京津冀药品上市许可持有人药物警戒质量管理规范操作指南.docx

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1、附件京津冀药品上市许可持有人药物警戒质量管理规范操作指南（试行）2024年2月*-HUs本指南由河北省药品监督管理局发起并组织编写。本指南由北京市药品监督管理局、天津市药品监督管理局、河北省药品监督管理局联合发布实施。一、目的3二、适应范围4三、主要依据4四、其他说明4五、指南内容5一、目的指导京津冀地区药品上市许可持有人规范开展药物警戒工作,促进GVP在京津冀落地实施，以实际行动助企纾困，帮助持有人解决实际困难，护航企业高质量发展。二、适应范围适用于京津冀区域药品上市许可持有人开展药物警戒工作，本指南仅针对上市后药物警戒活动提出建议。疫苗AEFI相关内容请按照中华人民共和国疫苗管理法全国疑似

2、预防接种异常反应监测方案执行。三、主要依据本指南的主要依据为药物警戒质量管理规范，此外还参考欧盟药物警戒质量管理规范和国内相关技术性文件（指南/指导原则），如欧盟药物警戒质量管理规范（国家药品监督管理局药品评价中心，天津科技翻译出版有限公司）药物警戒检查指导原则药物警戒体系主文件撰写指南个例报告不良反应收集和报告指导原则等。四、其他说明为指导企业落实GVP,本指南对药物警戒体系建设、药物警戒活动的一些事项做了举例说明。举例仅为示例，仅供参考，不作强制要求。企业可参考本指南,根据实际情况制定内部的流程、标准和指标等，对GVP的相关要求进行细化和实施。本指南发布后，国家药品监督管理局对部分工作另有

3、新要求的，从其要求，特此说明。五、指南内容质量管理与文件记录（一）质量管理药物警戒体系包括与药物警戒活动相关的机构、人员、制度、资源等因素，并应与持有人的类型、规模、持有品种的数量及安全性特征等相适应。质量保证系统是药物警戒体系的重要组成部分、应当涵盖药物警戒体系的组织机构、人员、职责、程序/流程和设备设施等所需资源，并且应当包括适当的资源管理、合规管理和数据管理。1 .质量保证系统根据我国药物警戒质量管理规范要求，持有人应当制定药物警戒质量目标，建立质量保证系统，对药物警戒体系及活动进行质量管理，不断提升药物警戒体系运行效能，确保药物警戒活动持续符合相关法律法规要求。（I）质量目标持有人应当

4、制定药物警戒体系的质量目标，建议包括：遵守药品所上市国家和（或）地区有关药物警戒活动和职责的相关法律要求；对于已获得上市许可的药品，预防在使用后出现的不良反应对用药人群的伤害，或因职业暴露产生的不良反应对被暴露者的伤害；促进安全有效地使用药品，特别是通过向用药人群、专业医护人员和公众及时提供有关药品的安全性信息；促进对用药人群及公众健康的保护。(2)质量保证系统的构成持有人可以根据发展规模和复杂性，建立合理的组织结构以承担药物警戒质量保证职责。可以由持有人的质量管理部门统筹规划并建立，或在药物警戒部门设立专属的质量管理岗位或指定人员承担药物警戒质量管理，或在各职能结构的基础上建立独立的质量保证

5、工作组。不论以哪种模式开展工作，各部门或人员间应有清晰的职责划分以合理运行质量保证系统。根据我国药物警戒质量管理规范要求，持有人应当以防控风险为目的，将药物警戒的关键活动纳入质量保证系统中，重点考虑以下内容：设置合理的组织机构；配备满足药物警戒活动所需的人员、设备和资源；制定符合法律法规要求的管理制度；制定全面、清晰、可操作的操作规程；建立有效、畅通的疑似药品不良反应信息收集途径；开展符合法律法规要求的报告与处置活动；开展有效的风险信号识别和评估活动；对已识别的风险采取有效的控制措施；确保药物警戒相关文件和记录可获取、可查阅、可追溯。(3)质量控制指标持有人对药物警戒活动的质量和执行情况进行持

