基于物联网的实物档案管理分析研究物流管理专业.docx

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1、摘要：随着现代信息技术的发展，实物档案也在档案工作中愈来愈受到重视，成为档案管理的一个重要组成部分，本文在传统实物档案管理的基础上，将物联网相关技术引进到实物档案管理中，对实物档案管理系统进行了架构设想及初步说明，以及为实现这一设想提出一些建议，为实物档案管理及利用提供新的方法，以便更好的开展档案工作与服务。关键词：物联网，实物档案，档案管理Abstract:Withthedevelopmentofmoderninformationtechnology,inthearchivalwork,thephysicalfileshavebeenpaidmoreandmoreattentionandbe

2、comeanimportantpartofthearchivesmanagement,basedonthetraditionalphysicalfilemanagement,thispaperintroducestherelatedtechnologyofIoTintothephysicalfilemanagement,andmakesatentativeandpreliminaryexplanationtothephysicalfilemanagementsystem.Andtomakesomesuggestionsfortherealizationofthisidea,toproviden

3、ewmethodsforthemanagementandutilizationofphysicalfiles,andtobettercarryoutarchivalworkandservice.Keywords:InternetofThings;physicalfiles;filemanagement前言近年来，随着社会的发展，我国档案事业发展迅速，档案数量急剧增加，种类繁多，实物档案已是不可忽视的一部分，它是增强档案资源建设、优化馆藏结构、开发新型资源的需要，是档案事业服务和发展的新趋势；同时，随着科学技术的进步，物联网技术日趋成熟，给人们的生活方式和工作模式带来了翻天覆地的变化。为了做好实

4、物档案的管理工作和提高实物档案管理效率，引入物联网相关技术，将会克服一些在传统档案管理系统和传统档案管理方法中的缺陷，使实物档案更好的进行开发利用,服务于社会。一、实物档案与物联网概述（一）实物档案1、实物档案的发展历程及定义“实物档案”这一词的提法出现在上世纪80年代，1988年时空档案第4期刊载了一篇名为陶瓷实物档案的功能与特点的文章，出现了“实物档案”一词；但对“实物档案”的具体探讨发端于天津档案1991年1期的实物档案初探一文1。然而“实物档案这一提法在目前学术界还有众多纷争。争鸣中主要形成三种观点：一是肯定说，认为实物档案应加强收集和管理；二是否定说，认为实物档案在概念及实践上都讲不

5、通；三是折中说，认为实物档案不能简单接受或否定，应具体分析2O关于“实物档案”这一说法是否准确，几十年来，各自有不同的见解，目前还无法达成统一共识,这一研究还将持续深入探讨，也许将来会提出更为准确的合理称谓。但现在工作中确实出现有关实物类的这一档案类型，其管理与利用已成为一个不可回避的问题，国家图书馆也曾发布过国家图书馆关于征集实物档案公告。对于“实物档案”的定义，持肯定观点的学者，例如仇壮丽、白丽、利琳等人都分别给出其定义。概括而言，实物档案是指机关单位、社会组织、个人团体在社会实践活动中直接形成、获得或征集的以物质实体为载体的档案，能反映本单位职能活动和历史真实面貌的具有保存价值的特定有型

6、物品3。2、实物档案的特点一是全宗性特点，实物档案是一个单位全宗的重要组成部分，它与有关全宗的文书档案等具有同一来源，是不可割裂的；二是原始记录性特点，实物档案会带有一定反映人类社会活动的原始文字记录，而档案是具有原始记录性的本质属性的，所以作为档案的一个类别的实物档案也具有这一属性；三是直观生动性，实物档案形状大小各异，材质繁多，能以千姿百态、活灵活现的直观物质形态呈现在人们面前，给人以空间视觉的感受，容易被人理解和接受；四是载体多样性，实物档案的信息记录形式不一，其载体材料可有金属、玉器、石、陶瓷、布料、塑料、木材、纸张、玻璃、橡胶皮革等多种类型；五是可保存性特点，档案库房空间是有限的，即

