Oracle实施采购业务方案.docx

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1、北方光电科技股份有限公司OraCIe实行采购业务方案顾问：KPMGConsultant生成日期：2023.10.16最后修改日期：控制号：NOROP-PO-2版本：2.0审批:北方光电项目经理毕马威项目经理文档控制修改记录DateAuthorVersionChangeReference2023.9.28毕马威顾问1.0没有以前版本2023.11.28毕马威顾问2.0根据CRP更新解决方案审查人NamePosition目录文档控制III修改记录Hi审查人Hi公司组织管理11 采购组织管理61.1 业务部门设立61.2 业务人员情况72 采购产品管理102.1 采购产品102.2 采购产品编码10

2、2.3 采购产品分类112.4 采购产品计量单位122.5 采购产品库存控制133 供应商管理164 请购管理204.1 请购流程205 询价及报价管理225.1 询价单225.2 报价单236 订单管理256.1 订单生成256.2 订单内容366.3 订单安全性397 采购接受与退货417.1 采购接受控制417.2 采购退货438 审批管理468.1 审批流程468.2 审批人员508.3 审批权限519 采购与财务接口529.1 采购和财务接口52公司组织管理Oracle系统采购模块功能概述Oracle采购模块是OraCle分销系统的重要功能模块之一，也是控制公司整个物流链条始端的功能

3、模块。它重要解决和控制公司的采购业务，实现公司对采购流程、采购物晶和供应商的有效管理。Oracle采购管理系统重要的功能概述如下：对请购、采购业务流程的监测和控制；记录并运用询价和报价信息；对供应商进行有效的管理和评价等。Oracle采购模块功能的重要特性有：业务与财务集成（资金保存、与应付和总帐集成）；运用工作流方式规范业务；强大的审批与权限控制；多样化的采购模式；灵活的外币解决；丰富的系统报表等等。下图为本解决方案中，北方光电总部采购模块与其它模块的关系:应付模块发票匹配一采购模块接收入库一库存模块I财务信息导入总账生产基地中采购模块与其他模块之间的关系如下图所示:Oracle采购业务解决

4、方案概述针对北方光电股份有限公司及其下属子公司现行的采购业务特点，以及未来对采购管理和控制的需求，采用多个经营单位、多个库存组织的方式设立系统应用架构。北方光电总部的贸易一部、贸易二部、光电部的销售协议导入采购模块生成销售请购，销售请购单由采购部门自动引入，分派给采购人员，由采购人员制定采购订单，并根据采购订单审批流程进行审批。通过审批的采购订单打印并下达供应商。供应商货品送达后，按照采购接受流程接受货品。生产基地年初时签订长期框架协议，由采购部门为生产基地的生产物料制定一揽子采购协议，提交采购部门经理审批。办公用品、低值易耗品的采购由财务模块直接录入发票解决，不在业务模块中记录信息。固定资产

5、的请购由各部门在系统外填制请购单，采购部汇总后统一制作采购单进行采购，采购过程不在系统中进行记录和维护。采购产品的分类和编码与库存模块中的物品分类和编码保持一致。供应商信息的建立和维护，以及对供应商的评估，本方案采用了OraCIe系统提供的供应商建立、维护方案，可以有效地保证采购业务高效进行。此外，可以通过供应商服务、质量绩效等报表对供应商表现进行汇总分析；供应商信息由采购部门负责维护，财务部门负责系统外提供财务方面的有关信息，应付模块与采购模块共享供应商信息库。针对每一种具体采购单据（请购单、询价单、报价单、采购订单）设立访问层次和安全层次，保证只有相关人员可以浏览采购单据。只有具有特定权限

6、的人员才可以修改、取消单据，保证单据的安全性。采购的会计期与总帐相同，本位币为人民币。文档结构本文档将从以下几个方面，对采购业务的解决方案进行具体阐述：1 .采购组织管理2 .采购产品管理3 .供应商管理4 .请购管理5 .询价及报价管理6 .采购订单管理7 .采购接受与退货8 .采购与财务接口9 .采购订单的审批相关文档本文档的设计基于以下文档的内容:北方光电Orade实行采购业务需求分析北方光电业务流程、操作手册1采购组织管理1.1业务部门设立业务需求北方光电贸易一部、贸易二部负责轻工、机械、照明的自营和代理贸易业务。下设采购小组、销售小组分别负责自营出口业务的采购与销售。采购部采购员负责

7、采购光电部销售的产品；专人维护北方光电总部与下属奥德光电、远达光学、中山精密的供应商信息；制定下属子公司的长期框架协议。生产基地生产基地的生产部负责原材料的采购、储运、库存计划等。生产部的采购经办将负责按照总部采购部的框架性协议释放一揽子协议的采购订单，或者自行制作不可以与供应商签定一揽子协议的零星采购申请,创建标准采购订单。物料入库管理等由生产部的库存管理员负责。经BPR讨论认为，北方光电与生产基地的固定资产、办公用品等采购无需在系统进行操作，直接在财务进行解决即可。解决方案OraCle系统可以通过灵活的责任、菜单设立实现将采购功能菜单（询价和报价、采购、接受、供应商管理等）分派给采购部、贸

8、易一部与贸易二部采购小组、生产基地的相应人员；通过预置文献的设立，实现北方光电总部与生产基地各经营单位业务信息的独立与完整。业务人员情况业务需求北方光电贸易一部、二部各有一名经理，采购小组业务员负责为本部门销售小组采购自营出口业务的轻工、机械、照明等产品；其他类型的业务不实行购销分离,由各业务员负责执行采购与销售的整个贸易过程。采购部设有采购经理，下属采购人员负责为光电部签订采购订单、为生产基地签订长期框架协议，专人管理供应商档案。生产基地生产基地的生产部设经理一名，下属采购经办负责发放一揽子采购协议；或者制作零星物料的采购申请，然后创建标准订单等。目前生产基地的采购由业务员按照产品分类负责订