6、续监测，定期进行质量控制指标的监测和质量控制。根据我国药物警戒质量管理规范要求，持有人应当制定并适时更新药物警戒质量控制指标，控制指标应当贯穿到药物警戒的关键活动中，并分解落实到具体部门和人员，包括但不限于以下几个方面：药品不良反应报告合规性，如：报告上报录入正确率；依据风险程度分别制定严重和一般个例药品不良反应报告处理时限，并明确及时率、完成率；定期安全性更新报告合规性，如：安全性更新报告及其他报告.包括PSUR/PBRER以及其他安全性更新和总结报告的准时提交率；监管部门评价一次通过率；信号检测和评价的及时性，如：依据风险程度设置信号检测周期、评价时限，并明确检测及时率、信号评价的完成率；

7、视情况，依据不同品种风险程度，设置单品种检测周期；药物警戒体系主文件更新的及时性，如：制定药物警戒体系主文件更新的条件，并明确更新时限，设置更新及时率。例如，至少每年进行更新，或如期间发生重大变动三个月内及时更新；药物警戒计划的制定和执行情况，如：根据产品的风险特征，制定药物警戒计划，按要求执行风险控制措施，并依据风险特征必要时对措施的有效性进行评估。设置计划相关要求执行的完成率；人员培训计划的制定和执行情况，如：明确培训计划的制定周期，并按计划完成。设置培训计划制定的完成率、人员培训完成率。2 .内部审核根据我国药物警戒质量管理规范第十一条到第十四条要求，持有人应针对药物警戒体系及活动制定内

8、审计划，并定期开展内审。2.1 内审范围药物警戒体系中应有关于药物警戒内审的描述。药物警戒部、研发部、注册部、临床部、质量部、营销部、法务部、公共事务、人力资源部、IT等参与药物警戒活动的有关部门，均应在检查审核范围内。2.2 内审频率和形式持有人根据风险管理原则，考虑实际情况，设定内部审核的频率，该频率也可以随业务发展进行调整。一般推荐每年开展一次全元素内部审核工作,以评价药物警戒体系的适宜性、充分性、有效性。当药物警戒体系出现重大变化时，应当及时开展内审。药物警戒质量体系的内部审核工作，可以和公司其他质量体系工作审核合并开展，也可单独开展。内审工作可由持有人指定人员独立、系统、全面地进行，

9、也可由持有人组织的具有相关资质的外部人员或专家进行。2.3 内审流程一般内审分为内审年度计划的制定、内审方案的制定、内审的实施三个方面。内审需独立、系统、全面，内审前应制定审核方案，方案可包括内审的目标、范围、方法、标准、审核人员、审核记录和报告要求等。内审记录应完整，可包括审核日期、审核内容、审核发现问题、签字确认等。对于内审发现的问题应进行风险分析，并确立缺陷风险等级,如严重缺陷、主要缺陷和一般缺陷，其风险等级依次降低。及时采取纠正和预防措施，并进行跟踪和评估。对于内审相关的方案、记录、整改等文件，应统一存档。缺陷的等级分为严重缺陷、主要缺陷和一般缺陷，其风险等级依次降低。重复出现前次检查

10、发现缺陷的，风险等级可以升级。检查项目共100项，其中可判定为严重缺陷的12项、可判定为主要缺陷的40项，其余48项可判定为一般缺陷（详见药物警戒检查指导原则）。严重缺陷：如持有人未建立药品安全委员会、未设置专门的药物警戒部门等。主要缺陷：如药物警戒负责人的职务、专业背景、资质和工作经历不符合相关要求，不熟悉相关法律法规等。一般缺陷：如培训未覆盖参与药物警戒活动的全员等。（二）制度和规程文件管理1 .工作制度/规程文件基本要求持有人应根据所建立的药物警戒体系制定完善的药物警戒制度和规程文件，持有人可单独制定各项与药物警戒相关的制度和规程文件，或部分制度和规程使用持有人质量管理体系下或其他体系下

11、的现有文件，如文件管理、纠正与预防措施管理、变更管理、偏差管理等。但应确保质量管理体系下或其他体系下的现有文件适用于药物警戒工作，且能够保障现有文件与药物警戒文件之间的衔接性，并保证药物警戒部门至少参与该文件的审核。药物警戒制度和规程应当按照持有人的文件管理操作规程进行起草、修订、审核、批准、分发、替换或撤销、复制、保管和销毁等，并有相应的分发、撤销、复制和销毁的记录。药物警戒制度和规程应当标明名称、类别、编号、版本号、审核批准人员及生效日期等，内容描述应当准确、清晰、易懂，可操作性强并附有修订日志。持有人应当对制度和规程文件进行定期审查，确保现行文件持续适宜和有效。制度和规程应当根据相关法律

