一、会议管理工作（精选5篇）.docx

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1、一、会议管理工作（精选5篇）第一篇：一.会议管理工作一、会议管理工作一、什么是会议（一）.会议的内涵：会议的解释是有组织有领导地商议事情的集会。会议主要指三人以上，聚拢在一起讨论和解决问题的一种活动方式。（二） .会议和会见、会谈的区别：对象不同。内容不同。功能不同。（三） .会议基本要素：目的、时间、会址、主持者、组织者、与会者、议题、议程等。二、公司常见会议的类型与作用（一） .经理例会于特别会议（二） .员工例会（三）股东大会和董事会议（四） .公司年会（五） 客户咨询会（六） 产品展销订货会（七）业务洽谈会（八）新产品新闻发布会三、会议的基本原则1 .提高效率原则2 .减少次数原则3

2、.严守时间原则4 .明确通知原则四、会议时间的安排要适时、高效1 .确定会议时间2 .会议议程与会议日程五、确定会议地点1 .会场位置必须让上司和与会者方便前往2 .会场大小应与会议规模相符3 .场地要有良好的设备配置4 .场地应不受外界干扰5 .选择会议地点应考虑有无停车场所6 .场地租借的费用必须合理六、准备会议文件资料1.为上司撰写会议文稿2.为上司准备材料3 .组织好发言人文稿4 .准备资料袋七、布置会场1 .会场的整体格局2 .主席台座次的安排3 .场内其他人员座次的安排4 .会场的整体布局类型八、会议经费预算与使用(一).会议经费来源1.与会者交费5 .参展商交费6 .联合主办者交

3、费.广告、赞助和捐助7 .广告、赞助和捐助8 .公司分配9 .其他项目收入(二).会议经费使用1 .文件资料费2 .邮电通讯费用3 .会议设备应用品费4 .会议场所租用费5 .会议办公费6 .会议宣传交际费7 .会议住宿补贴费8 .会议伙食补贴9 .会议交通费10 .其他开支九、会前的最后检查1.检查方式：一是听取会议筹备人员的汇报，二是现场检查2 .会场布置情况3 .会议保卫工作情况4 .其他内容十、组织签到和登记十一、做好会议记录和必要的录音录像工作十二、会议设备的操作与维护十三、做好会议的记录工作十四、提供会议资料与联络协调十五、做好会议的保密工作十六、组织好会议期间的食宿、车辆、娱乐、

4、照相等工作十七、会议信息工作1 .收集会议信息2 .编写会议简报3 .搞好对外宣传十八、秘书在会议中的角色与责任1 .会前的准备2 .会议期间的角色分寸：认真倾听他人的观点；积极发表自己的见解；关注正在讨论的事项；注意语气的使用。3.会后应积极落实十九、准备会议主持计划：自查的内容；制定主持人行动计划需搞清的问题。二十、控制会场气氛1 .控制会议气氛的技巧2.导致会议成效不高的主要原因二十一、会后的工作合理安排与会人员返程；提醒与会者及时做好各种物品的清退；清理会场和文件；整理会议材料，立卷归档：会议正式文件，如决定、决议、计划、报告等。会议参阅文件。会议安排的发言稿。会议上的讲话记录。其他有

5、关资料。会议的总结；会议效果的评估：对主持人的评估。对会议工作人员的评估。对会议管理工作的整体评估。催办和反馈;二、档案管理与信息工作一、商务档案与商务档案工作（一）（二）商务档案的作用：具有保存价值并经过组合的原始记录。商务档案的特征：1 .原始记录性2.反映内容的客观性、真实性3.形成过程的转化（三）商务档案工作的基本要求：1.集中统一的管理档案2.遵循档案形成的规律3.维护档案的完整与安全4.便于商务活动的利用5.加强档案管理二、商务档案的收集（一）归档范围（二）归档文件收集方法的主要形式1.严格执行文件的归档制度及收发文登记制度2.加强对零散文件的收集3.平时的收集工作要落实到人（三）

