泛采购与付款流程要为存叛子系统把供货到9抬验合格的信忠.与存货了廉统联合使用可以田踪存黄的山原信息,杷猊存贷的惭滞信恩.从而我少苜H栗购.防止阵存枳M.并且可以将栗明结灯本钱自动记玳到存贷本铁（原材料、麻存商品）燃中.使财务麻门及时拿胆存货乘用本钱；要为总账子系统提供

5、各种账务处理信息，正确反映存货的价位变化,流动负ff的用战变化，以及现金流出等信息.三、手工环境下初与付款管现困的案例分析图8-3为福制北美公司在干工环境下的采明与付款液物.金的支出和应付情；兄，独踪应付账效的到期H,及时提供债务总额和现金需要加强时应付账效的核磔和管理，,4 .IH咯料接算和*9信.槌供各种管理伯息功傥足折系统应及时、准例地为企业各部11HIT理并提供采购与付秋*秋的各种核K和管理信息.并通过网络神各种俏电传过到共性于系统.5 .充分应用网络技术实现无嫉采期与付“统的时网络技术的不断开.1.YMInternet.E1.H电了徽据交倏的开展和应用.来购与付款了系统嗟该充分利用先

6、进技术.St*：无纸果明与付款系统.二、电算化环境下采购与付款业务*1构建的JM1.在电#化环境F.利用伯恩技术改变传统波程,做到部门之间信息笈时传递.信息共,在保i信恩正期性的同时，提高采购与付款流林的运作效率.米购与付款流程构优的i则是：“敏山件同住川”.整个洗样必用线,的敖据库.G谊环节设if控制色.松化实时控制.三、电算化采购与付程的内JB（点）1：要包括谛明与我的液和、验收液程.发票管理流程以及应付与付款StF1.流程说明：访购岗位处理访明不，当企业各麻门需要来的存货时首先编制请用单，处理诸购中的方法有多种：I录入，睛购石贻制物J1.存货的谛购地.通过录入模块将采购订单送人什源机，并

7、保存在请购单支件中。Ii存货广东统门动传入.存黄广泰统可以自动判新姆项存黄的梅订点（破1氏他.且存贷致奴低于或等于再订点,存贷产系统就自动产生一份要求订优的记求存入谓灼草文件.I1.1.役卜舟.求万案收入.仃*小，八上*J就料瞪求方案系统侬系统及过运算后自动生成/呆购方案.并将我传递到请购单文件.采购订单审制岗位进行实时控由1.采购部门由专职人员从谙明的文件调出谛购的.从存货子系统的在在文件中荻取信息.并将请购型与存贷文件中的献商军存卡和燃仪,味存业进行比较.如果审校没行通过,财将不合理埼息反应给请购肉位有关人员I说明I发票处理.当采购31门或财会部门收到供给商的发票时,从采购发票文件中获取数

8、据,自动生成死的发票的根本俏业.发票管理归位人员只将采购发票卜的金的M入计算机.并保存在期时发票文件中.经过发票与票购丁旭核对后的发票.才能保存在果的发票文件中.实时控制。时采购发票进行实时控制，计惊机自动从采购口中文件中茨取合同金额，从选时采购发票文件中获取录入发票金S1.如果发票会Sj大于合同金额，此发票不能处理，即对采购发票避行实时刚性拽制I否则.生成采购发泵,并将结果保存在采的发票文件中.这是个非常呕听的控M点,为杜绝不合法的茉物本件发生起刎取卷的控IW作用.在电N化环境下.发票管理徵位可以设在财务部门.也可以设在梁明前门.但该岗位的人员必须是财务人员.并受财务部门昔理.呆痢站贤.根据

9、宋的发耍怡息、入库外付恩施认果的本钱.并根据财会人员B1.先设置的凭证模板，自咕生成记IK凭证，传或到总联系统的临时凭证文件中，氧应付与忖*UI底付与可贰流程仍然以采购订单文件为基MW.通过应付款管理.出纳付款,将贡金送靖供蛤商.完成祭个采购和付款流程.应付与付款流程如阳8-7所示.ra87,应付与付款说程说明I讨会人员从采购订埴文件中获取的演足条件的是曲打举有应付期以己港、境检合格入昨的采甥订唯.想会人!从数据祚中获取请购羊.人阵啦、梁购发票进行史K达是对采购活动必要的控制指胞.如果亚代透过.自动生成付款准;通知悦存入相应的数据文件.出纳从付款准品通知书文件中荻取信息并付歆“根据付枚准符通X

