[信息系统部分]内部控制缺陷及修补建意.docx

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1、内部控制缺陷及修补建议汇总（北东公司）目录一、共通缺陷1二、公司治理与合规管理4三、采购管理5四、技术进步管理9五、生产冶炼及存货管理11六、工程工程和固定资产管理12七、销售管理19八、资金管理21九、关联方交易管理26十、预算和费用管理27十一、财务报告与税芬管理28十二、人力资源与薪酬福利管理30十三、信息系统管理错误:未定义书笠一、共通缺陷缺陷编号55子流程缺陷描述修补建议适用公司负公司贵人管理层回应缺陷偏号名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应Co11u11on-D1.采程包探工外承包商甄选及合同签订管理目前公司在甄选承包商/承建商/供给商时，通过招标、议价的方式对竞

2、标方的资质、资金条件、技术能力、报价等进行综合评估，由公司招投标委员会/授权管理层选出符合公司利益的承包商/承建商/供给商。但公司目前仅对承建商的招标选择工作制定了相应的政策程序，尚未就探采工程外包承包商及固定资产供给商的招标选择工作形成正式的政策及程序，以标准甄选的管理流程，内容包括但不限于：招投标/比价界定金额的规定、招投标委员会的人员构成、标书的审阅、评标报告的编制及审批、比价单的编制及审批等。缺乏以上政策及程序可能导致公司在选择承包商/供给商时标准不一，无法保证选择到最符合公司利益的承包商/供给商.建议公司建立正式的探采工程外包承包商及固定资产供给商招标选择工作的政策及流程文件，内容包

3、括但不限F承包商的选择方式及标准（招标或议价形式）、授权管理U的审批流程、承包商/承建商/供给商档案的建立等。北东公司胜局领被管管导穆企部程程固资管工工和定产理承建商及供给商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管局部管领导购理采管固定资产采购管理北东公司稗德胜企管局部管领导Common-D2采程包探工外承包商甄选及合同签订管理目前公司通过对外招标或议价的方式选择符合公司利益的承包商/承殂商/供给商。但公司尚未建立合格承包商/承建商/供给商数据库，揩所有选择的合格承包商/承建商/供给商信息填入该数据库中。同时公司尚未建立书面的承包商/承建商/供给商名录维护的政策及流程文件。合格承包商/承建商/供给

4、商名录的缺失，可能导致不合格供给商的引入以及公司采购工作的效率降低，建议公司建立合格承包商/承建商/供给商名录机制,定期将合格承包商/承建商/供给商参加现有名录，并根据实际表现更新该名录，将该名录作为承包商/承建商/供给商选择的基础。同时，建议公司北东公司胜局领德管管导穆企部程程固资管工工和定产理承建商及供给商甄选和合同签订管理北东公司穆德胜企管局部管领导购优采管固定资产采购管理北东公司胜局领德管管穆企部三、采购管理缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负责人管理层回应PP-D1.采购固定资目前北东公司设备采购需由使用部门填写申建议北东公司各北东郭绍华管理产采购请表并逐级审批。但是

5、我们发现局部采购的审批未得到书面记录，仅通过电话汇报的方式进行。此外，选择供给商过程中，询价比价的工作也未得到书面记录。可能导致未经审批的采购发生，所购巴设备不符合需求，影响公司的正常生产运转。设备采购申请人严格遵守公司对i殳备采购的规定，使用书面的申请表进行采购申请。此外,建议北东公司企业管理部采购负货人将供给商选择过程中的询价比价工作进行书面记录。公司企管部供给主管PP-D2采购固定资H前对于需调试安装的设备，企管部供给主建议北东公司完北东郭绍华管理产采购管、资产财务部会计、固定资产使用人仅在设得到货入库前,对该设备进行初步验收，填写g固定资产（设备）到货入库验收单，验收内容涉及数量、外观

6、破损楮况及物品的相关资料（例如:质检报告）。但相关部门未在i殳备试运行调试完毕后，将对该设备的验收结果留下书面记录。可能导致购置的设备运行功能缺陷无法及时反应给供给商，影响公司正常生产运转。善设备验收流程,对设备调试验收结果做出书面记录，确保购置设备的旗量。公司企管部供给主管缺陷编流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应PP-D3采购固定资目前在固定资产采购中.资产财务部会计在建议资产财务部北东胡晓初管理产采购固定资产入库后直接将固定资产入账。但是对于同部需调试安装的设备，资产财务部会计并未根据实际情况入账在建工程，在调试安装验收完成前方入账固定资产，可能造成公司固定资产账目

7、不准确，从而影响财务报表的准确性。完善固定资产的入账流程，对于需调试安装的设备，应先入在建工程账，待其调试完毕验收通过后再转入固定资产，以确保财务报表的准确性公司资产财务部部长PP-D4采购生产物目前北东公司物资库房存货的收发及记账均建议北东公司在北东郭绍华管理资采购由库存保管员人操作，不符合职费别离原则，可能导致舞弊现象的出现.库房安排专人负货存货的盘点记账等工作，同时安排独立人员负责存货的收发工作,确保不相容向位职贡别离公司企管部供给主管PP-D5采购生产物北东公司在通过经销商采购时,商品价目表建议北东公司在北东郭绍华管理资采购采用每半年更新一次的方式确定.由于市场的变化，各商品的价格仍有