6、收集工作要注意的问题1.收集各种载体的文件材料2.保证文件的齐全完整3.遵守归档制度4.5.签字盖章加强帐外文件和业务文件的收集归档三、商务档案的分类（一）经济合同档案（二）经营管理档案（三）商务购销档案1.档案采购档案包括：企业内部市场信息档案、企业外部市场信息档案、市场调查研究材料、分析材料、采购计划、采购合同、合同执行情况记录卡。2.商品销售档案包括：商品销售计划、商品销售合同、批发商品销售活动材料、零售商品销售活动材料、商品销售的调查、统计、分析材料（四）商品储运档案1.商品储存计划2 .仓储业务合同3 .仓储作业材料4.商品调运活动档案（五）商务财务档案包括：财务管理制度档案、商业财

7、务计划档案、商业财务分析档案（六）商务会计档案（七）产品档案四、归档的商务文件整理程序五、商务档案的保管（一）档案保管工作的业务包括：防止档案的损坏、延长档案的寿命、维护档案的安全（二）档案装具包括：档案柜、档案架、档案箱、卷皮、卷盒、档案存放转移装具（四）（五）档案保管用设备包括：空调、消防设置、防盗设置档案流动中的保护（六）档案保管场所管理六、商务档案的检索与利用（一）档案检索工具1.归档文件目录全宗指南2.分类卡片目录3 .人名索引4 .专题卡片目录5 .（=）商务档案利用6 商务档案利用工作的程序:（1）熟悉档案内容及状况7 2）掌握利用需求（3）选择档案利用方式（4）选择检索工具（5

8、）查找档案（6）提供档案利用2商务档案利用要求ir-+4-第一”商务信息工作一、商务信息的收集（一）（二）（三）（四）交换法。信息收集的范围包括：市场信息、客户信息、作业信息、贸易信商务信息来源包括：报刊杂志、内部信息源、业务参考资料、其信息收集渠道包括：调查渠道、大众传播媒介渠道、关系渠道、信息收集方法包括：观察法、问卷法、询问法、网络法、量表法、信息收集要求包括：主动积极、广泛收集、把握需求、反馈要及息、金融信息、法律政策信息。他参考资料、图书馆、数据库。联机信息检索渠道、贸易交流渠道、信息机构渠道。（五）时、综合运用多种方法和途径收集信息。二、商务信息的分类与筛选（一）信息分类1.信息分

9、类要求分类法2.信息分类方法包括：字母分类法、数字分类法、主题分类法、地区分类法、时间分类法。（二）信息筛选步骤：看来源一看标题一看正文一决定取舍三、商务信息传递（一）信息传递方向包括：外向传递、内向传递（二）信息传递方式包括：语言传递、书面传递、电讯传递、网络传递、可视化辅助物传递。（三）信息传递要求1 .选择适宜的信息传递形式2,区别对象，按需传递信息3.做好例行的信息传递工作4加强非例行的信息传递工作5.运用现代信息船体方式四、商务信息的存储（一）信息存储装具包括：文件夹、文件盒、文件袋、文件柜、架（二）信息存储方式包括：原件存储、目录、索引存储、软件存储。（三）信息存储步骤：登记一编码

10、Tp列一保管（四）信息存储要求：有专用的柜子、架或保险箱，要注意防盗、防火、防潮、防虫、保持整洁。五、商务信息的利用与反馈（一）信息利用1.信息检索服务2.信息加工服务3.定题查询服务4.信息咨询服务5.网络信息服务（二）信息反馈1.信息反馈的形式包括：正反馈、负反馈、2.信息反馈的要求：迅速及时、广泛全面、处理好报喜与报忧的关系三、商务沟通与协调一、沟通的几种类型（一）横向沟通与纵向沟通（二）团队沟通：1高绩效团队的特点：（1）清晰地目标；（2）相关的技能；（3）相互的信任；（4）一致的承诺；（5）良好的沟通；（6）恰当的领导；（7）共同的方法和工作流程。2影响团队沟通的主要因素：（1）团队