10、f1.3生成付款单，并通过住运根皈自动生成记IK凭证，化过到息IK系统的临时凭证文件中，综上所述.我们讨论了访购。果购首理、存叛8收.发票管理以及应付与付款四个子流村.这些了流和连接包就构成了米物与月款的克性流程.奴然不同企业采啊与付秋流程千差万别但是却过上述讨论可以了解电。化环境下来购于系统的流程的构建思路.四、电算化环境与手工环境采购与付款滥程的区划1、电算41用境下俺实现M的高度共享和及时做1.在手工环埴下呆购、仓陈、财务等郁门之间不能实现伯息共享和传递,在电算化环境下.梁的、应付、存货、gIK子系汴乙何像孙常切的联系子系统之间的故如能然及时传速，杂购、财务、仓除等部门可以共享倒息.2、

11、电算:化不缜保AE了数据一JwI和工作育效性.在了工环境下.由于采的、仓军、财务等部门之间不解实现信息共享和传递.米甥部门常常因得不到准的的存放信息向ru采ku：财务.采购部门原市乂处理采购发票.梁明.仓府加币7处理入库型.因而造成软据不我、效睾赳下.在电算化环境下,采购、应付.存加、总账子系统之间实现了数据共享和及时传递.梁购、财务、仓率等部门可以共享依恩.并实现数据一次录入,多处使用，保证了数城的致性和高效性-3、电靠屿:境薰强了皎计分析能力.在了工环境下.由于数据不能共享、不能及时得到所需的数M,各种统计分析工作受到极大的影里.在IT环地下.实现了数JK共享.同时充分发挥it灯机的高速处

12、理能力.使得统it分析能力大大加吸.用户可以Rfi时施地得到各抑分析偌息.如果明统it表、入库统计表、哲估统计表、在途统计表、果制济金分析表.来的货船分析荻.应付账款城的分析我等.4、电算化环境使得无纸果购、付款业务成为可传.在西方兴旺国家.信忠四速公路已”四通八达.采购j系统的订照通过电子数娴交投(e1.ectronicdatainterchange.印1)廉统”寄*给供绐而.找至订单上审批主管人员的苏宇也可原陵本本传送.在我田.前时IIHenIet和ED1.的广泛使用.无纸采明系统将要或正在成为可能.与此同时.Sfifii银行电子结就系统(e1.ectroniccorporatetrade

13、ayentssystem.EC1.PS)的广泛使用，应付子系统与其相连接，每天计学机白功检会讨款方案,把到期应付的核项通过网结通知极行划牧同时修改企业付款信息，使无纸付款系统成为可能，第三节8.3采购与付款子系统总体结构设计栗沟与付秋子系统是用于支持各种材料物费采购(朦材料、外的半成品修理用备件包装物燃料限值奶耗品)或商品的来购、付歙有关业务处理、方案制定、会H核算、栗电与付款控制国业务活动的子系统.在现中的Q也化软件中.有些格采购1.j付款子系统作为一个子东统,有线将其划分为两个子泰统独立运行,即采购子系统和付款广系统允许独立.采物子泰统.存货予系统、用伸了系统共同构成分精系统：应付IK款/

14、东统与总账.应收修款瞥/东统构成往来核。系统.无论系统如何划分.采物与付款之间都保持密切的联系.一、采购与付款于JKeE的W码也计采购与付款干忝统涉及大Ift效弘明码设计的问卷，M).存货笫码、存比於别齿码,仓库馆码*俄玲底惊码尊.闪此.*妪侬码设计的好,直楂影响到系统运行的效率和皎据的正阴性.仅M埼码设计是任何家企业建立信息系统时必须要做的柒础工作.有”企业存贷I砧种与、仓库多.供给山乡，使得愎码工作甯要界线几个月的时间.因此，必须认出研究Jfi码设计门网,盯关存折编码,存货类型4码、仓库笫码等设计将在存货子系统中详细讨论，下面只时供给高编码的设if进行讨论.1、MCM*N技照致性母则、层次

15、性朦则、易用性炭划等iQ计供给商浦码.-IJ.以次性原则.易用性原则.2、逸界合建的MM方法常用的输码有颖序编码、位数蝌闪和分饥狗码.对俄蛤浜进行编码时可以采用位数愎码和分取编码相结合的方法.因为伏给裔来自全国各省.地区，因此.可以采用分班次码的方法.将供给而编码分成四纲,例如如下的茹64方丈：-XX第I位第4位表小供给而所在.城市或地区的区号,可以采用国家统一规定的区号.如北京010.石家庄0311.缺乏4位补空格.第泄笫12位表示供给商8号,可以用电话号闪作为a号.二、IMB文件设计采购与付款/系统涉及的数据文件去梧多.这些文件中有些足供各个处理校块查询参照川的字N文件（如供给商档案文件.行为是在处理过程中要版索使用的主数据文件（如果购订染文件.发票文件）.仃我则是用过后立即鼾除此数据的暂存文件（W临时入库单文件.1、果购与付款于JKet的主IMm文件，请物承文件采购发票文件 采购订用文件（果的合同文件） 供给商档案文件 采购价格文件定期根据供给同提供的信息避行更新 入陈笊