合同管理办法培训.ppt

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1、合同管理办法培训合同管理办法培训合同管理办法的目的和意义合同管理办法的目的和意义1 1、为了加强合同管理，提高工作效率、为了加强合同管理，提高工作效率 2 2、促进公司对外经济活动的开展，防范公司经营风险、促进公司对外经济活动的开展，防范公司经营风险 3 3、规范合同起草、会签、审批、签章、执行、变更、规范合同起草、会签、审批、签章、执行、变更、纠纷处理及档案管理的过程纠纷处理及档案管理的过程 适用范围适用范围n本合同管理办法适用北京地产、北京物业、本合同管理办法适用北京地产、北京物业、北京商运：北京商运：A.地产：凡涉及金额在地产：凡涉及金额在5000元人民币以上的经济事务元人民币以上的经济

2、事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本它书面文本 ；B.物业：凡涉及金额在物业：凡涉及金额在3000元人民币以上的经济事务元人民币以上的经济事务（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其（不包括行政税费），必须签署相关合同、协议或其它书面文本；它书面文本； C.金额在金额在5000元以下（物业元以下（物业3000元以下）的经济事务，元以下）的经济事务，如果是分期付款且涉及到的事务较复杂，建议签署相如果是分期付款且涉及到的事务较复杂，建议签署相关合同、协议或其他书面文本关合同、协议或其他书面文本 ；相关问题解析相关问题解析n

3、曾经出现的情况：地产公司的采购需求曾经出现的情况：地产公司的采购需求（项目上保安的厨房用具等采购合同），（项目上保安的厨房用具等采购合同），由物业公司代办，在物业由物业公司代办，在物业OA系统审批系统审批n出现的问题：合同录入运营系统，付款阶出现的问题：合同录入运营系统，付款阶段，地产相关人员看不到运营系统链接的段，地产相关人员看不到运营系统链接的合同，需要授权；合同，需要授权；n结论：合同必须由需求的公司提交且在相结论：合同必须由需求的公司提交且在相应的应的OA系统里审批；系统里审批；岗位职责岗位职责综合管理岗位：计划财务部合同管理员综合管理岗位：计划财务部合同管理员n负责审核价格、付款条件

4、、违约责任是否清楚、负责审核价格、付款条件、违约责任是否清楚、明确、有效；明确、有效； n负责审核合同内容摘要的费项归属，主要是完负责审核合同内容摘要的费项归属，主要是完整性方面的审核。整性方面的审核。n负责对合同主要条款的合理性做初步判断；负责对合同主要条款的合理性做初步判断；n负责起草、修订、解释本管理办法及附件文档。负责起草、修订、解释本管理办法及附件文档。人力资源行政部人力资源行政部 n负责法律顾问事务所的选择、监督、评价和日常负责法律顾问事务所的选择、监督、评价和日常组织协调工作组织协调工作 ；n负责处理法院、仲裁事务；负责处理法院、仲裁事务； n负责对合同会签过程进行动态监督管理负

5、责对合同会签过程进行动态监督管理 ；n负责合同用印、存档、查阅工作；负责合同用印、存档、查阅工作；n人才招聘类合同因涉及薪酬保密，人力资源行政人才招聘类合同因涉及薪酬保密，人力资源行政部对合同总金额、付款金额、付款时间、付款条部对合同总金额、付款金额、付款时间、付款条件及完成结果负全责。计划财务部不对件及完成结果负全责。计划财务部不对3.1.2.1所所述内容负责述内容负责 ；相关问题相关问题n曾经出现的情况：合同在曾经出现的情况：合同在OA系统已经完成系统已经完成所有流程，但合同起草人仍然收到要求其所有流程，但合同起草人仍然收到要求其处理合同的待办通知；处理合同的待办通知；n原因：合同在原因：

