NB-T11406-2023水电企业档案分类导则.docx

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1、ICS27.140NBCCSP59中华人民共和国能源行业标准NB/T114062023水电企业档案分类导则Guideforarchivesclassificationofhydropowerenterprises20231228发布20230628实施国家能源局发布目次前言II引言II1范围12规范性引用文件13术语和定义14基本规定24.1 分类原则24.2 分类要求25类目设置25.1 类目设置要求25.2 类目标识36档号构成36.1 0类5类档案的档号构成36.2 6类7类档案的档号构成46.3 8类9类档案的档号构成46.4 非纸质载体档案的档号构成5附录A（资料性）水电企业档案分类

2、7参考文献26图10类5类档案档号标识3图26类7类档案三段式档号标识4图36类7类档案四段式档号标识4图48类9类档案三段式档号标识5图58类9类档案四段式档号标识5图6非纸质载体档案档号标识6-XX-A-刖百本文件按照GBT1.12020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的规定起草。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家能源局负责管理，由水电水利规划设计总院提出并负责日常管理，由能源行业水电勘测设计标准化技术委员会(NEATCI5)负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送水电水利规划设计总院(地址：北京市西城区

3、六铺炕北小街2号，邮编：100120)。本文件起草单位：中国电建集团中南勘测设计研究院有限公司、国家电投集团五凌电力有限公司、雅碧江流域水电开发有限公司、中国电建集团华东勘测设计研究院有限公司、中国电建集团北京勘测设计研究院有限公司、中国电建集团成都勘测设计研究院有限公司、中国水利水电第八工程局有限公司。本文件主要起草人：王玲玲、李华、米彪、邹玉华、俞辉、单冰辙、巨堀、王志芳、汪卫兵、张辉、王卫华、曹园园、张绛青、熊文清、李青依果、曾凡杜、轩艳梅、陈宜坪、邵湘萍、杨慧君、周轩漾、唐凯婿、陈建军、张颖、闵勇章、于永军、韩可林。Il水电企业的档案基本依照原能源部1991年印发的电力工业企业档案分类

4、规则（试行）进行分类，但经过30多年的发展，档案门类、载体、形成过程及保管方式等日益丰富，各门类档案的分类也应得到相应规范管理。为规范和指导水电企业各门类档案的分类，根据国家能源局综合司关于下达2018年能源领域行业标准制（修）订计划及英文版翻译出版计划的通知（国能综通科技（2018）100号）的要求，经深入调查研究，认真总结实践经验，并在广泛征求意见的基础上，制定本文件。水电企业档案分类导则1 范围本文件规定了水电企业档案的分类原则、分类要求、类目设置和档号构成。本文件适用于从事水电工程的建设、勘测设计、监理、施工、运行及维护等相关活动的企业。2 规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范

5、性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T36294抽水蓄能发电企业档案分类导则DA/T1档案工作基本术语DA/T13档号编制规则DA/T28建设项目档案管理规范D1./T1396水电建设项目文件收集与档案整理规范NB/T11016水电工程生产运行文件收集与归档规范3 术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3. 1水电企业hydropowerenterprises指从事水电工程建设、勘测、设计、监理、施工、运行及维护等相关活动的经济组织。3.2档案archives国家机构、社

6、会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。来源：DA/T1-2000,2.13.3分类CIaSSifiCatiOn根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行有层次的划分。来源：D1./T1396-2014,3.63.4档号referencecode以字符形式赋予档案一组唯一代码，用来反映、固定和识别档案排列顺序。来源：DA/T13-2022,3.23.5类目ClaSSifiedcatalogue在性质上或特征上具有共同属性的档案类别，为档案分类的基本单位。注：类目号代表档案分类敬的代码。来源：GB/T36294-2018,2.43.6保管期限retention

7、period对档案划定的存留年限。来源：DA/T1-2000,4.23.7项目号projectnubmer产品、工程、课题、设备等不同类别项目档案的代码。来源：DA/T13-2022,3.63.8项目文件projectrecord在项目建设全过程中形成的文字、图表、音像、实物等形式的文件材料。来源：DA/T28-2018,3.63.9归档puttingintorecord文件形成部门或形成单位将办理完毕且具有保存价值的文件，经系统整理交档案管理机构的过程。来源：NB/T11016-2022,3.7,有修改3.10项目档案projectarchive经过鉴定、整理并归档的项目文件。来源：DA/T

8、28-2018,3.144基本规定4.1 分类原则4.1.1 水电企业档案分类应以全部档案为对象，统一规划和管理。依据企业职能，结合档案构成的内容特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理与综合开发利用。4.1.2 分类应遵循档案的形成规律，类目应覆盖全部档案，保持相对稳定，具备可扩展性。4.2 分类要求4. 2.1水电企业档案类目设置宜分为党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人力资源、电力生产、科学技术研究、项目建设、设备仪器。5. 2.2非纸质载体档案的分类宜与纸质档案分类一致，不再单独设置类目。6. 2.3相同类目名称的文件材料，可根据不同阶段或事由归入相应的类目。7.

