XX物业企业行政管理作业手册范文.docx

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1、某某物业公司行政管理管控作业手册一、礼仪纪律二、工作相关计划三、会议管理管控四、办公设备五、文书作业（一）打印（二）复印六、收发文七、用印八、文档（一）图书（二）专业资料（三）客户档案（四）办公文档九、访客接待十、办公用品十一、采购十二、固定资产十三、物业十四、公司福利十五、午餐业务支持一、Internet主页二、文件档案管理管控三、商业秘密保护四、公共关系（一）司外（二）司内（三）投诉五、广告宣传总纲*公司行政管理管控制度是公司管理管控的重要文件，其管理管控依据是*公司管理管控制度和*公司员工守则。本制度由总经理、公司管理管控中心、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为公司行政部。本制度的修

2、改须经总经理核准;重大事项的更改须报执行董事或董事会核准。一礼仪纪律1 .行政管理管控部负责对公司全体员工的礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项的全面监督；2 .行政部主管发现不当现象，可签发“提示单”以提示警告，并报备有关部门主管;3 .行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；4 .对公司礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。二工作相关计划与报告没有相关计划的行为是无效率的行为。公司强调对公司、部门、员工行为的相关计划性要求，用以明确和把握我们的工作方向，同时提高工作效率与工作效益。因此，通过对相关计划体系的规定，并通过相关相关计划流程和相关计划表格的制作，实现工

3、作相关计划的确立、执行和评估。（一）公司、部门年度发展相关计划1公司总经理、部门主管于每一会计年度底应该制定下一会计年度的发展相关计划。2公司年度发展相关计划经公司主要高层领导人讨论制作，公司董事会核准同意后确定执行。3部门年度发展相关计划经部门主要领导人员讨论制作，公司总经理核准同意后确定执行。4公司、部门年度发展相关计划是部门、人员月度工作相关计划的基础和依据。5公司、部门年度发展相关计划是对公司、部门经营发展的评价基础。年度相关计划流程（二）部门、员工月度工作相关计划1部门主管、公司员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作相关计划安排。2月度工作相关计划通过对月度工作相关计划表的制作来

4、完成，在该表格中应该相应地填写部门、员工下月工作合适的内容安排和时间控制。3员工月度工作相关计划交部门主管核准同意后确定执行。4部门月度工作相关计划交总经理核准同意后确定执行。5月度工作相关计划的完成情况将作为部门、员工工作评估的主要依据之一。年度月度工作相关计划(三)员工日工作时间控制相关计划1公司员工通过日工作时间控制表进行日工作时间相关计划与安排控制。2公司员工应该按照“日工作时间控制表填写规定”在规定的时间按照规定的相关项目如实填写并上交公司行政管理管控部。3在日工作时间控制表中体现出员工对每日工作安排的合理性与相关计划性，反映员工每日工作的效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考

5、核的主要依据之一，同时也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估的依据。4日工作时间控制表是公司对外服务的重要计费依据。日工作相关计划流程部门月度相关计划部门主管员工日相关计划（四）专项市场、业务规划1在公司进行新市场的开拓和新业务的推广时，该市场和业务的主要负责人应该进行专项市场、业务规划。2专项市场、业务规划建立对该市场、业务的全面了解，公司主要经营人员的深入研究、探讨的基础上，同时该规划应该结合公司、部门年度发展相关计划和市场需求与竞争变化的基础上。3专项市场、业务规划通过制作市场规划表和业务规划表来完成，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。三会议管理管控会议是公司决议产生、工作明确、意

6、见交流的正式方式与场合。公司会议区分为定期例会与非定期会议，规定的人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同时提高会议效率。（一）定期例会会议名称时间安排参加人员会议合适的内容召集/主持人员业务诊断会议每工作日上午9:30-10:00各部门人员对外服务中相关问题讨论、日相关计划各部主管月度总结、规划会议每月度第一天下午总经理各部门主管、工作人员上月度工作总结月度工作规划报告各部主管主管例会每月第一天下午总经理、各部主管月度工作相关计划协调总经理员工大会每月中旬一次总经理全体员工经营总结、工作安排、其他相关合适的内容行政管理管控部/总经理董事会会议每年度一次董事长、董事、

7、总经理公司重大事项决议总经理/董事长（二）非定期会议会议名称时间安排参加人员会议合适的内容召集/主持人员公司发不定时总经理、部就市场拓展、业行政管理管控展研讨会门主管、主要经营业务人员务推广、公司经营等相关事项的讨论部主任/总经理临时会议不定时总经理、部门主管、其他有关人员特殊事宜行政管理管控部主任/总经理董事会临时会议不定时董事长、董事、总经理公司经营特殊重大事宜总经理/董事长（一）会议安排1. 公司内会议由行政部秘书安排，部门内会议由各部自行安排2. 主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议合适的内容3. 秘书须提前四小时以上书面通知与会人地址、时间、合适的内容4. 秘书负责会场安排与整理