9、单的制定与跟踪工作，每类产品由不同的采购经办负责。远达光学有4名采购经办，分别负责金工结构、光学、包装材料、橡胶件等的采购。奥德光电有4一5名，2名负责金工件采购、1名负责包装材料与辅料采购、1名负责光学件（涉及光学毛坯、光学成品等）的采购。解决方案以上需求在系统中通过以下几个方面的方案实现： 职位 采购员 采购员与采购物品的关系职位OraeIe系统可以灵活地设立公司员工职位，并与每一位员工进行关联。具体如下：1.设立职位关键弹性域：由于北方光电与北方工业的4家子公司共用一套系统，弹性域的设立在所有经营单位之间是共享的。因此北方光电的职位弹性域将用一段，在名称中区分不同的经营单位。具体如下：北

10、方光电：根据BPR设计的岗位职责，与采购相关的职位如下：采购部经理采购部业务员光电部经理光电部业务员贸易一部经理贸易一部销售业务员贸易一部采购业务员贸易二部经理贸易二部销售业务员贸易二部采购业务员财务部经理副总总经理生产基地：以下是部分采购业务相关职位列表：生产部经理生产部采购经办生产部计划员生产部仓库管理经办2 .采购员设定在采购员定义窗口中定义采购员O3 .采购员与物品的关联在物品定义中指定每一物品的缺省相应采购员，在请购单中系统将自动选取该物品相应的采购员，录入人员可以改选其他的采购员。2采购产品管理2.1 采购产品业务需求北方光电公司重要采购光电、轻工、机械、照明等产品；生产基地采购生

11、产光电产品的原材料，涉及光学件、金工件、橡胶件、包装材料等。解决方案运用库存模块在系统中定义采购物品。具体参见库存模块业务解决方案。2.2 采购产品编码业务需求光电总部目前的采购产品没有进行编码，业务员大多使用海关编码对物品进行标志有时也运用供应商产品编码。远达光学生产基地:成品编码9位，原材料10位，光学胶片编码3位。工艺技术部调研问卷：有标准的物品编码，按零件类别，产品型号，一般为3段，编码不定长，例如：M58111S希望不同的分类有定长的编码，并保证编码的唯一性。目前存在的问题：公司内部不同部门各自的文献中不统一，存在同一件号，不同编码。奥德光电生产基地：目前没有标准的物料编码，希望尽快

12、编制物料编码，并且一定基于物料编码唯一性。解决方案财务物品编码采用与库存相同的编码规则，并在库存模块定义物品时明确采购产品的编码。采购产品分类业务需求目前贸易一部、二部经营的轻工产品涉及：灯具、钟、日杂、家用电器。也许在每大类下再细分（灯具按2头或3头分、日杂按一件套/二件套分、钟分为挂钟和台钟、家用电器按微波炉、咖啡壶、电饭煲分）。基本分两层，家用电器再细分则按升分。机械产品涉及铸铁产品、灯具、不锈钢制品、汽配、设备零件、文体用品/医疗器械。再下一层分类十分繁多。采购部为光电部采购的成品涉及：望远镜、显微镜、天体望远镜、抢瞄、光学材料（其中显微镜分为生物和体视），其他产品的分类依据海关编码；

13、生产基地采购的原材料涉及：远达光学生产基地：原材料分：包装材料，橡胶件，光学件，结构件结构件分：金工，机加，塑料件，金饰件奥德光电生产基地：开发中心按照物品的不同用途有分类，物品分类可以按照大、中、小类，并体现在物品的编码中。解决方案系统可以在库存模块和采购模块运用不同的物品分类。鉴于北方光电与生产基地没有区分职能采用不同的物品分类的规定，因此建议采用库存模块定义的物品分类具体参见库存模块的解决方案。2.4 采购产品计量单位业务需求北方光电：轻工部：出于退税的规定，计量单位要按照海关报关的规定定。基本上灯的计量单位是盏、钟按台/只计量、日杂的计量单位是套/公斤；家用电器是按个计量光电部：基本上

14、按具或个计量；光学材料有时采用“公斤、块”，根据客户的规定。机械部：从公斤、米、具、套、个等都有，且不拟定，当客户规定不同时会用不同的计量单位。存在这样的情况，即采购订单、销售订单、应收帐款发票按个计量，但在出口报关、供应商开具的增值税发票上需要按照公斤等单位计量。生产基地:涉及件、公斤、瓶、米、片、双等。存在计量单位之间的转换情况。解决方案在库存模块可以定义各物品的基本单位，并明确基本单位与其他辅助计量单位之间的换算关系。具体参见库存业务方案设计。2.5 采购产品库存控制业务需求总部:贸易一部、贸易二部的采购品没有物理库存，不存在库位控制的问题。但是对货品需要进行跟踪监控，规定采购订单、入库告知单、销售订单编号一致,以实现成本测算。光电部贸易类物品有物理库存，但未对存放库位进行管理控制。光电部同样需要根据采购订单号跟踪采购物品。都未使用序列号控制。生产基地：远达光学：目前有光学竣工库、光学毛坯库、工具工装库、辅料工具库、金工库（橡胶件、结构件、金工件）、光学棱镜库、易燃易爆库、包装材料库、成品库等。都没有库位、批号、序列号、版本控制。橡胶件有过期控制。奥德光电：目前有光学竣工库、光学毛坯库、工具辅料库、金工库、包装材料成品库等5个仓库。