6、合同在OA系统里提交时起草人填写系统里提交时起草人填写的合同签约时间已经到了，但该合同仍未的合同签约时间已经到了，但该合同仍未盖章（系统视为未生效），或刘冉已盖章盖章（系统视为未生效），或刘冉已盖章但未作用印记录；但未作用印记录；n结论：催办刘冉用印或补写用印记录；结论：催办刘冉用印或补写用印记录；集团信息中心集团信息中心 n负责根据本办法及附件文档将合同类型及负责根据本办法及附件文档将合同类型及模版、岗位审批权限等在模版、岗位审批权限等在OA系统及运营管系统及运营管理系统中进行设置及固化。理系统中进行设置及固化。合同承办部门合同承办部门 n负责本部门合同起草、会签、校稿、审核、批准、负责本部

7、门合同起草、会签、校稿、审核、批准、生效的全过程管理生效的全过程管理 ；n负责审核合同内容的合理性、合法性、严密性及负责审核合同内容的合理性、合法性、严密性及有效性，包括但不限于合同要素及条款是否齐备，有效性，包括但不限于合同要素及条款是否齐备，当事人双方的权责和义务是否明确，合同文字及当事人双方的权责和义务是否明确，合同文字及数字的表述是否准确规范数字的表述是否准确规范 ；n负责建立和管理部门各类合同的示范模板负责建立和管理部门各类合同的示范模板 ;n负责对本部门员工进行合同管理办法及应用的培负责对本部门员工进行合同管理办法及应用的培训训 ;相关问题相关问题n可能出现的情况：可能出现的情况：

8、OA系统里的合同类别不系统里的合同类别不能满足要求；能满足要求；n举例：财务合同举例：财务合同-担保合同（对外担保，审担保合同（对外担保，审批流程到吴总），现在有一个合同是其他批流程到吴总），现在有一个合同是其他公司为我公司担保（被担保合同，审批流公司为我公司担保（被担保合同，审批流程到邵总就行），合同类别中没有；程到邵总就行），合同类别中没有；n解决办法：反映情况给合同管理员，由合解决办法：反映情况给合同管理员，由合同管理员告知集团信息中心冯驰，增加此同管理员告知集团信息中心冯驰，增加此合同类别；合同类别；合同承办部门合同承办部门 合同承办部门在合同承办过程应注意：合同承办部门在合同承办过程

9、应注意： A.如果合同对应费项跨部门，需要添加其他部门如果合同对应费项跨部门，需要添加其他部门负责人会签；负责人会签； B.业务部门办理职责包括注明合同对应费项和对业务部门办理职责包括注明合同对应费项和对应项目；应项目； C.特别应注意规范合同付款审批详细说明并形成特别应注意规范合同付款审批详细说明并形成标准格式，应在付款说明中写明要求支付的金额，标准格式，应在付款说明中写明要求支付的金额，此次付款是合同的第几笔付款，占合同总金额的此次付款是合同的第几笔付款，占合同总金额的比例，本次合同的付款约定，相关文档包含的内比例，本次合同的付款约定，相关文档包含的内容，费项归属，费用所属部门等内容容，费

10、项归属，费用所属部门等内容 相关情况介绍相关情况介绍n相关合同对应费项跨部门：例如营销合同相关合同对应费项跨部门：例如营销合同需求，由造价部采购提交合同，需添加营需求，由造价部采购提交合同，需添加营销部门负责人会签；销部门负责人会签；n付款申请的相关说明部分不能放空，且付付款申请的相关说明部分不能放空，且付款节点说明与合同付款约定严格保持一致；款节点说明与合同付款约定严格保持一致；如果与合同付款约定不一致，请先添加邵如果与合同付款约定不一致，请先添加邵总会签；总会签；举例举例nBJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、山组团东南

11、部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；二标段监理合同；n情况说明：根据合同本应路基完成次月支情况说明：根据合同本应路基完成次月支付付27万元万元,但由于电杆拆迁影响但由于电杆拆迁影响,目前已完成目前已完成85%,监理已进场监理已进场3个月个月,为了不影响其工作为了不影响其工作积极性积极性,建议先支付建议先支付27万元的万元的10万万,剩余部分剩余部分在通常情况下月中下旬支付在通常情况下月中下旬支付.举例举例n问题问题1：详细说明没有填写；：详细说明没有填写；n问题问题2：付款请求与合同约定不符：付款请求与合同约定不符n处理：要求添加邵总会签，邵总回复添加柴总和王勇会签，柴总回复：驳回；处