8、5. 开会期中，秘书负责记录；并于会后将会议摘要决定整理、打印、转发给有关人员及总经理备案会议相关计划会议流程会议相关会议通知四办公设备管理管控1. 电脑1.1 行政部根据公司文件类别建立完整清晰的目录及子目录系统；1.2 根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文件目录设定统一管理管控的电脑密码.3员工在所属部门目录下设立个人子目录1.4员工不得私设电脑密码1 .传真机、复印机:1. 1由公司行政部统一管理管控与使用2. 2建立严格的使用登记制度3. 3未经许可，个人不得自行操作使用2 .可运用状态维护3. 1行政部负责电脑、传真机复印机的检查、保养和维修,保证设备的可运用状态五文书作业（一）

9、打印1 .总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写文书委派单，并标明文件之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，急迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。2 .打印完毕后秘书先行校核并于文书委派单上签字，转交委办单位之经办人校核、签字3 .对外传真、公函秘书须复印存档（参见收发文流程）4 .文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人文书作业流下I总经理/主管文书委派单文书委托文书委派单委办校核文书委派单（二）复印1. 公司复印作业由行政部秘书统一执行2. 一般文件由各部门委托人员口头交托行政秘书3. 客户资料、服务文本、公司级文档等特殊文件，需填写复印委托单（文件名、秘级、用途

10、、装订要求等）经高级主管批准后执行复印4. 秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、合适的内容、页数、复印机码、批准人、保密标识等）复印流程各部门六收发文1 .文件是经营信息传送、交流与反馈的重要信息载体。英达仕顾问管理管控公司的每一位员工都负有文件管理管控的责任或义务。2 .本公司对外文件之收发的责任者为指定专人一一文秘统一办理，她是各级文件管理管控的直接承担者。附收、发文登记表3 .文秘在收文后必须先根据文件的分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承办，同时请传阅人或承办人在“收文签字簿”上签收，文秘对有回复要求的文件须跟踪阅办人及时反馈阅办结果

11、，并对文本进行复印和留档。4 .公司的各类文件均属内部机密文件,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济处罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。5 .本公司对外之发送文函按性质订立参见文档管理管控制度。6 .文件传真的发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后归还原稿人。凡对外报送的业务资料、协议等重要文件皆须复印备份存档。7 .对一些机密文件，需在文件页首加盖印章，以防止随意传播。8 .每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。每半年将经各部门主管确认的确无使用价值之文、报刊可作一

12、次销毁，报行政管理管控部备查。附档案资本销毁情况记录表9 .文件管理管控应参见文档管理管控制度规定办理。对公司所有订阅的报刊由专项负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整理装订成册。10 .每半年将经各部门主管确认的确无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损的档案进行修补、复制或作其它技术处理。收发文流程发函发文责任人：文员、总台监督人：业务、行政主管七用印1 .本公司以公司名义对外之行文由管理管控部负责盖印。2 .公司各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请（汇签）经上级核准后交管理管控部秘书，由秘书登记于登记

13、表。用公司印流程公司章合同合约堂法人章Iil+女责任人：GM秘书监督人：GM八文档（一）图书杂志1 .公司所属图书是专供相关公司内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。2 .文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号,各部门员工由于工作需要借阅的须在文秘处登记借期、归还期。如遇清点期限或公务上需参考将随时通知收阅,借书人不得拒绝。附图书登记册3 .一般情况下，图书只得在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超出过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。4.对图书有损坏或遗失者，要作出一定的赔偿。（二）专业资料1 .资料分类：1.1 公司搜集的各种公司业务文本、流

14、程、企划案、制度、顾问业理论等文件正本及复印件；2公司由政府主管部门购买的政策法规；1.3公司各类剪报；1.4公司搜集的各类行业（如建材、装饰等）材料2 .公司资料只可于公司内借阅当天归还，不得携出司外3 .特殊情况需复印者，须填报复印申请批准资料管理管控流程当天回库()客户档案1 .客户档案是公司文档管理管控和商业秘密保护作业中的重要领域2 .客户档案包括客户提供的各类资料，及公司在顾问服务过程中制作的各类文件、文本3 .客户档案只可于公司内借阅，当天归还，不得携出司外4 .特殊情况需复印时，须填报复印申请报批5 .服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理管控,并承担保密责任专案人员管理管控登记表保密标识I I（四）办公文档1 .行政管理管控部负责对公司全体员工的办公文档进行系统管理管控2 .行政人员办公文档设：工作相关计划与报告