物业公司档案管理制度.docx

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档案管理制度一、管理部门1、 公司各部门负责对归属于本部门的文件进行归档保管。2、 公司档案目录及编号原则由总经办统一制定管理。二、文件归档1、 检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应追查后归档。2、 文件如有抽取保存者，应由该部门主管签字认可。3、 检查文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应交回相关部门补办。4、 对已归档的每类档案，在卷首都应有标明档案内容的详细目录。三、档案分类1、 档案分类应视文件内容、业务项目等因素，按大类、小类进行分类，再在同类中依序分为若干小类。2、 档案分类应力求切合实际。四、档案名称及编号1、 档案各级分类应有一个简明扼要的名称，以充分表示档案内容、性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。2、 各级分类、目次的编号均以十进阿拉伯数字表示。3、 档案分类各级名称及代表数字一经确定后，不得任意修改。五、保存期限1、 相关文件依国家有关规定保存期限保存。2、 财务会计档案依财务会计档案管规定保存。3、 公司内部文件及其他文件视情况进行保存。六、档案清理1、 负责管理档案的人员应随时维护档案的清洁，定期进行整理。2、 凡保存期届满的文件档案，销毁前造册呈总物业经理核准后予以销毁，必要时向主管机关备案。七、其他规定1、 档案管理人员要增强档案安全保护意识，加强安全保护措施。2、 严格档案借阅手续，确保档案的完整与安全。