XX工贸企业行政办公管理规定.docx

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1、审核人:签发人:2011年2月27日行政办公管理管控规定一、劳动纪律基本规定1 .不准使用公司电话拨打私人电话或信息电话；2 .工作期间禁止会客，确因重要事情，须经领导批准后方可会客；3 .工作期间不准聚众聊天或从事与工作无关的事情；4 .工作期间不准抽烟、喝酒、吃东西；5 .不准酒后上岗，不准睡岗、无故脱岗、串岗；6 .工作期间不准高声喧哗、搬弄是非，扰乱工作秩序；7 .不准随地吐痰、不准乱扔果皮、纸屑等垃圾；8 .损坏公物照价赔偿；9 .不允许在公共场所泄漏公司主要领导的身份及行踪，员工不准与客人发生争吵；二、印信管理管控1 .公司印章、介绍信分别由行政人事办公室（以下简称办公室）专人保管

2、，印信保管人负责监印。需使用公章时，由经手人填具用章登记表，交董事长或总经理审核签字后方可盖章。2 .印章、介绍信必须放在办公室，不准随便乱放或不加锁擅离职守，不准由他人代管；3 .印章原则上不准携带外出，如有特殊需要必须携带外出，借章人填写用印申请单，经公司领导签字同意后，由办公室派人携带使用，财务印章由财务负责人批准且两人以上方可带出；4 .介绍信统一编号。使用介绍信须填写介绍信使用登记表,经公司领导签字同意后，方可办理；5 .印章、介绍信保管人员不在位时，公司领导应指令其它人员代为保管。代理期间，代理人要认真执行印章使用管理管控规定，并承担全部责任；6 .章、介绍信保管人需定期对印章进行

3、维护，并保证印章和介绍信的正常使用。保管人离岗时，由公司领导安排办理交接事宜；7 .印章、介绍信遗失时，除立即向上级报备外，并应依法公告作废。三、员工通讯录1 .员工通讯录的制发由办公室负责；工程相关项目部通讯录的制发由相关项目部负责，并需上报公司办公室。2 .新员工到职第二天，部门经理应负责通知本人将通讯联络方式告知办公室，以便及时调整通讯录；3 .员工更换通讯联络方式，应在发生日的第二天告知办公室，以便及时更改；4 .办公室文员应及时掌握员工通讯联络方式的变化，每月定期修改员工通讯录以确保公司指挥系统畅达、信息沟通敏捷。四、员工名片管理管控1 .办公室负责名片印制；2 .员工需印制名片，应

4、写清本人姓名、部门及联络方式，经部门经理签字后交办公室;3 .名片印制后由本人签领，办公室负责统一结账，费用计入各部门；4 .名片式样一经确定，任何人不得私自改动。五、电话管理管控1 .公司固定电话由办公室统一管理管控维修；2 .员工打电话，用语应尽量简洁明确，以减短通话时间；3 .公司不提倡在工作时间打私人电话。六、办公用品购买、领用1 .办公用品由办公室统一购买、保管、分发。办公用品实行定额管理管控；2 .各部门在每月25日向办公室申报下月度办公用品使用预算,经办公室审核后，报公司领导批准；3 .部门领取的办公用品，除消耗性之外，由部门使用责任人负责，丢失照价赔偿；4 .新进员工每人应提供

5、笔、本等必需工具；5 .员工领用笔记本等需验旧领新。七、复印、传真管理管控1 .复印机由办公室管理管控；2 .公用传真机由办公室负责管理管控；3 .由办公室统一负责复印机、传真机的使用，维护等。八、微机管理1 .部门经理（含工程相关项目部负责人）为本部门微机管理管控的第一责任人，具体责任人负责微机的日常维护、保养工作（包括保管购买微机时附带的技术资料）。若因维护、保养不当造成微机损害，部门经理和具体责任人承担相应损失；2 .上机应按规范操作，因操作不当而造成微机损坏，由部门经理及操作者承担损失；3 .公司聘请专门微机管理管控员对微机的软硬件进行统一检查、维护、保养、修理；4 .微机需进行维护或

