XX建筑职业技术学院202X届毕业生档案办理服务指南.docx

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1、XX建筑职业技术学院202X届毕业生档案办理服务指南为进一步规范毕业生档案管理，为毕业生提供方便、快捷的服务，现将毕业生档案转递等事宜说明如下：一、毕业生档案转递、存放根据中国邮政集团公司业务函（202X）X号关于规范机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知精神，自2015年6月1日起，原由邮政机要通信渠道传递的“大学生档案”改为“EMS标准快递”等方式传递，具体情况如下：1、已办理好就业报到证的毕业生档案，由各学院将就业报到证副联（白色联）统一交至学生处，学生处7月初寄发或专人送达。2、研究生录取的毕业生档案，按调档函上的地址在七月初寄往录取院校。3、考入外校专升本的毕业生，档案需要学校寄

2、发的，收到录取通知书后，请到学生处X室登记寄档及个人信息（信息包括：邮寄详细地址、联系人、联系电话、邮编；学号、姓名、个人联系电话）。学生处在九月份将档案寄往录取院校。4、其他情况：未办理就业报到证的毕业生档案，原则上在学校保留，保存期限为两年。两年期满后由学生处按各学院送交的就业报到证副联及提供的寄档信息寄回学生原籍（原籍所在地级市人力资源和社会保障局等，以就业报到证左上角画有横线的单位为准）。送交的就业报到证副联将装入学生本人档案中。两年期满因未办理就业报到证档案无法回原籍的毕业生，请尽快找到档案托管单位，回校办理档案转递手续。5、特殊档案：成绩单未转交、毕业生登记表未填写、未办理离校手续

3、、欠费等情况的学生，档案暂时不予转递，待档案完善或办理离校手续后方可调档。二、档案查询根据邮局的规定，查询时间为一年（自寄递邮件之日起），一年之后邮局不再受理查询手续，也不再负责档案安全问题。请同学们把握好查询时间，以免造成不必要的后果。寄档存根随时会更新，请留意自己的档案去向及到达情况。因为存在重名现象,请同学们在查询时，按学号及姓名查询档案去向并确认签收情况。1、七月份寄发的档案，请同学们在七月X日左右进学校学生处主页（网址：X）公告栏上找到202X年寄档存根，按学号或姓名查询快递单号，再按快递单号上网查询档案到达情况（网址:X）o寄发后有异常情况可与EMS客服电话11183联系。专人送达

4、的也会在202X年寄档存根上标明签收入和联系电话。2、暑假期间提交就业报到证的同学，九月底查询，查询方式同上。3、九月份后陆续办理就业报到证需要转递档案的毕业生,请把就业报到证副联送交至学生处X室，并登记好转递档案的相关信息。可在就业报到证上交当月底查询，查询方式同o三、档案提取学生档案原则上不允许自带。但因特殊情况需要自带的，按以下要求办理：持本人身份证原件及复印件一份，提供就业报到证副联或接收单位出具的调档函及个人个人提档申请书。本人不能到场需要他人代办的，除了提供以上材料外,还要提供个人委托书、委托人的身份证复印件、被委托人的身份证原件及复印件。退学、转学的学生，除了以上材料（不包括就业

5、报到证）外还要提供学籍异动通知单复印件。个人提档申请书模式见附件1,个人委托书模式见附件2,可在学生处主页查看或下载。四、档案补办学生档案请妥善保管，避免丢失、残损等情况。一旦丢失，无法复原，学校只能补办大学期间的有关材料，所以一般不予补办。特殊情况补办时，由本人持丢失证明、毕业证或学位证和身份证、一寸正规照两张到学校办理。办理时提供补办申请书，要由学生签字、加盖手印、有各学院主管领导和学生处主管领导签字，补办申请提交后，领取需要填写的材料，随后认真填写和完善各部门的签章手续。XX建筑职业技术学院学生档案成绩表、新生录取花名册、202X年及以后的毕业生普通高等学校毕业生登记表，到X楼X档案室复

6、印。材料补办完后学生档案室封装并登记。为方便毕业生，暑假我们提供相关服务。具体时间是每周X。来校前，提前三个工作日电话预约，并准备好提档材料。特殊情况急需提档的，至少提前一个工作日电话预约。预约时我们会了解学号、姓名及联系电话等信息，便于确认档案是否在学校或档案是否完善。办理地点：X楼X学生档案室学生档案室联系电话：X联系人：X老师学生处X年X月X日附件1本人是XX建筑职业技术学院年毕业生，姓名学号,因情况，需要领取档案。一经领取，出现任何问题，责任均由提档人承担。签名（手印）：身份证号码:联系电话：附件2个人爰越若本人是XX建筑职业技术学院年毕业生，姓名学号,因情况，需要领取档案。但本人不能回校办理,特委托作为我的合法代理人全权代表我办理相关事宜。一经领取，出现任何问题，责任均由提档人承担。委托人签名（手印）：身份证号码：被委托人签名（手印）：身份证号码：委托人联系电话:被委托人联系电话：