7、使实物档案自身带有文字但体积庞大或者是不可移动，那保存还是不妥。3、实物档案的分类分类是档案整理的一个重要环节，实物档案的分类可按其年度、保管期限和机构问题进行分类。年度分类法即按其获得或产生的年度进行分类；保管期限分类法即根据实物档案的保管时间长度进行分类；按机构问题分类，实物档案可分为奖品（“奖”字类物品）、信品（产权证书、营业执照、机构失效的印章等实物）、赠品（领导、知名人士的题词、字画）、产品（单位在职能活动中形成的模型样品、成品等）这四类4Jo（二）物联网1、物联网的发展历程、定义及特征物联网（InternetofThings,IOT）,被称为信息产业的第三次浪潮。比尔盖茨在1995

8、年就提出了物联网技术；1999年麻省理工学院正式提出物联网概念;2005年，国际电信联盟（ITU）首次在信息社会世界峰会上，以专业的态度向世界解说了物联网的概念。物联网，是指在互联网的基础上，通过各种信息传感设备，如传感器、射频识别（RFlD）技术、全球定位系统等各种装置与技术，实时采集、监控，实现物与物、物与人的网络连接，方便识别、管理和控制5。物联化、智能化、网络化、感知化、互联化和自动化是物联网的基本特征。2、物联网的应用作为一种新兴的信息化技术，物联网如今已被广泛地运用到各项工作中，在政府工作、智能交通、消防、家居、图书馆、电网、环境监测等多个领域发挥着重要作用，取得极大成功。例如，在

9、智能交通行业，通过对天气、路况、车辆、交通事故的实时感应及监控，来实现智能交通的管理、监控及收费。3、物联网的技术支撑（1）RFID技术RFID,全称为RadioFrequencyIdentification,即无线射频识别，兴起于20世纪90年代，是一种非接触式自动识别的高科技通信技术，其基本原理是利用射频信号和空间耦合传输特性实现对被识别物体的自动识别6。（2）传感网技术传感网也称无线传感器网络（WSN,WirelessSensorNetwork）,其内部部署了大量的微型传感器节点。物联网通过遍布在监控区域内的无数传感器及由它们通过自组织方式形成的无线传感网络，监测光、声、温度、压力等数据

10、以感知物体7。二、传统实物档案管理的现状（一）实物档案的收集实物档案的形成规律不可预测，具有偶然性，再加上一些管理人员归档意识淡薄,而且实物档案的接收、鉴定及移交的办法、规章制度不明确，导致在实物征集、整理移交及保管方面有些随意性，造成实物档案移交延迟、归档遗漏、收集过程中的完整性难以保证；由于实物档案缺乏跟踪管理，导致丢失的档案很难找回；同时，在接收、移交、入库等过程中清点工作繁多，效率非常低下，需要耗费大量的人力物力。（二）实物档案的管理对于实物档案的管理，目前仍采用传统的实物档案管理模式，通常是人工方式的档案管理,即档案的形成、入库、管理、检索等操作完全依靠人力完成。目前的管理流程是：对

11、实物档案进行分类、贴标签、编目、拍照、装盒（上架、陈列、入柜），有些条件许可的单位会开发自己的数字档案室系统，之后建立实物档案目录数据库，将其目录和实物档案的照片进行挂接，实现实物档案的信息化、数字化，方便利用。在实物档案的整理保管中，实物档案的表面会粘贴着档号标识、标签等，这极不不利于档案的保护，而且随着保管时间的延长，一些标签会自动掉落，影响查找利用；另外，有些实物档案被档案管理人员随意混合摆放，忽视了其载体类型的不同，不同载体的档案有其不同的保管方法，多种载体杂乱摆放，极不利于管理；馆藏实物档案的目录信息不全、库房缺少自动化的技术检测，易造成档案的损坏。（三）实物档案的利用在实物档案的利

