工程项目材料采购管理制度及流程.docx

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1、为加强工程材料程序化管理，有效的控制资金使用，更好的做好材料成本控制工作，了解各项目材料用款，对外欠款。结合公司实际情况，特制定相关材料采购流程.望各项目部严格按照此制度执行，-WMiWiM,目“燃计，审松采购材M的贵量工程中标后，预算部对本工程所需的各种材料进行预算，为工程的资金投入提供依据（注：提供详细的材料使用节点计划，此计划作为项目收款计划主要支撑依据）.项目部根据中标书（中标合同清单）和旎工图纸认真严格计算本项目的材料需求，填报材料采购总计划表交公司相关领导审批.同时此材料需求总表要一式三份，工程部，采购部，项目部各一份。二、目部申请材XKIm1.1 .在进场前，事目事UHt出由工程

2、部认可的材料总IWHH1.如果部分材料是甲方指定的，项目必须注明指定材料名称，品牌，规格型号，数量，到场时间，联系方式等.有加工图纸的材料要附上图纸，且有项目部项目经理签字，（结合工程实际情况，项目部必须考虑到定制加工材料的加工周期，给采购部合理的采购时间），2 材料采韵中请单一一式三份，采购部，项目部，工程部各一份.为了杜绝浪费和其他不合理情况发生，材料采购申AW1.t1.iIMwrtm申请人，项目工程,负责人，目H筌字.缺一不可详见律爱）.否则公司采购部有权拒绝接收材料采购申请表，公司采购部原则上不接收项目部任何人电话通知供货要求,如果有特殊情况，一定要有公司领导批准同意，由公司领导通知公

3、司采购部负责人，公司采购部负责人在接收到公司领导批准同意采购，方可安排公司采购部相关人员进行采购,在公司采购部进行材料采购的同时,项目部相关人员必窥及时的扑交材料果购申AH1.并且按正常的审批程序进行审批，然后将审批通过的材料采袍申请表交至公司采购部.3 项目中变更或增加材料用量，以甲方书面通知或签证为主。项目部及时将甲方书面通知或签证发公S）预算部备案，阅时，项目部按材料采购流程申请材料采购.预算部收到变更或增加材料用量申请表后，必须进行核算，并报公司工程部、公司采购部、公司领导审批（特殊情况除外）。三、公司采购停在接收到批准后的材|煤购申请*成该按j*工程mt程和请购材翩A.由公司果即密负

4、责人安排果购人员去进行采购1 .采购人员在接到采购部负贡人安排的材料采物申请表后，采购人员要参考市场行情以及以前采韵记录和供应商报价。优先选撵供黄准时，材M1.t量好，价格优惠，卖力雪的供应青，进行采购.主要材料或是采购量大的材料，采购人员要选撵三餐以上的供庾商进行报价比价，并把供应商的材料样品，交货时间和报价上报给公司采购部负责人和公司领导进行审批，采购人员在接收到审批后的供应商名单后，进行相对应的材料采购.如果是采购量或者是采购金额比较大的材料采购时，为了保护供需双方的合法权益和避免以后的采购纠纷，公司采购部一定要和供应商签订材料采购合同.少量的辅助材料采购人员可以从和公司长期固定合作的供

5、应商进行优先选择采购，四、采购下和送货的时何安捧采购人员和供应商确定了采购意向，采购人员要严格技1材料采购申AH1.t的数供应商下单，采购人员一定要向供应商定材料的送（提）货时同动付款方式.为了不影响工程正常施工，采购人员尽量要求供应商把送货时间往前安排，尽量让供应商送货到我们工程的项目，如果是因为材料采购量少或者是供应商备我们的项目比较远，供应商不送货，采购人员可以和供应商协商，由我们出运恭，让供应商送货到我们项目，并同时告诉公司采购部相关领导。五、无法及时供黄的工报说明因市场和行业玦贷因素，或供材商的原因,无法按期进行采购到位的材料，采新相关人员Jfi重立即建颊材N请Z部门，并且夫说明因六

6、、供应商送贽制1供应商在准备送货前，一定要通知采购人员或者项目收货人员（项目经理，施工员，仓管），项目现场人员好安排材料的存放地点。供应商送货到项目现场，原则上是由采购人员和项目材料采购申请人一起了物收供应商送的材料。如果项目工地在外地，采购人员无法到现场参加材料晚收，由项目鲤理和相关人员if1.iR1.ft收.2 .供应商在送货时，要严格按照采购人员下给供应商的材料采购清单上面的数置送货。送货单上面要有.送货项目的名称，材料采韵申请单的编号，以及供应商所送的材料名称，数量，价格，规格型号.送货单上面要盖供应商的公章。现场收It人员要门目下公司采购算的材料果购申潮供应商的送黄单进行一认.供应商

7、所送材诩！否是本目所下的材料如果供应商所送材料和项目材料采购申请单一致，项目现场人员可以进行供应商所送材料验收.在验收供应商所送材料同时，供应商要提供每种材料的合格检测报告，有效产品合格证，质保证书，现场蕤收人员隔认了供应商所送材料符合相关质量标准.现场验收人员可以进行对供应商所送材料的验收入库工作.现场收人员和项目CH1.要在供成商的送货单上餐字认.供应商的送货单必须一份三联，一份供应商自己留底，一份给工地现场验收人员，一份给公司采购人员，3现场验收人员在骐收供应商材料时，一定要仔细，如果供应商的送货单和所送的实物材料名称，数量，品牌，战格型号不符.现场收人员一定要及时反第修果购人员并做记录