11、成员的角色分担；（2）团队内的行为规范；（3）团队领导者的个人风格。（三）跨文化沟通跨文化沟通是指拥有不同文化背景的人们之间的沟通。跨文化沟通的障碍：（1）感知的障碍；（2）思维方式的障碍；（3）世界观、人生观和价值观差异的障碍；（4）社会规范差异的障碍；（5）物质文化差异的障碍；（6）语言差异和非语言差异的障碍。（四）网络沟通商务沟通的新形式网络沟通的主要形式：（1）电子邮件；（2）网络电话；（3）网络传真；（4）网络新闻发布。商务沟通常用方法从总体上可划分为三大类：（1）文字的（2）口语非语言。有效的沟通（一）（二）有效倾听：1倾听的技巧2影响倾听效果的障碍有效沟通的气氛创造与推动技巧：1

12、.融洽气氛的创造：（1）营造共同感（2）鼓励参与（3）信赖他人（4）敏锐的把握沟通时的种种状况。2推动的技巧：（1）回馈（2）提议（3）推论（4）增强（三）有效沟通的原则：1.可信赖性2、一致性3、内容的针对性4、明确性5、持续性与连贯性6、渠道选择的适当性7、接受者的接受能力（四）克服沟通中的障碍：1.运用反馈2、选择最恰当的沟通渠道3、知己知彼4、简化语言5、倾听6、控制情绪7、注意非语言暗示8、实际沟通练习冲突产生的原因：主要表现形式：（1）信息传达障碍：（2）目标、意见、利益不一致；（3）分工、角色不明确；（4）个性不同；冲突的处理方式：（一）退缩（二）妥协（三）威胁（四）说服（五）商

13、讨调节矛盾冲突的技巧（一）向领导提意见时：在非正式场合提意见、一个人身份提意见、在轻松的气氛下提意见、以间接的方式提意见、在领导心情舒畅的时提意见。（二）调解下属、同事之间的冲突时：（1）事前预防，加强沟通。（2）换位思考，折中调和。（3）树立全局观念，加强制度建设。四、商务文书运转管理商务文书工作特性与原则1纪实性2时效性3规范性4事务性商务文书的工作原则1准确2及时3安全4统一5简便商务文书办理程序一、收文办理：收文办理程序包括签收、拆封、登记、分发、传阅、拟办、承办、催办和注收二、收文办理：收文办理包括草拟、审核、签发、复核、注册、缮印、校队、用印、登记、封发，在办理中应遵循相关原则与要

14、求。商务文书管理的原则(1)统一管理(2)统一制度(3)统一处理渠道商务文书运转终结处理：(一)商务文书的收集1平时收集2主动收集3重点收集(二)商务文书的清退(1)什么是清退：清退就是将办理完毕的留在各个工作人员手中的文件按规定收回来。(2)清退的步骤1、通知清退2、清点核对3、清对交接三、商务文书的利用商务文书利用的原则1.兼顾保密与方便2既坚持原则又机动灵活商务文书利用的方式1.借阅2.阅文室阅文3.文件的传阅与传达4.文件的复印与汇编商务文书运转全过程的管理：(一)文书运转处理中的质量控制要保证文书运转处理的质量，就要对文书运转过程中每一个环节进行严格管理。在发文办理中，要控制收文数量，减少不必要的行文；要提高文件质量，把好拟稿关、核稿关、鉴发关、校队关。在收文办理中，要保证文件运转的畅通，把好登记关、传阅关、传达关；要确保文书及时、准确运转，统一收文渠道，准确批办，迅速传阅，认真承办，及时催办；要提高办文效率，注意文书的实效性,在文书运转中以快转促快办。总之，从收文拆封到复文发出，一直到运转终结处理，文书处理的各个环节紧密联系，环环相扣。商务秘书必须对每个环节把好关，才能实现文书运转处理的最佳效益。（二）建立健全各项管理制度1 .收发文登记制度2 .阅文制度3 .保密制度4 .传阅制度（三）商务文书管