会计档案管理办法.docx
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1、会计档案管理办法第一章总则第一条会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算的专业材料,它是记录和反映经济业务的重要史料和证据。为加强对公司会计档案的管理工作,特制定本办法。第二条公司每月形成的会计档案,都应由财务部按照归档的要求,负责整理立卷或装订成册。第三条财务部对会计档案必须设专人负责管理;从装订立卷、归档、保管、借阅都应有专人负责,并健全各项制度。第二章资料归档要求第四条归档的范围包括:会计凭证、账簿、报表、报税资料、财务计划、内部文件资料等。(一)会计凭证会计凭证以卷为单位,卷脊内容包括:年度、月份、共几册、凭证号自XX号至XX号,摆放时需将写有编号的卷脊朝外,以便查找。(二)
2、账簿账簿包括现金、银行存款日记账,以及计算机打印的总账和明细账。存档时可将一定分类的账簿合订一本,合订本前必须填设目录,注明起止页数。(三)报表月、季报表与决算报表要分开装订立卷。决算报表属永久卷,月、季报表为定期卷,所以应分别编号,分别存档。(四)税务资料,应按会计主体和时间先后顺序装订成册。每个会计主体税务资料分三大类按年度装订一一国税资料、地税资料、工商变更资料。资料内经手人及负责人的签字应清晰明了。(五)财务计划及其他资料,应分类别保管,以卷为单位,按时间先后顺序存放,可以不装订,但需分类清晰。第五条各种会计档案的保管期限根据各种会计资料特点,分为永久、定期两类。定期保管期限分为三年、
3、五年、十年、十五年、二十五年共五种。各种会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。第三章会计档案的借阅第六条借阅会计档案,要建立严格的借阅制度,办理借阅手续。第七条本公司人员调阅会计档案,由申请调阅部门分管领导批准,财务负责人审核同意。第八条外单位人员借阅会计档案,要凭正式介绍信,经董事长、财务负责人批准。借阅人需详细登记调阅的档案名称、调阅日期、调阅人员的姓名和工作单位,调阅理由、归还时间等。第九条调阅人员一般不得将会计档案携带外出,需要复制的,要经过公司财务负责人签字同意,并做好登记。第四章会计档案的销毁第十条会计档案保管期满,需要销毁时,由公司财务部提出销毁意见,会同总经理办公室共同鉴定,严格审查,编造会计档案销毁清册。报经副总经理、董事长批准后销毁。对于其中未了结的债务的原始凭证应单独抽出,另行立卷,由档案管理部门保管到结清债务时为止。第十一条在销毁会计档案时,应由总经理办公室和财务部共同派员参加监销。第十二条监销人在销毁会计档案以前,应当认真进行清点核对,销毁后,在销毁清册上签名盖章,并将监销情况报告公司领导。会计档案销毁清册,由总经理办公室存档。第五章附则第十三条本管理办法由财务部负责起草、修改和解释。第十四条本管理办法自20XX年XX月X日起执行。
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