6、更换配件，金额较大时，应由使用部门填写办公设备维修申请单，经部门主管批准后实施。5 .部门微机在使用过程中出现故障时，应及时与微机管理管控员联系；6 .上述规定适用于复印机、打印机、扫描仪等办公设备。九、人事管理管控制度1 .员工的招聘公司员工招聘由办公室统一负责，各部门提出招聘相关计划填写申请表，经总经理办公会议研究通过后，由办公室结合各部门招聘意见，拟定招聘相关计划，包括：令职位、名额令资格及条件令拟定招聘相关计划及经费预算令招聘招聘基本条件是德才兼备，坚持学历与能力相结合的招聘原则。以品德素质、最高学历、实际能力、工作阅历四个大的方面进行综合考核。办公室对招聘信件及应聘人员进行初步筛选和

7、初步面试，审核所招人员是否与应招聘的条件是否相符，主要包括：令近期一寸照2张令身份证原件、复印件令最高学历原件、复印件令技术职称原件、复印件令奖励证书原件、复印件令个人简历令应聘人员自述的成绩证明原件、复印件办公室将面试情况汇总登记，报主管副总审核后确定复试人员。复试由用人部门领导及主管副总把关，选定聘用人员决定是否录用由总经理和副总经理、对复试人员进行最终评定，决定是否录用。录用后由办公室通知报到试用。基本流程：部门申请，填写人员增减申请表一办公室发布招聘信息，应聘人员填写员工应聘申请表，初步面试一部门经理、办公室主任和专业主管面试，初步考评一分管副总经理面试，二次考评一总经理或董事长面试考

8、评，确定聘用一办公室下发录用通知书，受聘人员报到。2 .员工录用受聘人员接到办公室通知后，应在指定的日期到办公室报到。报到后走下列程序：令填写员工登记表令复印存档身份证、照片、学历证书、技术职称证书、获奖证书等。令由办公室将录用人员交用人部门。令由办公室及用人部门领导带录用人员到各部门熟悉情况。令安排办公地点，领取办公用品。令用人部门安排工作。录用人员实习期为一至三个月；普通员工试用期一般为三个月；部门经理、副经理一般为二个月；高级管理管控人员一般为一个月或不设试用期。试用期满，个人提出转正申请，一般员工由部门经理和主管副总审定；部门经理、副经理由主管副总审核报总经理和董事长审定。表现突出者，

9、可提前转正，但最低不少于一个月，由部门经理写出转正申请报告，报主管副总审核，报总经理或董事长审定。试用期内，不理想的员工或实习期有过失，公司将予以辞退。3 .员工辞职员工辞职：普通员工应提前15日向部门经理提出，书面申请,报主管副总经理批准。部门副职以上人员辞职，应提前1个月向总经理和董事长提出申请。未提前申请擅自离岗人员，公司冻结其当月工资及各种保险、统筹，并有权要求擅自离岗人员及时回公司办理辞退手续。基本流程：辞职人提交辞职申请f部门经理审核，报请意见f分管公司领导审核，批复意见f辞职人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料一财务部确认无欠款，审核签字f辞职人内部所有手续交接

10、完毕，办公室下发离职人员结算工资通知单，辞职人到财务部领取离职结算工资。4 .员工辞退员工有下列情况之一者，公司将予以辞退；试用期间不能胜任工作岗位者。令患病及非因工受伤医疗期满后仍不能适应原工作岗位者。不服从工作调整，不服从管理管控者。令公司经营调整裁员。严重违反公司规章制度者。令违反国家法律、法规需追究刑事责任者。擅离岗位造成不良影响者。基本流程：办公室填写拟辞退人申请单一分管公司领导审核，批复意见f辞退人员办理交接手续，部门经理监交，交回办公用品和相关资料f财务部确认无欠款，审核签字f辞退人内部所有手续交接完毕，办公室下发离职人员结算工资通知单，辞退人到财务部领取离职结算工资。十、部门及