8、可能发生变动。但是，公司采购负责人未要求经销商对此出具价格变动证明或情况说明，可能造成无法及时发现经销商的无端变价，导致公司本钱的增长。发现采照物资价格与商品价目表发生不一致时，要求经销商出具价格变动证明或情况说明，在得到分管领导审阅及书面确认前方按照该月材料申购方案开展采公司企管部供给主管缺陷编号流程名称子流程缺陷描述修补建议用司适公公司负费人管理层回应术指标定义不明确，造成验收时无标可循.质量检验的缺失，可能导致存在质量问题物资的引入，进而损害公司利益。对于物资采购入库验收的管理，使用部门应制定详细的全检或者抽检制度，安排专业技术人员进行检验确认，及早发现存在质量问题的物资。四、技术进步管

9、理缺陷第号名称子流程缺陷描述修补建议器架？管触回应TE-D1.工程立目前北东公司未就工程管理形成明确的制建议北东公司制北东穆德胜项、评估度，是否立项未得到明确的界定，立项流程定明确的工程立公司企业管和审批也较为模树。可能导致公司各工程开展过程混乱，缺失应有论证审核，资金使用不合理及公司运营的效益低下。项、评估和审批管理制度，明确界定具备立项资格的投资金额和规模，严格管理工程立项的审核审批制度。理局部管领导缺陷馆号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应审批。关部门主管领导及法律参谋的审阅及审批。FA-D3程程固资管工工和定产理工程工程支出和进度管理目前北东公司在每月的经营会议

10、上讨论各工程的进展状况，并相应地提出意见及建议。但目前北东公司尚未就经营会议上对各工程进展的讨论留下书面记录。同时，公司也尚未建立标准的工程进度管理机制，对每个工程设立“进度里程碑，并严格按照既定的“里程碑”进行进度及本钱分析（当发生进度延迟的情况，需分析原因并提出解决措施）。未能及时监督工程工程的进度，可能导致工程工程超支和超时，影响北东公司利润。建议北东公司考虑建立以下工程进度管理机制：在工程建设过程中，在建工程工程管理负责部门应定期根据工程建设方案及“进度里程碑“，监督工程本钱和进度执行情况，考虑已发生本钱、未来侦计发生本钱和工程进度等因素，编制工程本钱和进度书面分析报告，并在月度经营会

11、上进行讨论。北东公司穆德胜企业管理局部管领导缺陷馆号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应F-D4程程固资管工工和定产理工程工程支出和进度管理H前北东公司企业管理部/综合办公室根据工程完工情况与合同约定，通知资产财务部对承建商进行工程进度的付款，款项支付之后，资产财务部会计在财务系统中记录：借-预付工程款：贷-银行存款。在工程完工并出具竣工决算后，财务部固定资产会计则编制：借一在建工程：贷一预付工程款借一固定资产：贷一在建工程从上述会计分录中可以看出，财务部固定资产会计未在工程进度确认之后，根据已完成的工程员确认在建工程。未能及时将完成工程量确认为在建工程，可能导致记账科目

12、不正确，影响财务报表的准确性。北东公司应考虑建立在建工程进度沟通及确认机制，每月末由企业管理部/综合办公室将当月已完成的各工程的工程殳以书面报告的形式通知财务部固定资产会计，由其在财务系统中将各工程己完成工程量确认为在建工程。北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D5程程固资管工工和定产理工程工程支出和进度管理目前北东公司企业管理部/综合办公室工程管理专员根据工程完工情况与合同约定，通知资产财务部对承建商进行工程进度的付款。但工程管理专员在提交付款申请时，并未附上详细的工程进度报告，仅在付款申请单上注明已完工比例，可能导致管理所无法确认工程的实际进展情况，完成工程量不能与工程进度支付款项相匹配，影

13、响公司利益。建议北东公司建立工程进度报告机制,申请人员在提交付款申请时，需附上详细的工程进度报告，详述工程完工状况,管理层确认工程进度报告内容准确后，在付款申请上签字确认.北东公司穆德胜企业管理同部管领导缺陷馆号流程名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应作，分析是否有需要计提减值准备的在建工程及固定资产，并报送授权管理层进行审批.FA-D1.O程程固资管工工和定产理固定资产实物管理目前北东公司在固定资产管理制度中,尚未对M并折I口方法进行规定。按照国际会计准则，矿井的折旧应该按照单位产量折旧法，矿井总储量应被用来作为计算矿井的折旧金额。目前北东公司按照直线折旧法对矿并进行折旧，

14、可能导致矿井折旧金额计提不准确,影响财务报表的准确性。建议北东公司更新6固定资产管理制度并按照国际会计准则对矿井的折旧方法进行规定。若公司财务系统不能支持产量折旧法，财务部需保存每月的储量消耗记录，在年末对折I口金额进行调整.北东公司胡晓初资产财务部部长FA-D1.1.程程固资管工工和定产理固定资产实物管理目前北东公司每年末的固定资产盘点由资产财务部牵头，协同企业管理部、综合办公室对固定资产进行假点。财务部根据做点结果在财务系统中对盘盈或盘亏的固定资产进行调整。但目前财务部没有保存固定资产的盘点结果,可能导致固定资产盘点结果未经相应管理晨审阅，影响固定资产盘点结果的准建议北东公司在年末固定资产盘点后，保存固定资产盘点记录，并由相应的管理层进行审阅及审批。北东公司胡晓初资产财务部部长缺陷馆号缺陷描述修补建议管理层回应八、资金管理缺陷编I4名称子流程缺陷描述修补建议适用公司公司负责人管理层回应TR-