XX改造工程建设项目档案管理实施细则.docx

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1、连云港市临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案管理管控实施细则连云港市临洪东泵站更新改造工程建设处二OO九年八月连云港市临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案管理管控实施细则第一章总则第一条为切实加强临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案管理管控工作，有效地保护和利用档案，确保工程建设相关项目档案的准确、系统和安全，充分发挥档案在工程建设、管理管控、运行中的作用，根据中华人民共和国档案法、水利部水利工程建设相关项目档案管理管控规定、江苏省水利厅水利基本建设相关项目（工程）档案资料管理管控规定及有关规定，结合临洪东泵站更新改造工程建设的实际，制定本实施细则。第二条临洪东泵站更新改造工程建设相关项

2、目档案是指在临洪东泵站更新改造工程建设管理管控工作（包括从相关项目筹划到工程竣工验收各环节）中直接形成的、对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图表、声像等不同形式与载体的各种历史记录，是对临洪东泵站更新改造工程相关项目进行稽察、审计、监督、管理管控、验收及运行、维护、改造等的重要依据。第三条临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案工作是工程建设与管理管控工作的重要组成部分，各参建单位必须将其纳入工程建设与管理管控的全过程，按照“统一领导，分级管理管控”的原则，切实加强领导，强化措施，明确职责，确保档案规范化管理管控。第四条本实施细则适用于临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案管理管控。第二章

3、档案管理管控第五条连云港市水利局（以下简称市水利局）负责制定整治工程总体档案分类办法，指导相关项目法人进行工程建设档案的编制、整理、归档工作，负责总体工程建设相关项目档案专项验收工作。相关项目法人是新沂河整治工程建设管理管控的责任主体，对档案管理管控工作负责。其他有关单位也要各负其责，要按照“一级对一级负责”的要求，明确分管负责人，落实责任部门。第六条临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案工作要按照在工程建设中的相关项目所属关系，将档案工作纳入工程质量行政领导责任制，确保档案工作与工程建设同步实施：即从工程建设前期就应进行文件材料收集和整理工作；在工程招标及签订有关工程协议（合同合约、责任状等

4、）时，应对工程档案的收集、整理、移交提出明确要求，在检查工程进度与施工质量时，要同时检查工程建设相关项目档案的收集、整理情况；在进行单位与分部工程质量等级评定和验收（包括单位工程验收和阶段工程验收）时，要同时验收应归档文件材料的完整程度和整理质量。对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，且不得进行工程竣工验收。第七条各级各有关部门要建立健全档案管理管控工作制度，切实解决档案工作在机构、人员、经费、库房、设备等方面问题，保证档案管理管控工作的顺利进行。第八条临洪东泵站更新改造工程建设相关项目声像档案主要包括电影片、录音带、录像带、照片（含底片）、磁盘、光盘等，是临洪东泵

5、站更新改造工程建设最直观、生动、形象的历史记录，是临洪东泵站更新改造工程档案的重要组成部分，工程建设初期应明确专人负责，认真做好声像材料的整理和注释工作。对重大事件、事故，必须有完整的文字和声像材料，否则不予验收。第九条各有关单位要强化档案部门参加设备开箱工作，凡有科学论证、引进技术或引进设备的相关项目，要注意做好引进技术、设备资料和图纸的收集整理工作。无论通过何种渠道获得的与引进技术、设备有关的档案材料，均应及时交档案管理管控部门或档案管理管控人员统一管理管控。第十条工程技术人员应按要求及时收集材料，定期整理。档案管理管控人员按要求做好立卷、归档、排架等档案管理管控工作，和工程技术人员一起承