9、 类目设置7.1 类目设置要求7.1.1 类目设置应遵循水电企业文件的形成规律，下位类目与上位类目为隶属关系，同位类目划分标准应一致、界线清楚、不得交叉。7.1.2 各类档案的类目应按逻辑规则设置相应的层级，具体设置宜满足以下要求：a）党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、人力资源类和除会计账务以外的财务审计类宜设置一级或二级类目，按问题或组织机构分类。b）会计账务类宜设置三级类目，按文件的种类分类。c）电力生产类宜设置三级类目，二级类目按管理职能分类，三级类目按专业性质分类。d）科学技术研究类宜设置二级类目，按阶段分类。e）项目建设类宜设置三至四级类目，二级类目按项目建设阶段并

10、结合文件来源分类；三级或四级类目按部位、专业、文件性质及内容分类。f）设备仪器类宜设置三级类目，二级类目按专业、系统分类，三级类目按设备部位、用途分类。7.2 类目标识7.2.1 水电企业档案的类目号宜用阿拉伯数字。9标识，各级类目号中间不设分隔。7.2.2 水电企业档案一级类目号宜分别用数字09代表党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务审计、人力资源、电力生产、科学技术研究、项目建设和设备仪器。5.2.3水电企业档案分类见附录A。6档号构成6.10类5类档案的档号构成归档文件应以“件”为单位编制档号。档号宜由年度、类目号、保管期限、件号4组代码构成，宜使用。9阿拉伯数字或汉语拼音首

11、字母标识，各代码之间用“一”分隔，档号标识见图1。注：年度一文件形成年度，用4位阿拉伯数字标识公元纪年，如“2022”c类目号一档案类目层级代码，宜用1位3位阿拉伯数字标识。保管期限一档案留存年限，永久、定期30年、定期10年宜分别以代码Y、D30、DlO标识。件号一单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，宜用4位阿拉伯数字标识，不足位的宜用“0”补足，如“0029”。图1。类5类档案档号标识6.26类7类档案的档号构成归档文件应以“案卷”为单位编制档号。档号宜由项目号、类目号、案卷号3组代码构成，宜使用09阿拉伯数字标识，各代码之间用“-”分隔，档号标识见图2。也可根据需要，在类目

12、号后增加1组年度代码配合使用，档号标识见图3。案卷号类目号项目号注：项目号一可与DA13规定一致，也可根据企业实际情况确定，宜用4位阿拉伯数字标识。类目号一档案类目层级代码，宜用1位3位阿拉伯数字标识。案卷号一同一类目下案卷排列顺序号，宜用4位阿拉伯数字标识，不足位的宜用“0”补足，如“0001”。图26类7类档案三段式档号标识XXXX-XXX-XX-x案卷号年度类目号项目号注：项目号一可与DAAr13规定一致，也可根据企业实际情况确定，宜用4位阿拉伯数字标识。类目号一档案类目层级代码，宜用1位3位阿拉伯数字标识。年度一运行、调度、检修、技改等管理过程文件形成年度及科研项目完成年度，用4位阿拉

13、伯数字标识公元纪年，如“2022”O案卷号一同一年度下案卷排列顺序号，宜用4位阿拉伯数字标识，不足位的宜用“0”补足，如“0001”。图36类7类档案四段式档号标识6.38类9类档案的档号构成归档文件应以“案卷”为单位编制档号。档号宜由项目号、类目号、案卷号3组代码构成，宜使用09阿拉伯数字标识，各代码之间用“一”分隔，档号标识见图4。对于特大型水电工程，可增加1组工程项目划分编码配合使用，档号标识见图5。案卷号类目号项目号注：项目号一可与DA13规定一致，也可根据企业实际情况确定，宜用4位阿拉伯数字标识。类目号一档案类目层级代码，宜用3位4位阿拉伯数字标识。案卷号一同一类目下案卷排列顺序号，

14、宜用4位阿拉伯数字标识，不足位的宜用“0”补足，如“0001”o图48类9类档案三段式档号标识XXxX=XX_X_X=X_XJOC=XXXX案卷号工程项目划分编码类目号项目号注：项目号一可与DAZT13规定一致，也可根据企业实际情况确定，宜用4位阿拉伯数字标识。类目号一档案类目层级代码，宜用3位4位阿拉伯数字标识。工程项目划分编码一宜用4位阿拉伯数字标识，宜采用单位工程、分部工程项目划分编码标识。除施工记录与相关检测、检验及施工质量验收类文件采用工程项目划分编码外，其余文件宜用“0000”标识。案卷号一同一工程项目划分编码下案卷排列顺序号，宜用4位阿拉伯数字标识，不足位的宜用“0”补足，如“0

15、001”o图58类9类档案四段式档号标识6.4非纸质载体档案的档号构成非纸质载体档案宜在案卷流水号前增加载体标识，采用2位大写汉语拼音首字母标识档案载体，如照片“ZP”、录音“1.Y”、录像“1.X”、实物“SW”等，档号标识见图6。xxxxxxxx.ZPxxxx案卷号类目号项目号注：项目号可与DA/T13规定致，也可根据企业实际情况确定，宜用4位阿拉伯数字标识。类目号一档案类目层级代码，宜用3位4位阿拉伯数字标识。案卷号一同一类目、同一载体下案卷的排列顺序号，宜用6位阿拉伯数字和字母标识，其中前2位为载体类别,后4位用阿拉伯数字标识案卷流水号，不足位的宜用“0补足，如ZPOOOl图6非纸质载体档案档号标识附录A（