12、用方面，一是查阅耗时长，由于实物档窠种类、数量众多，且它本身就确定了其备份的困难性、数字存储不容易，导致平常核查、清点、查阅耗时长，而且有时因管理者管理不当，将实物档案随意或无序摆放，或不同类型的实物档案保存在不同的库房，导致实物档案检索不便，从而导致查阅档案时取档困难。二是利用办法不够明晰明确，实物档案的使用工作进展慢、使用面窄；实物档案归档后，由于其载体的多样、大小不一，有些材质容易损坏而很少能随意借阅。三是在档案借阅等过程中会存在档案丢失的情况，由于缺乏跟踪管理技术，找回比较困难等。三、物联网在实物档案管理领域的可行性分析（一）物联网技术在实物档案管理应用中的必要性近年来，由于传统实物档

13、案管理手段导致的问题日益突显，虽然一些单位对实物档案也引入了数字化的管理方法，但整体上，我国实物档案管理还是处在传统的手工方式阶段，这种陈旧的管理方式与当下飞速发展的科技水平不相适应，长此以往，会影响实物档案管理、利用工作的发展和升级，将物联网技术引入实物档案管理，有利于简化管理环节，提高保管效率，推动我国档案管理事业的发展。（二）物联网技术在实物档案管理应用中的可行性其一，物联网产业得到国家的相关支持。为了促进物联网产业的健康快速发展，国家一些相关部门已经把物联网列为重点支持的一项新兴产业。例如2010年9月，在国务院通过的国务院关于加快培育和发展战略性新兴产业的决定中，物联网被列为新一代战

14、略性新兴产业之一；2013年2月5日出台的国务院关于推进物联网有序健康发展的指导意见提出在2015年实现物联网在经济社会的重要领域实现示范应用。其二，物联网的教育体系在不断发展和完善。目前在全国，已经有多家高校开设物联网这一专业的相关课程,例如有武汉大学、西安交通大学等学校就开设了此课程,这为物联网相关技术在档案管理中的运用及实现培养了不少人才，提供了人才资源。其三，物联网技术日渐成熟，已被广泛应用于生活和工作中，得到认可与好评，为物联网引入到实物档案管理中提供了借鉴的经验与支持。例如在智能图书馆方面,物联网技术在新加坡、印度等10多个国家的图书馆管理系统中运用广泛，在新书上架及图书典藏时,易

15、于对图书进行感知和定位，为用户提供智能身份识别、图书定位、智能图书导读等个性化服务8。此外，物联网技术也被应用于西安世界园艺博览会和上海世博会。西安世界园艺博览会采用手机门票，这种门票采用国际上最先进的电子信息技术，集电子门票、电子导览、客流协调、电子支付、电子消费等多种功能于一身，一站式、全流程的服务使游客更能畅快游玩9；上海世博会上的门票也是从生产发行到销售、检票等环节都实行信息化、数字化的管理方式，节约了大量的人力资源成本，为游客带来极大的便利。如此，从这些成功的经验案例中，物联网技术运用到实物档案管理中便有据可循，可借鉴其中的管理理念与模式。（三）物联网技术在实物档案管理应用中的优势在

16、实物档案的管理中引入物联网技术，一是可简化操作流程，实现实物档案的高效管理。在传统的实物档案管理中，各项工作流程都要花费大量的人力和时间，例如传统的实物档案管理是给实物档案贴上标签；在查找档案时，需要在档案库房一一查找，这种传统的手工方式严重浪费了人力、物力及时间。如果利用物联网的RFlD技术，只需读写器把关于实物档案的数据信息写入标签，将其贴在待识别的档案表面,之后就可无接触地读取并识别电子标签中数据；在查找实物档案时，通过利用手持仪器的快速识别，就可找到所需的档案。通过利用高效便捷、无线无源、安全防伪、穿透抗扰性强的RFID技术，可促进档案管理的智能化以及自动化。二是可实现档案库房的智能监控。利用物联网技术，可对档案库房进行全天候的检测，以便自动调节库房环境。在传统的档案库房管理中，往往要采用人工查看，将早晚测量的温湿度结果记录在检测表里，同时采用