6、办鉴定技术档案和销毁已过保管期限的技术档案，做好调借档案等服务工作。要严格执行党和国家的保密政策和保密制度，维护技术档案的安全和国家的机密，在工程竣工验收时提交完整的档案资料。任何部门和人员都不能将应归档的各种文件材料据为己有或拒绝归档。工作调动前必须交清有关档案资料，否则不能办理调动手续。第十一条建立临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案管理管控登记制度。所有相关项目的建设单位应于开工6个月内按期向市水利局报送临洪东泵站更新改造工程档案资料管理管控情况登记表（具体要求详见附件1）。所有未验收的相关项目，每年12月30日前均需向市水利局报送临洪东泵站更新改造工程档案资料管理管控情况登记表。第三

7、章质量要求第十二条临洪东泵站更新改造工程档案整理质量必须符合国家科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T11822-2000）的质量要求，财务档案整理质量应符合会计档案管理管控办法（财会199832号）的要求，照片档案整理质量应符合照片档案管理管控规范（GB/T11821-2002）的要求。具体应做到：（一）字迹清楚、图样清晰，图表整洁，签字手续完备。（二）凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。（三）复印打印文件及照片字迹、线条和影像的清晰牢固程度应符合设备规定质量。（四）录音、录像文件应保证载体的有效性，并附以必要的情况说明。（五）电子文件应以

8、光盘为长期介质。第十三条临洪东泵站更新改造工程档案质量是临洪东泵站更新改造工程建设质量体系的重要组成部分，是衡量工程建设与管理管控工作质量的重要合适的内容，必须将其纳入工程质量管理管控体系范畴，作为工程质量考核的一个重要方面。第十四条竣工图是工程的实际反映，是水利工程档案的重要组成部分，必须做到图物相符。施工单位要在施工过程中认真做好施工记录、检测记录、交接验收和签证，整理好变更文件（单独立卷），按规定及时编制好竣工图。所有竣工图必须由施工单位在图上加盖竣工图章（竣工图章的合适的内容与规格详见附件2）,并履行签字手续后，才能作为竣工图保存。施工单位需提交竣工图四份。竣工图的编制形式和深度按以下

9、情形区别对待：一、凡按图施工，没有变动的，可利用原施工图作为竣工图；二、凡在施工过程中，虽有一般性设计变更，但能在原施工图上修改、补充的，可由施工单位在原施工图（必须是新蓝图）上注明修改部分与修改依据和施工说明后，作为竣工图。三、凡结构、工艺、平面布置、相关项目以及有其它改变或重大变更的，原施工图不能代替或利用的，必须重新绘制竣工图。第十五条竣工图章的使用。（一）所有竣工图应由编制单位逐张加盖、签署竣工图章。竣工图章的合适的内容填写齐全、清楚，不得代签。（二）竣工图章盖在图内标题栏附近空白处。（三）竣工图章使用不褪色红印泥。第十六条相关项目文件的组卷要求。（一）组卷要遵循相关项目文件的形成规律

10、和成套性特点,保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理管控要求。（二）相关项目施工文件按单项工程或装置、阶段、结构、专业组卷；设备文件按专业、台件等组卷；管理管控性文件按问题、时间或依据性、基础性、相关项目竣工验收文件组卷；设计变更文件、工程联系单、监理文件按文种组卷，原材料试验按单项工程组卷。（三）案卷及卷内文件不重份，同一卷内有不同保管期限的文件，该卷保管期限按最长的确定。第四章相关项目文件的收集第十七条临洪东泵站更新改造工程相关项目文件是指从立项审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等以纸质、胶片、磁介、光介等载体

11、开工存在的全部文件，都应按要求进行归档。第十八条收集范围。凡是反映与相关项目有关的重要职能活动、具有查考利用价值的各种载体的文件，都应收集齐全,归入建设相关项目成套档案（详见附件3）。一、市水利局负责收集、整理、归档以下档案：相关项目建议书及批准文件；相关项目勘测、试验、评估、调查报告；工程可行性研究报告、任务书及批准文件；上级机关关于工程批准文件、前期工作的指示文件、设计任务书、总体初步设计、施工图设计等批复文件；各有关单位关于工程的申请、报告、函等与工程有关的往来文件；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审计结论）；与建管局签订的合