8、.如果是材料质不合格，现场哙收人员一律拒绝收货（质检报告合格证等未随货送到者，现场验收人员也可拒绝收货，并及时告知公司采购人员协调）.并且及时通知公司采购部相关人员.资料员所需的各项合格证检验报告等现场验收人员必须清点完毕才能骐收：七、供应育的飨翼严格按合同的付款条款所定的时间节点执行。原剜上供应商所有的材料结算以整月为周期,本月结算上个月的材料款1一3。号）结算时间是每个月g号，由供应商提供上个月的结算相关材料到公司采购部，每个月上及是公司相关部门对供应商结算材料的审核时间.每个月15-20由公司财务为供应商打材料款。供应商要带制目Ig理，果人员和现i*收人员签字的送货单和合同约定的发事，到

9、公司采购一办理纳尊供应商的材料数量，价格，是以供应商所提供的有公司，项目相关人员赛字的送货单为标准。（此结算方式是少量的辅材料，结算标准）。对于有采韵合同的供应商，供应商在结算时，要以有签字的送货单和采购合同一起，到公司采购部办理结算。九、g果购流程（一）先IMMS的费锄口,批脚1的采1、公司采韵部必须在总经理授权下与供货方签订供需合同。2公司采购部采购员根据合同，给台商务部大多数人意见，并经商务部经理审核签字向供货方下发正式订单,3公司采购部采购员凭合同、有效材料申话计划单填写话款单并经财务部经理釜字核准；获财务核准的请款单送至总纥理核批后返至财务部予以强款，4、付款后，采购部采袍员全程跟踪

10、直至货物全部送至项目部办理入库；井及时向材料供应商获取购货发器送至总经理签字后交至财务入帐，5经采购部负责人核实签字后发票由采购部送至总经理签字交于财务入低，口后期财的林黄：1、项目部（库管、工程师、项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采购申请计划，2、材料采购申请计划送至公司采购部，采购部负责人和预算部负责人核实筌字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商。3、由采购部采购员根据下发至材料供应商的有效材料采购申请计划订单填写请款单，经财务部经理签字核准,总经理核批后返至财务部予以付款。4、付款后，采购部采购员全程跟跺直至货物全部送至项目部办理入座；井及时向材料供应商获取购货

11、发票送至总经理签字后交至财务入怅，（X）光黄后款的mH口批货物的采航;1、公司采购部必须在总经理授权下与供货方釜订供需合同.2、公司采购部采购员根据合同，综合商务部大多数人意见，井经商务部经理审核签字向供货方工发正式订单.3、下发正式订单后，采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理久摩；并及时向供货方索要购货发票并转交至物费部.4、采购部采购员材料采购部负责人和预算部负货人核实签字后的购货发票至财务部填写请款单，经财务部经I里签字核准,总羟理在对话款单发票予以核批后返至财务部予以过改和谁，口后M1.g的*Mt，1、项目部（库管、工程师项目经理）根据库存及业务需要拟下经项目经理签字的材料采

12、购申话计划.2、材料采购申请计划送至公司采购部,采购部负责人和预算部份贡人核实签字后下发给采购员，采购员下单给相应材料供应商.3、下发正式材料采购订单后,采购部采购员全程跟踪直至货物全部送至项目部办理入屋；并及时向供货方索要购货发票.4、采购部采购员根据2工程项目材料采购流程和有关规定办理材料结算十、采购相关祥爱附件一：供货通知书（适用于未签詈供货合同）供货通如书公司：我司根据实际需要，考虑到晅且急需要首先进行施工建设，该部位的材料用量不大，虽然供货合同未签订，但请贵司积极配合.请贵司按下表所列材料（设备）名称品牌型号、规格数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项目名称：交货日期：201年月

13、日交货地点：序号材料（设备）名称品牌型号（编号）规格单位数量部位12345678注：1.具体单价按今后双方所签定的合同及附件产品及价格清单。2.自本供货通知书送达之日起1工作日内,请贵司将经盖章确认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在5工作日内将原件送达我方。购货单位：供货单位：公司名称：公司名称：经办人：确认人：联系电话：联系电话：负责人：传真号码：传真号码：日期：日期：附件二：供货通知书（适用于已签署供货合同）供货通知书公司：我司根据实际需要，以年_月_日签订的工程材料（设备）供货合同为依据，请贵司按下表所列材料（设备）名称、品牌型号、规格,数量、交货日期向我司指定的交货地点送货。项

14、目名称：交货日期：201年月日交货地点：序号材料（设备）名称品牌型号（编号）规格单位数量部位12345678注备注：1.具体结算单价按双方所签定的合同附件产品及价格清单讥2.自本供货通知书送达之日起，工作日内，请贵司将经盖章询认的本通知书以传真方式送我方经办人备案，并在5工作日内将原件送达我方。购货单位：供货单位：公司名称：公司名称：经办人:确认人：联系电话：联系电话：负责人：传真号码：传真号码：日期：日期：附件三:材料（设备）收料单项目名称：交货日期：交货地点：序号材料（设备）名称品牌型号佛号）规格单位数量12345678说明：购货单位委派的收料员，仅限于对材料的数量进行如实收货.以上材料（设备）已供货至购货单位交货地点；具体结算价格按双方所签定的合同附件产品及价格清单讥购货单位：供货单位：经办人：确认人：负贵人：联系电话：联系电话：确认日期：日期：注：本原件一分两份，供货单位持一份，购货单位持一份;附表四：月度材料（设备）款汇总表