档案管理制度.docx
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1、档案管理制度第一条为了规范公司档案管理工作,保证档案的完整性及保密性,理顺工作程序,明确工作职责,杜绝资料流失,特制定本制度。第二条档案管理机构及其职责1、公司档案工作实行二级管理体制,一级管理是指公司综合部负责公司档案的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门的档案资料进行管理。2、综合部配备一名档案管理员,负责公司所有档案资料的统一收集管理;各部门的档案管理员负责本部门档案资料的使用管理。3、档案管理人员要严格执行公司档案管理规定,认真细致地做好档案保管以及利用工作,充分发挥档案资料的作用。4、综合部档案管理员有责任对各部门的二级档案管理工作进行监督和指导,每年对二级档案管理进行一次检查验收。
2、第三条归档制度1、凡是反映公司战略发展、生产经营、企业管理及工程建设等活动,具有查考利用价值文字、图片、影像等文件资料均属归档范围。2、凡属归档范围的文件资料,均由公司集中统一管理,任何个人不得擅自留存。3、归档的文件资料,原则上必须是原件,原件用于报批不能归档或由相关部门保留的,综合部保存复印件。4、凡公司业务活动中收到的文件、函件承办后均要及时归档;以公司名义发出的文件、函件要留底稿及正文备查。5、业务活动中涉及金融财税方面的资料,由财务部保存原件;属于人事方面的资料,由人力资源部保存原件;属于工程建设方面的,由运营部保存原件。以上部门应将涉外事务的复印件报综合管理部备案。6、由公司对外签
3、订的经济合同,应保留三份原件,综合部保存一份,财务部及合同执行(或签订)部门各保存一份。特殊情况只有一份原件时,由综合部保存原件备案。7、在归档范围内的其他资料,由经办人整理后连同有关资料移交综合部档案室。部门需要使用的可复印或复制,归档范围外的由各部门自行保管。第四条档案保管制度1、公司综合部设立专门存放档案的档案室,各部门应根据保存档案数量,设置专门存放档案的箱柜。档案室和档案柜应具备防火、防潮、防虫等安全条件。公司应保障档案室建设必须的投入。2、归档资料要按照档案法等法律法规和档案工作的专业要求进行登记,编制归档目录。3、档案管理员要科学地编制分类法,根据分类法,编制分类目录;根据需要编
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