12、同合约、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；财务资料；局机关内部管理管控规章制度、省组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。二、相关项目法人负责收集、整理、归档以下档案：工程建设的批准文件；建设单位组织机构；工程地质、水文地质、地质图；勘察设计、勘察报告、勘察记录、化验、试验报告；勘察科研及试验成果；初步设计、施工图设计等批复文件；初步设计说明书、图纸、概算、调整概算；施工图设计文件、设计说明书、图纸、预算、地质钻探资料以及变更设计文件；招标、投标、评标决标文件、开工、竣工日期，合同合约执行情况；工程事故处理情况；工程质量目标及质量达标情况；工程遗留问题及养

13、护建议事项；施工、监理、设计单位总结及大事记；与相关项目部签订的有关合同合约、协议、谈判记录、备忘录、考察及收集来的有关材料；相关项目竣工验收申请、报批，竣工初验工作（竣工初验小组成员名单；初验小组对工程进行评定检查、检测的报告书、初验小组审查剩余工作相关计划的审查意见书、初步报告及初步鉴定书）；竣工验收（竣工验收鉴定书、竣工验收委员会名单、竣工验收申请批准文件）；竣工决算（竣工财务决算、审计结论）；财务资料；内部管理管控规章制度、参加或组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。三、施工单位负责收集、整理、归档以下档案：中标合同合约；开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸

14、会审纪要；施工组织设计、施工相关计划、合适的方案、措施；设计变更、工程更改洽商单、通知单；施工过程中的来往函件、隐蔽工程验收记录、单元、分部、单位工程质量检查、评定材料；交工验收记录（包括单项工程的中间验收），事故处理报告及重大缺隐处理和处理后的检查记录，记载施工重要阶段、过程与重大事故现场和声像材料及有关文字说明，施工总结、技术总结，竣工申请报告；全部竣工图；相关项目质量评审材料；内部管理管控规章制度、参加或组织召开的有关会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。四、监理单位负责收集、整理、归档以下档案：中标合同合约或委托合同合约；印发的各项通知、函、批复等文件以及监理工程师签发的通

15、知、指令（含工程暂停、设计变更通知、复工指令）；监理工程师对质量事故的报告，监理大事记，监理工作总结，监理实施细则，工程单元划分及质检资料，监理对施工单位提交的进度相关计划和施工组织设计的审查情况，监理对进度相关计划监督的执行情况，监理对报表制度进度的执行情况，索赔及处理资料（索赔申请、审核及批准文件等），承包合同合约以及各项补充合同合约或协议，承包人分包情况以及监理对分包批准的文件或指令，承包人对合同合约执行的情况；内部管理管控规章制度、参加或组织召开的各种会议材料、工程大事记，照片、录音、录像等声像资料。第十九条收集时间。各类文件应按其形成的先后顺序或相关项目完成情况及时收集；凡是引进技术

16、，设备文件必须首先由建设管理管控单位（或接受委托的承包单位）登记、归档,再进行译校、复制和分发使用。第五章相关项目文件的整理与移交第二十条临洪东泵站更新改造工程建设相关项目档案整理要求。建设相关项目所形成的全部相关项目文件在归档前应根据国家、省有关规定，并按档案管理管控“谁形成、谁收集、谁整理”的要求，由文件形成单位（建设、勘察、设计、施工及监理等）进行整理。第二十一条相关项目档案的整理。建设单位负责进行或组织对全部归档相关项目档案的汇总整理。一、编制实体分类合适的方案（一）根据国家和水利部淮委、省水利厅关于工程建设相关项目档案管理管控的有关规定，制定本工程实体分类合适的方案（详见附件4）。（二）按照实体分类合适的方案对全部档案进行统一的分类和编号。（三）对全部相关项目档案进行清点，编目，编制相关项目档案卷内目录及档案整理情况说明。