11、人员岗位职责董事长的职权1 .审定公司的经营相关计划和投资合适的方案。2 .审定公司增加或减少经营资本合适的方案，股东会决定。3 .审定公司的年度财务预算合适的方案、决算合适的方案，股东会决定。4 .审定公司的利润分配合适的方案或弥补受损合适的方案,股东会决定。5 .审定公司内部管理管控机构的设置、规章制度的颁布实施。6 .制定公司合并、分离、变更公司形式或解散的合适的方案，股东会决定。7 .聘任或解聘公司总经理、副总经理、财务负责人并决定其报酬事宜。8 .协调疏通政府主要相关职能部门及主要媒体的关系。9 .审定公司近期和长远发展规划。10 .指导经营管理管控团队的工作。11 .审定经营管理管

12、控团队提出的建议。12 .审定公司招投标制度、重大经济合同合约，签署或授权签署主要经济合同合约。13 .审定和调整副总及以上人员工作职权。14 .审定和签署财务报表和财务支出。15 .其他董事长权限内事宜总经理岗位职责1 .负责公司日常经营管理管控，主持每周工作例会、年度总结会；主持定期或不定期职工大会。2 .负责经营管理管控团队的建设，协调、指导、督促、检查工作任务的完成，考核完成情况。3 .负责召集经营管理管控班子制定公司年度、季度经营目标，报经董事会批准后组织实施。4 .负责召集经营管理管控班子制定公司规章制度，报董事会批准后组织实施。5 .负责员工队伍的建设，审定中层干部及员工的聘用、

13、培训、晋升、奖惩、解聘等事项。6 .负责审定企业文化建设的相关计划，检查落实该项工作。7 .负责组织、协调与工程施工相关项目有关的主要协作单位的关系。8 .审核经济合同合约，检查、监督执行情况。9 .负责审核工程施工相关项目的总体规划。10 .负责审核公司及工程相关项目日常经营管理管控费用。11 .接受董事会安排的其它工作。副总经理岗位职责1 .接受授权在总经理离岗期间，代理履行总经理职责。2 .参与公司经营管理管控，主管公司工程、预算及工程材料采购工作。3 .负责授权审核、签署公司工程类合同合约工作。4 .负责工程管理管控相关计划编制。5 .负责编制相关项目工程施工进度、材料采购、工程质量、

14、工程费用和管理管控程序等。6 .编制相关项目过程管理管控控制纲要。7 .负责协调合作单位（含联营单位、分保单位和施工队伍，下同）的关系，审定相关计划合作单位提交的合适的方案、相关计划。8 .负责建立、健全公司工程管理管控质量保证体系，对工程质量进行有效监控。9 .参与公司新相关项目策划、市场客户群定位及相关项目定位分析。10 .负责授权主持招标工作，审定工程招标文件；主持工程开标,议标工作。11 .负责编制招投标运作管理管控程序。12 .负责编制材料、设备采购运作管理管控程序。13 .负责审定工程预算及竣工结算资料，审核工程付款凭证。14 .主持编制工程付款运作管理管控程序。15 .主持编制工

15、程结算运作管理管控程序。16 .参与公司职工技术培训相关计戈U,协助人力资源部组织实施;负责对主管部门内员工进行考核。17 .起草工程技术部、物资采购部员工、工程相关项目经理部考核标准，负责对主管部门内员工进行考核。18 .指导工程技术部、物资采购部和各工程相关项目经理、副经理工作，对分管各部门员工的招聘、晋升、奖惩、解聘提出建议。19 .审核工程预算和费用开支。20 .审核分管部门工程技术部、物资采购部和工程相关项目经理部日常费用开支。21 .创建公司相关项目成本控制体系。22 .接受和完成董事长和总经理交办的其它工作。办公室主要职责1 .负责公司本部门的行政管理管控和日常事务，当好领导的参谋，协助领导搞好各部门之间的综合协调，加强对各项工作的督促和检查，建立并完善各项规章制度，促进公司各项工作的规范化管理管控。2 .加强公司企业文化建设及团队建设。3 .根据总经理批示精神及有关会议决定,起草会议纪要及相关文件。负责公司的公文、资料、信息和宣传报道工作，沟通内外