12、法规等要求及时更新。2 .工作制度/规程文件的内容要求药物警戒工作制度/规程文件应当对药物警戒关键活动进行描述。药物警戒制度和规程根据内容可大体分为三大类:职责类、制度类、操作规程类，形成的具体文件类型可根据持有人的质量管理体系或药物警戒体系进行相应调整。（三）药物警戒体系主文件药物警戒体系主文件是对持有人的药物警戒体系及活动情况的描述，应当与现行药物警戒体系及活动情况保持一致，并持续满足相关法律法规和实际工作需要。1 .药物警戒体系主文件内容要求持有人在撰写药物警戒体系主文件时，可参照药物警戒体系主文件撰写指南执行。药物警戒体系主文件应包含封面、目录、正文和附录四部分内容。封面需包括持有人名

13、称、药物警戒负责人姓名、审核批准人员姓名、药物警戒体系主文件版本号、生效日期等。目录应尽可能详细，一般包含三级目录。药物警戒体系主文件正文应至少包含组织机构、药物警戒负责人的基本信息、人员配备情况、疑似药品不良反应信息来源、信息化工具或系统、管理制度和操作规程、药物警戒体系运行情况、药物警戒活动委托、附录章节。附录部分可以根据撰写需要增加附录数量与内容。2 .药物警戒体系主文件更新持有人应结合法规要求与体系运行等情况，至少每年对药物警戒体系主文件进行更新维护。当药物警戒责任主体（持有人）、药物警戒组织机构、药物警戒负责人、药物警戒活动委托等发生重大变化时，或者因监管部门检查、持有人内部审核等工

14、作需要，持有人应当及时更新药物警戒体系主文件。（四）记录与数据管理1.基本要求持有人药物警戒活动（包括委托开展的药物警戒活动）中所产生的一切记录与数据，应及时填写、规范保存。记录与数据应当真实、准确、完整，保证药物警戒活动可追溯。关键的药物警戒活动相关记录和数据应当进行确认与复核，如：持有人转让药品上市许可的，应当同时移交药物警戒的所有相关记录和数据，确保移交过程中记录和数据不被遗失。3 .数据管理（1）纸质记录产生的纸质记录应当字迹清晰、易读、不易擦除，定期进行归档，并建议保存在具有特定防潮、防火、带锁的文件柜中，由专人进行管理，确保记录的安全性和保密性。纸质记录和数据至少保存至药品注册证书

15、注销后十年，建议纸质数据采取其他有效措施，如复印备份或扫描成清晰电子稿，以防其在保存期间损毁、丢失。（2）电子记录依据企业情况，可应用电子记录。如涉及电子记录，应确保其来源的真实性和可溯性。如涉及使用电子记录系统对电子记录进行管理，应当建立电子系统的操作规程以最小化数据完整性的潜在风险，规程应涵盖系统安装、设置、权限分配、用户管理、变更控制、数据备份、数据恢复、日常维护与定期回顾等要求，同时应确保规程的实施，采取培训I、监测等方式，以保证电子记录系统性能稳定、权限受控、数据可靠，电子记录的安全性和保密性。安全性信息和数据的电子记录系统应当具备记录的创建、审核、批准、版本控制，以及数据的采集与处理、记录的生成、复核、报告、存储及检索等功能。其他电子文件和记录存储系统也应保证原始数据的创建、更改和删除可追溯。电子记录和数据也至少保存至药品注册证书注销后十年，持有人应当建立业务操作规程，并建议采取定期备份、云端保存、灾难恢复等手段保证电子记录的不丢失、不遗漏、不损毁。（五）委托管理持有人是药物警戒的责任主体，如根据工作需要委托开展药物警戒相关工作的，持有人仍为相应法律责任的承担主体。持有人对药物警戒工作进行自评，确定拟委托工作事项和需求，并向受托方提供委托