12、理：要求添加邵总会签，邵总回复添加柴总和王勇会签，柴总回复：驳回；举例举例nBJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；第一、二标段监理合同；n详细说明阐述清楚详细说明阐述清楚n添加柴总、王勇会签；添加柴总、王勇会签；n处理：直接通过处理：直接通过举例举例nBJ20070305005，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目，北京龙湖顺义新城牛栏山组团东南部土地一级开发工程项目第一、二标段监理合同；第一、二标段监理合同；合同基本内容和格式合同基本内容和格式 n基本内容基本

13、内容 ：包括标的物（施工、采购、服务等）、：包括标的物（施工、采购、服务等）、数量和质量、价款（大小写）、付款节点和相应数量和质量、价款（大小写）、付款节点和相应的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责的支付条件、履行的期限、地点和方式，违约责任，维保服务等主要条款任，维保服务等主要条款 ；n合同格式要求：必须在合同插入页码和总页数，合同格式要求：必须在合同插入页码和总页数，格式是格式是“第第x页，共页，共x页页” 合同名称合同名称 命名原则：必须包括命名原则：必须包括“公司发布的项目标公司发布的项目标准名称准名称+事项事项” 推荐学习的知识推荐学习的知识n北京龙湖项目名称管理办法（北京龙湖

14、项目名称管理办法（2007年版）年版）n北京龙湖项目名称表（北京龙湖项目名称表（2007年版）年版）n查找路径：查找路径：OA首页首页-协同办公管理协同办公管理-地产知地产知识管理识管理-知识管理知识管理-知识查询知识查询-搜索搜索合同起首部分合同起首部分 n写明合同各方的全称，且必须与公司印章名称保写明合同各方的全称，且必须与公司印章名称保持一致持一致 ；n正确选择甲方合同主体，不同项目对应不同的合正确选择甲方合同主体，不同项目对应不同的合同主体同主体 ；n一般情况下一份合同一个合同主体，若一份合同一般情况下一份合同一个合同主体，若一份合同多个合同主体需要说明不同主体对应的标的物及多个合同主

15、体需要说明不同主体对应的标的物及金额金额 （举例：营销、造价合同）（举例：营销、造价合同）举例举例n所属项目：香醍漫步所属项目：香醍漫步-北京龙湖庆华置业有限公司，滟澜山北京龙湖庆华置业有限公司，滟澜山-北京龙湖置业有限公北京龙湖置业有限公司司合同正文部分合同正文部分 n基本信息应包括但不限于：产品名称、牌号、商基本信息应包括但不限于：产品名称、牌号、商标、厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套标、厂家、型号、规格、等级、花色、是否成套产品等；质量要求、技术标准、供方对质量负责产品等；质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限，必须符合国家行业相关政策规范；的条件和期限，必须符合国家行业相

16、关政策规范；计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式计量单位、计量方法、自然损耗率等；运输方式及运费承担责任（举例：造价合同）；交（提）及运费承担责任（举例：造价合同）；交（提）货期限、地点及验收方法；货期限、地点及验收方法； 举例举例n问题：之前签订的合同总价包含了货物、包装费和运费，货物和包装物的付问题：之前签订的合同总价包含了货物、包装费和运费，货物和包装物的付款是直接付给乙方（乙方开出发票），运费是付给运输公司（运输公司开出发款是直接付给乙方（乙方开出发票），运费是付给运输公司（运输公司开出发票，与合同约定收款人不一致）；票，与合同约定收款人不一致）；n解决办法：合同总价不再包含运输费或运输费由乙方承担；解决办法：合同总价不再包含运输费或运输费由乙方承担；合同正文部分合同正文部分 n合同必须有违约责任，违约责任应明确约定违约合同必须有违约责任，违约责任应明确约定违约金数额、比例及计算方法，以及合同解除的条件，金数额、比例及计算方法，以及合同解除的条件，具体内容由合同承办部门确定具体内容由合同承办部门确定 ；n各部门应根据本部门的业务特点，总结一些本部各部门应根据本部门的业务特